Dbaj o to, by wszyscy byli na bieżąco podczas ustalania terminów spotkań

W 1896 roku mieszkańcy Detroit byli świadkami niezwykłego widowiska – wynalazku, który miał zmienić świat. Pewnego poranka na początku czerwca Henry Ford przeprowadził jazdę próbną swoim pierwszym czterokołowym pojazdem o nazwie Quadricle. Nie miał pojęcia, że ten wynalazek doprowadzi do powstania firmy Ford Motor i do wyprodukowania miliardów samochodów na całym świecie.

Mówiąc o biznesie, Ford wygłosił słynne słowa: „Spotkanie to początek, pozostanie razem to postęp, a wspólna praca to sukces.” Niezależnie od tego, czy jesteś prezesem, członkiem kadry kierowniczej, freelancerem czy menedżerem, wiesz, że współpraca z innymi ma kluczowe znaczenie dla osiągania wyników. Właśnie dlatego to, co mówi tutaj Ford, jest tak ważne. Możesz organizować tyle spotkań, ile tylko chcesz, ale samo ich zorganizowanie to dopiero początek – kluczem jest produktywność. Jak więc zadbać o to, by wszyscy byli na tej samej stronie, gdy planowanie spotkań online? Przekonajmy się.

Poznaj swoich odbiorców

Zanim w ogóle zaczniesz się nad tym zastanawiać planowanie Aby spotkanie przebiegło pomyślnie, musisz wiedzieć, kto w nim weźmie udział. To jeden z najważniejszych czynników pozwalających zapewnić, że wszyscy będą skupieni na temacie. Zaproszenie niewłaściwych osób doprowadzi jedynie do nieproduktywnych spotkań i zbaczania z tematu.

Może się to wydawać oczywiste, ale zacznij od ustalenia, kogo potrzebujesz – a nie kogo chcesz. Choć miło jest widzieć na spotkaniu znajomą twarz, to jeśli dana osoba nie wnosi żadnej wartości dodanej, to po co w ogóle tam jest? Pamiętaj, aby zaplanować z wyprzedzeniem - niezależnie od tego, czy jest to osoba z Twojej firmy, czy z zewnątrz – i zastanów się, w jaki sposób jej wkład przyczyni się do postępów w spotkaniu.

Jeśli pracujesz jako freelancer, często będziesz musiał spotykać się z nowymi klientami. Warto poświęcić trochę czasu, aby dowiedzieć się o nich nieco więcej i ustalić, kto podejmuje kluczowe decyzje. Dostosuj swoją prezentację sprzedażową do tego, co najlepiej sprawdzi się w ich przypadku, aby zmaksymalizować swoje szanse na sukces. Jeśli nie masz pewności, zawsze warto utwórz ankietę znaleźć chwilę, żeby pogadać o tym z przyjacielem.

Kiedy już wiesz, z kim masz się spotkać, musisz upewnić się, że znasz swoje oczekiwania. Załóżmy na przykład, że jesteś kierownikiem projektu. Jakie konkretne wyniki chcesz osiągnąć i być w stanie dalsze działania jak dalej postępować?

Warto również upewnić się, że wiesz, o czym należy poinformować uczestników, aby mogli się odpowiednio przygotować. Jeśli muszą zapoznać się z konkretnymi raportami lub potrzebują określonych materiałów do udziału w spotkaniu – powinni o tym wiedzieć. Jest to szczególnie ważne w przypadku spotkania zdalne.

Zjednoczenie ludzi dzięki odpowiednim narzędziom

Teraz już wiesz, kogo musisz zaprosić na spotkanie – wyzwaniem jest to, jak to zrobić. Ręczne wysyłanie e-maili w tę i z powrotem będzie przypominało niekończące się pole minowe, z którego uda ci się wydostać tylko przy odrobinie szczęścia.

Doodle jest narzędzie do planowania To powinno znacznie ułatwić sprawę. Załóżmy, że jesteś zapracowanym przedsiębiorcą. Group Poll umożliwi Ci wybranie terminów, w których masz czas, i przesłanie ich zaproszonym osobom, aby znaleźć rozwiązanie, które najbardziej wszystkim odpowiada. Aplikacja może nawet wysyłać automatyczne przypomnienia, dzięki czemu na pewno otrzymasz potrzebne odpowiedzi i nikt nie przegapi tego wydarzenia.

