Maksymalizacja wydajności podczas pracy zdalnej

Gdybyś porozmawiał z kimś z początku XXI wieku na temat praktyk zawodowych, można niemal z całą pewnością stwierdzić, że wyśmiałby cię za stwierdzenie, że większość prac biurowych można wykonywać zdalnie. Jednak to prawda. COVID-19 być może przyspieszył ten proces, ale wiele firm już wcześniej podążało tą drogą.

Ten Spis ludności Stanów Zjednoczonych z 2010 r. Badania wykazały, że około 9,5 procent osób pracowało zdalnie. W 2020 roku odsetek ten wzrósł do około 44 procent – co oznacza wzrost o prawie 364 procent. W związku z tak znacznym wzrostem liczby osób pracujących z domu firmy dostosowały swoje praktyki do nowych warunków. A co z pracownikami? Jak przejść z pracy w biurze na tryb zdalny i zachować wydajność? Przekonajmy się.

Korzyści płynące z pracy zdalnej

Praca zdalna zyskuje na popularności już od wielu lat i nietrudno zrozumieć, dlaczego. Jeśli uda się ją odpowiednio zorganizować, może ona stanowić przełom zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.

Po pierwsze, już sama elastyczność w ogromnym stopniu przyczynia się do zwiększenia zadowolenia pracowników. Praca z domu pozwala pracownikom samodzielnie ustalać harmonogramy i pracować tak, jak chcą – o ile tylko znaleźć czas na spotkanie współpracowników i klientów w razie potrzeby. Oznacza to, że mogą pracować wtedy, kiedy są najbardziej wydajni – czy to wcześnie rano, czy późno w nocy.

Oznacza to również, że mogą zajmować się sprawami osobistymi w miarę ich pojawiania się, nie martwiąc się o konieczność brania wolnego. Na przykład grafik pracujący na własny rachunek może rano pracować z domu, w ciągu dnia załatwić kilka spraw, a wieczorem, gdy dzieci już śpią, ponownie zabrać się do pracy. Mogą poświęcić czas na spotykać się z klientami zajmując się innymi sprawami.

Skoro już mowa o elastyczności, nie można pominąć faktu, że praca z domu zazwyczaj poprawia równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. W badanie przeprowadzone przez FlexJobs, 73 procent osób stwierdziło, że praca zdalna pozwala im lepiej pogodzić obowiązki zawodowe z życiem prywatnym.

Gdy pracownicy mają możliwość pracy z domu, mogą zaoszczędzić czas i uniknąć stresu związanego z dojazdami do pracy. Nie rozpraszają ich też nieustannie mniej istotne sprawy, co oznacza, że szybciej realizują ważne zadania. Dzięki temu mają więcej czasu, który mogą poświęcić rodzinie i przyjaciołom oraz na realizowanie swoich pasji, unikaj wypalenia zawodowego oraz dbać zarówno o ich zdrowie fizyczne, jak i psychiczne.

To również świetne rozwiązanie dla Ciebie jako pracodawcy. Nie musisz utrzymywać dużego biura w centrum miasta, dzięki czemu możesz obniżyć koszty. Zazwyczaj osoby pracujące z domu logują się wcześniej, zostają dłużej i zaglądaj tu częściej. Dzięki temu projekty mogą być realizowane szybciej i z zachowaniem wyższej jakości, ponieważ pracownicy nie spieszą się pod koniec dnia, by załatwić sprawy osobiste.

Wyzwania związane z pracą zdalną

Omówiliśmy już zalety, więc dla uczciwości powinniśmy zastanowić się, jakie wyzwania może to ze sobą nieść.

Jedną z największych trudności, z jakimi prawdopodobnie się spotkasz, jest umiejętność organizować owocne spotkania. Ponieważ wszyscy znajdują się w różnych miejscach, trudno jest zapewnić pełne zaangażowanie wszystkich uczestników. Ludzie będą nieustannie rozpraszani, będą przerywać sobie nawzajem i odpowiadać na wiadomości wysyłane przez innych współpracowników, którzy nie biorą udziału w spotkaniu.

