Forstå din målgruppe
Før du overhovedet begynder at overveje at planlægge dit møde, skal du vide, hvem der skal være til stede. Det er et af de vigtigste aspekter for at sikre, at alle holder fokus. Hvis du inviterer de forkerte personer, vil det kun føre til uproduktive møder og afledte samtaler.
Det kan virke som en selvfølge, men start med at finde ud af, hvem du har brug for - ikke hvem du ønsker. Selv om det kan være rart at have et venligt ansigt med til et møde, hvis de ikke tilfører værdi, hvorfor er de der så? Sørg for at planlægge fremad - uanset om det er en person i din virksomhed eller en ekstern person - og tænk over, hvordan deres bidrag vil bringe mødet fremad.
Hvis du er freelancer, vil du ofte skulle mødes med nye kunder. Det er værd at tage sig tid til at finde ud af lidt mere om dem, og hvem der er den person, der træffer de vigtigste beslutninger. Skræddersy din salgstale til det, der vil fungere bedst for dem, for at maksimere dine chancer for succes. Hvis du er usikker, er det altid nyttigt at lave en afstemning for at finde tid sammen med en ven til at snakke det igennem.
Når du ved, hvem du skal mødes med, skal du være sikker på, at du ved, hvad dine forventninger er. Du er f.eks. projektleder. Hvilke handlingsrettede resultater vil du gerne have med dig og kunne følge op på for at komme videre med tingene?
Du skal også sikre dig, at du ved, hvad du skal fortælle deltagerne, så de kan forberede sig på forhånd. Hvis der er særlige rapporter, der skal læses, eller hvis der er specifikke ting, der er nødvendige for at deltage - så skal de vide det. Dette er især vigtigt, når det drejer sig om remote meetings.
Få folk sammen med de rigtige værktøjer
Nu ved du, hvem du skal få til at deltage i dit møde, udfordringen er hvordan. At sende e-mails frem og tilbage manuelt vil føles som et uendeligt minefelt, som du vil være meget heldig at finde ud af.
Doodle er et planlægningsværktøj, som burde gøre dette meget lettere. Lad os sige, at du er en travl iværksætter. Med Group Poll kan du vælge tidspunkter, du har fri til at sende til dine inviterede, så du kan finde noget, der fungerer bedst for alle. Den kan endda sende automatiske påmindelser, der sikrer, at du får de svar, du har brug for, og at ingen går glip af begivenheden.
Hvis du er freelancekonsulent og har brug for at være mere fleksibel med hensyn til, hvordan dine kunder kommer i kontakt med dig, vil Booking Page gøre det nemt. Du skal blot vælge de tidspunkter, hvor du vil være ledig, og sende dem et link. De vil booke et tidspunkt, der passer dem. Du kan lave flere Booking Pages for at passe til forskellige kunder, hvor du beder om alle de oplysninger, du har brug for på forhånd - så du kan forberede dig efter behov.
Hvis du bruger et værktøj som Doodle, kan du også linke til din kalender, så du aldrig risikerer dobbeltbooking. Hvis du f.eks. bruger Google Calendar, betyder en forbindelse til Doodle, at når du allerede har noget planlagt - så er der ingen, der kan booke det tidspunkt hos dig.
En planlægningsapp til virksomheder vil være afgørende for at navigere i din travle kalender. Det vil frigøre så meget tid, som normalt ville blive brugt på at gå frem og tilbage med folk. Det betyder, at du kan fokusere på at udvikle din virksomhed.