Jeśli jesteś niezależnym konsultantem i chcesz zapewnić klientom większą elastyczność w kontaktowaniu się z Tobą, Booking Page to ułatwi sprawę. Wystarczy wybrać terminy, w których jesteś dostępny, i wysłać im link. Oni sami zarezerwują termin, który im odpowiada. Możesz utworzyć wiele Booking Pages dostosowanych do różnych klientów, na których z wyprzedzeniem poprosisz o wszystkie potrzebne informacje – co pozwoli ci odpowiednio się przygotować.

Korzystając z narzędzia takiego jak Doodle jest też połączona z Twoim kalendarzem, dzięki czemu nigdy nie grozi Ci podwójne rezerwowanie terminów. Załóżmy, że jesteś Kalendarz Google użytkowniku, połączenie tego z serwisem Doodle oznacza, że jeśli masz już coś zaplanowane – nikt nie będzie mógł zarezerwować tego terminu u Ciebie.

A aplikacja do planowania dla firm będzie miało kluczowe znaczenie dla sprawnego zarządzania Twoim napiętym harmonogramem. Pozwoli Ci to zaoszczędzić mnóstwo czasu, który normalnie poświęciłbyś na ciągłe kontakty z innymi osobami. Dzięki temu będziesz mógł skupić się na rozwoju swojej firmy.

Ustalanie porządku obrad

Przygotowania masz już za sobą, ustaliłeś, kogo potrzebujesz, i umówiłeś się na spotkanie. Co dalej? Cóż, jeśli chcesz, żeby wszyscy byli na bieżąco, musisz mieć porządek obrad.

Oprócz poinformowania zaproszonych osób o ewentualnych materiałach do przeczytania przed spotkaniem, porządek obrad pozwoli im zorientować się, jakie kwestie będą omawiane, i skupić się na istotnych tematach. Częstym błędem jest to, że ludzie mają plan w głowie, ale nie przekazują go innym. Pamiętaj, aby spisać tematy, które będą omawiane, i rozesłać je, gdy spotkanie grupowe zostało potwierdzone.

Ważne jest również, aby porządek obrad był zwięzły. Krótki opis każdego tematu i uporządkowanie ich według priorytetów to klucz do tego, by upewnić się, że uda się omówić wszystkie naprawdę ważne sprawy. Jeśli to możliwe, należy wskazać, kto będzie omawiał poszczególne punkty lub jakie działania należy podjąć. Pomocne może być również określenie ram czasowych, jeśli wiadomo, że czasu jest mało, co często ma miejsce, gdy planowanie z mnóstwem ludzi.

Na koniec pamiętaj, aby zezwolić na opinie dotyczące spotkania w kwestii tego, co chcesz omówić. Być może przeoczyłeś coś, co ma kluczowe znaczenie dla tematu, który chcesz poruszyć. Pomaga to również podkreślić, że jesteś otwarty na szczerą dyskusję.

Zwiększanie wydajności

Nawet przy najlepszych intencjach spotkania mogą łatwo zboczyć z kursu. Zawsze można je uczynić bardziej produktywnymi – zwłaszcza po to, by wszyscy byli na bieżąco.

Nie bój się korzystać z technologii, aby usprawnić przebieg spotkań. Jeśli chcesz, aby ekspert dołączył do spotkania zdalnie, skorzystaj z narzędzie do wideokonferencji. Można też pomyśleć o cyfrowej tablicy, na której uczestnicy mogą dodawać karteczki samoprzylepne do planu spotkania, aby ułatwić realizację dalszych działań.

Twoje zachowanie podczas spotkania również będzie miało znaczenie dla osiągnięcia dobrych wyników. Bądź otwarty i przyjazny, aby zachęcić uczestników do aktywnego udziału. Ustal podstawowe zasady prowadzenia spotkania i zadbaj o to, by nawet najcichsza osoba w sali miała szansę zabrać głos. Dzięki temu zespół będzie skutecznie współpracować.

Nie bój się ustalić limitu czasowego i przechodzić do kolejnych tematów. Czasami nie wszystko da się rozstrzygnąć podczas jednego spotkania. Bądź gotowy, by przenieść niektóre kwestie do dalszych rozmów, które mogą odbyć się później z odpowiednimi osobami. Możesz nawet skorzystać z serwisu Doodle, aby zaplanować szybka ankieta za to też.