Liczycie się również na to, że pracownicy dysponują odpowiednim sprzętem technicznym w domu. Nie chodzi tu tylko o sprzęt służbowy, taki jak laptopy, które zapewniacie, ale także o stabilne połączenie internetowe oraz znajomość narzędzi, takich jak wirtualne tablice, aby skutecznie współpracować.

Nawet jeśli uda ci się to wszystko zorganizować, zawsze istnieje większe ryzyko nieporozumień. Kiedy wszyscy znajdują się w różnych miejscach, trudno jest zapewnić, że wszyscy są zgodni.

Jak osiągnąć jak największą wydajność

Biorąc pod uwagę zalety i wady, jak możesz zadbać o to, byś Ty i Twój zespół osiągnęli maksymalną wydajność podczas pracy zdalnej?

Na początek upewnij się, że masz ustalony plan dnia. Kiedy przechodzisz z pracy w biurze na pracę z domu, łatwo jest się rozpraszać. Nie daj się skusić, by po prostu leżeć cały dzień na kanapie. Zamiast tego opracuj plan, który pomoże ci nie trać koncentracji i skupiać się na zadaniu. Na przykład ustal godzinę rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy i ściśle się tego trzymaj.

Staraj się w miarę możliwości unikać pracy na kanapie, a nawet w łóżku. Stwórz specjalne miejsce do pracy, które pomoże Ci uniknąć rozpraszania uwagi. Na przykład zaaranżuj domowe biuro z biurkiem, krzesłem i wszystkimi narzędziami potrzebnymi do wykonywania pracy. Nie musi to być osobne pomieszczenie, jeśli nie masz wystarczająco dużo miejsca – po prostu upewnij się, że jest to miejsce, w którym praca ma priorytet. Powinno ono również umożliwiać Ci planować spotkania i utrzymywać je bez przerw.

Wykorzystaj w pełni możliwości technologii. Istnieje mnóstwo narzędzi i aplikacji, które pomogą Ci zachować wydajność podczas pracy zdalnej. Na przykład korzystanie z Doodle to świetny sposób na organizowanie zdalnych spotkań ze współpracownikami, ponieważ oferuje natywną integrację z narzędzia do wideokonferencji. Staraj się nie trzymać się zbytnio dotychczasowych metod pracy z biura. Teraz pracujesz z domu, więc sposób pracy będzie inny.

Jak radzić sobie podczas spotkań zdalnych

Z spotkania zdalne będzie to prawdopodobnie największa przeszkoda w pracy zdalnej, przyjrzyjmy się zatem, jak można ograniczyć to ryzyko i zwiększyć swoją produktywność.

Przygotowanie ma kluczowe znaczenie. Dotyczy to większości spraw w życiu, ale w przypadku spotkań – zwłaszcza tych zdalnych – jest wręcz niezbędne. Pamiętaj, aby w ciągu dnia zarezerwować sobie trochę czasu na zaplanować z wyprzedzeniem i zastanów się, jakie spotkania masz w planach, jakie informacje są Ci do nich potrzebne oraz jakie przygotowania należy wykonać.

Staraj się zachować zaangażowanie i zachęcaj osoby uczestniczące w spotkaniu, aby również to robiły. Pokusa w sytuacji, gdy spotkanie zdalne jeszcze większą przyjemnością jest po prostu usiąść wygodnie i pozwolić innym zabierać głos. To nie doprowadzi do owocne spotkania. Zamiast tego pamiętaj, aby zadawać pytania, włączać się do rozmowy i skupiać się na bieżącym zadaniu.

Zdobądź swoje dalsze działania. Jest mało prawdopodobne, żebyś wyszedł ze spotkania bez konieczności wykonania ich w takiej czy innej formie. Pamiętaj, żeby zanotować wszystko, co wymaga dokładniejszego wyjaśnienia, oraz wszelkie zadania, które zostały ci przydzielone.

Praca zdalna nie musi oznaczać, że jesteś mniej produktywny. Pamiętaj, że będziesz pracować inaczej, zaplanować z wyprzedzeniem oraz regularnie kontaktuj się ze swoim zespołem aby upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z planem. Większa elastyczność dla Ciebie i Twojego zespołu powinna przynieść świetne wyniki.