O valor do planejamento antecipado: Por que pagar para ser organizado

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Bobby Rae

Bobby Rae

Updated: 3 de ago. de 2023

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Albert Einstein disse certa vez de forma famosa: "Fora da desordem, encontre a simplicidade. Da discórdia, encontre a harmonia. No meio da dificuldade está a oportunidade". Não se preocupe, não vamos testar seus conhecimentos de física, mas isso nos faz pensar em uma importante aplicação no mundo real - planejar com antecedência e estar organizado.

Nem sempre é algo que parece imediatamente óbvio, especialmente quando você está apenas tentando continuar com as coisas, mas estar desorganizado pode ter um efeito sério em seu negócio e em sua saúde. O estresse perdeu oportunidades e muito mais, vejamos por que é importante compreender sua agenda.

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O impacto de uma má organização em uma empresa

Todos nós temos aqueles momentos em que ficamos nervosos ou esquecemos algo importante. Entretanto, em uma escala maior, estar mal organizado pode ter um impacto significativo em um negócio. Isso leva a uma diminuição da eficiência, missed opportunities e aumenta o estresse do pessoal e dos líderes.

Toda empresa quer aprender como ser eficiente. A desorganização pode levar a confusões e mal-entendidos, resultando em atrasos e erros. É provável que você tenha sido aquele funcionário, frustrado por colegas ou processos desorganizados, acabando se sentindo menos produtivo e desmotivado como resultado. Isso acaba afetando o sucesso geral do negócio.

As oportunidades perdidas são outra conseqüência da má organização. O fracasso em responder rapidamente aos prospectos acabará levando a uma má primeira impressão, já que a pesquisa da Harvard Business Review relata que o ciclo de vendas é agora mais curto do que nunca. Estar mal organizado provavelmente levará os concorrentes a canalizá-lo para o posto e para o negócio vencedor que poderia ter sido seu.

Mesmo se você conseguisse passar pelo processo de venda, a desorganização ainda poderia significar a perda do cliente. Por exemplo, um prazo perdido ou falha em follow up poderia ver o cliente que você trabalhou duro para conseguir, ir a outro lugar.

Finalmente, a desorganização muitas vezes leva ao aumento do estresse tanto para os líderes empresariais quanto para os funcionários. Quando há uma falta de estrutura e objetivos claros, pode ser difícil para os indivíduos saber o que se espera deles e como priorizar suas tarefas. Quanto mais isto continua, mais a probabilidade de empregados começam a se sentir queimados ou aumenta de forma avassaladora. Isto afetará negativamente o moral e a satisfação geral no trabalho.

Os benefícios de estar organizado

Do outro lado da moeda, estar organizado e planejar com antecedência melhorará muito o sucesso de seu negócio.

Um dos benefícios mais notáveis que você verá no início é a melhoria gerenciamento de tempo. Quando você tiver um processo claro para marcar reuniões e priorizar tarefas, você usará seu tempo muito mais efetivamente. Por exemplo, se você criar uma Página de reservas para permitir que os clientes marquem tempo com você, então você pode cortar os e-mails de volta e volta e gastar mais tempo se preparando. Isto pode ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu dia e evitar se sentir sobrecarregado por demandas concorrentes.

A organização eficiente também levará a um aumento na produtividade. Quando você pode olhar algumas semanas ou meses à frente, você pode saber o que está por vir, que tempo você tem e quando, assim como os recursos à sua disposição. Isto significa você trabalha mais eficientemente e faça mais em menos tempo. Isso tudo leva a um maior sucesso para o negócio.

Para os líderes empresariais, boa organização melhorará sua capacidade de tomada de decisões. Quando você tem uma compreensão clara de seus objetivos e prioridades, é mais fácil tomar decisões informadas que se alinhem com sua estratégia geral.

Todas estas etapas acabarão ajudando a reduzir o estresse para você e seus funcionários. Um plano e uma estrutura claros tornam mais fácil manter-se no caminho certo e evitar sentir-se sobrecarregado por demandas concorrentes. Isto fará com que você e seus funcionários desfrutem de um ambiente de trabalho mais positivo e um balanço mais saudável entre trabalho e vida pessoal.

Man on phone at laptop

Dicas para líderes empresariais e empresários

Como líder empresarial ou empresário, é importante priorizar a organização e o planejamento antecipado a fim de alcançar o sucesso para você e seus funcionários. Aqui estão algumas dicas para ajudar:

Primeiro, estabelecer metas e prioridades claras. Ter uma visão do que você, como executivo, quer alcançar, o ajudará a concentrar seus esforços e a aproveitar ao máximo seu tempo e recursos. Faça uma lista de suas metas e estabeleça prioridades com base em sua importância e prazo. Isto o ajudará a manter-se no caminho certo e a progredir em direção a seus objetivos.

Em seguida, criar um cronograma e seguir o cronograma. Um cronograma bem organizado é vital para os CEOs e líderes planejarem seu dia, alocarem tempo efetivamente e evitarem se sentir sobrecarregados. Usando uma ferramenta de programação, como Doodle, para reuniões, para que você não tenha que ficar atolado em e-mails de volta e volta.

Certifique-se de reservar tempo para tarefas importantes, assim como breaks para descansar e recarregar. Também é importante ser realista sobre o quanto você pode realizar em um determinado dia e evitar sentir-se sobrecarregado.

Assegurar que você delegue tarefas de forma eficaz. Embora seja importante que os CEOs e executivos se apropriem do negócio, também é importante reconhecer quando é hora de deixar que outros levem adiante certas tarefas. Isto pode ajudar liberar seu tempo e permitir que você se concentre em seus pontos fortes e nas tarefas mais importantes para que seu negócio cresça.

Usar a tecnologia a seu favor também pode ajudar a permanecer produtivo. Há uma ampla gama de ferramentas e aplicativos disponíveis que podem ajudá-lo gerir seu tempo, comunicar-se com sua equipe e manter-se no topo das tarefas. Tente experimentar diferentes opções para encontrar as que funcionam melhor para você.

Finalmente, reservar um tempo para revisão. Revisar regularmente seus objetivos e progressos pode ajudá-lo a manter-se no caminho certo e fazer os ajustes necessários ao seu plano. Também é importante reservar tempo dedicado ao planejamento e à elaboração de estratégias, para que você possa stay focado no panorama geral e planejar para o futuro.

Ao contrário de Einstein, você não tem que tentar resolver os mistérios do universo. Mas ter controle de sua agenda, planejar com antecedência e estar organizado não só vai levar a menos estresse e maior produtividade, mas também a funcionários mais felizes e mais sucesso comercial.

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