Entenda seu público
Antes mesmo de começar a considerar agendamento sua reunião, você precisa saber quem vai estar presente. É um dos aspectos mais importantes para garantir que todos permaneçam concentrados. Convidar as pessoas erradas só vai levar a reuniões improdutivas e conversas fora do caminho.
Pode parecer um "sem cérebro", mas comece por identificar quem você precisa - não quem você quer. Por mais que possa ser bom ter uma cara amigável em uma reunião se eles não estão agregando valor, por que eles estão lá? Certifique-se de planejar com antecedência - seja alguém de sua empresa ou externo - e pense em como a contribuição deles fará a reunião avançar.
Se você é um freelancer, muitas vezes terá que se encontrar com novos clientes. Vale a pena dedicar um tempo para saber um pouco mais sobre eles e quem é a pessoa que toma as decisões-chave. Adapte seu discurso de vendas ao que funcionará melhor para eles a fim de maximizar suas chances de sucesso. Se você não tiver certeza, é sempre útil fazer uma pesquisa para encontrar tempo com um amigo para conversar sobre isso.
Uma vez que você saiba com quem está se encontrando, você precisa ter certeza de saber quais são suas expectativas. Por exemplo, você é um gerente de projeto. Que resultados acionáveis você quer tirar e ser capaz de seguir para fazer as coisas avançarem?
Você também quer ter certeza de que sabe o que precisa dizer aos participantes para se preparar de antemão. Se houver relatórios particulares para ler ou itens específicos necessários para participar - eles precisam saber disso. Isto é especialmente importante quando se trata de reuniões extraordinárias.
Reunindo as pessoas com as ferramentas certas
Agora você sabe quem você precisa para chegar à sua reunião, o desafio é como. Enviar manualmente um e-mail para frente e para trás lhe parecerá um campo de minas interminável do qual você terá muita sorte em encontrar o caminho para sair.
(https://doodle.com/en/) é uma ferramenta de agendamento que deve tornar isto muito mais fácil. Digamos que você é um empresário ocupado. Group Poll lhe permitirá selecionar as vezes que você está livre para enviar a seus convidados para encontrar algo que funcione melhor para todos. Pode até enviar lembretes automáticos que garantirão que você receba as respostas de que precisa e ninguém perca o evento.
Se você é um consultor freelance e precisa ser mais flexível com a forma como seus clientes entram em contato com você, Booking Page facilitará as coisas. Basta escolher as vezes que você quer ser livre e enviar-lhes um link. Eles reservarão um horário que lhes convém. Você pode fazer várias Páginas de Reserva para atender uma variedade de clientes onde você pede todas as informações que precisa antes - deixando-o se preparar conforme as necessidades.
Usando uma ferramenta como Doodle também faz um link para seu calendário, de modo que você nunca corre o risco de dupla reserva. Digamos que você seja um usuário Google Calendar, conectá-lo ao Doodle significa que quando você já tem algo programado - ninguém poderá reservar esse tempo com você.
A aplicação de programação para negócios vai ser essencial para navegar em sua agenda lotada. Ele liberará tanto tempo que normalmente seria usado para ir e vir com as pessoas. Isto significa que você pode se concentrar no crescimento de seus negócios.