Se till att alla är på samma sida när möten planeras

År 1896 fick invånarna i Detroit uppleva ett spektakulärt skådespel – en uppfinning som skulle komma att förändra världen. En tidig junimorgon provkörde Henry Ford sitt första fyrhjuliga fordon, som hette Quadricle. Han anade inte att denna uppfinning skulle leda till grundandet av Ford Motor Company och miljarder bilar över hela världen.

När det gäller affärer sa Ford det berömda citatet: ”Att samlas är en början, att hålla ihop är framsteg, att arbeta tillsammans är framgång.” Oavsett om du är VD, chef, frilansare eller ledare vet du att samarbete med andra är avgörande för att uppnå resultat. Det är därför det Ford säger här är viktigt. Du kan ha hur många möten som helst, men att hålla dem är bara början – produktiviteten är nyckeln. Så, hur ser man till att alla är på samma våglängd när bokning av möten online? Låt oss ta reda på det.

Förstå din målgrupp

Innan du ens börjar fundera på schemaläggning Inför mötet måste du veta vilka som kommer att delta. Det är en av de viktigaste faktorerna för att se till att alla håller fokus. Att bjuda in fel personer leder bara till improduktiva möten och diskussioner som spårar ur.

Det kanske verkar självklart, men börja med att ta reda på vilka du behöver – inte vilka du vill ha. Det kan visserligen vara trevligt att ha ett vänligt ansikte med på ett möte, men om personen inte tillför något värde – varför är hen då där? Se till att planera i förväg - oavsett om det är någon inom företaget eller en extern person – och fundera på hur deras bidrag kommer att driva mötet framåt.

Om du är frilansare kommer du ofta att behöva träffa nya kunder. Det lönar sig att ta sig tid att ta reda på lite mer om dem och vem som fattar de viktigaste besluten. Anpassa ditt säljargument efter vad som fungerar bäst för dem för att maximera dina chanser att lyckas. Om du är osäker är det alltid bra att skapa en omröstning att hitta tid att prata igenom det med en vän.

När du väl vet vem du ska träffa måste du se till att du är klar över vad du förväntar dig. Anta till exempel att du är projektledare. Vilka konkreta resultat vill du få med dig och kunna uppföljning för att driva saker och ting framåt?

Du bör också se till att du vet vad du behöver informera deltagarna om så att de kan förbereda sig i förväg. Om det finns vissa rapporter som de behöver läsa eller specifika saker som krävs för att kunna delta – då måste de få veta det. Detta är särskilt viktigt när det gäller distansmöten.

Att föra samman människor med rätt verktyg

Nu vet du vilka du behöver få med på mötet – utmaningen är hur. Att manuellt skicka e-post fram och tillbaka kommer att kännas som ett oändligt minfält som du har stor tur om du lyckas ta dig ur.

Doodle är en schemaläggningsverktyg Det borde göra det här mycket enklare. Låt oss säga att du är en upptagen företagare. Group Poll gör det möjligt för dig att välja tider när du är ledig och skicka dem till dina inbjudna gäster, så att ni kan hitta en tid som passar alla bäst. Den kan till och med skicka automatiska påminnelser som ser till att du får de svar du behöver och att ingen missar evenemanget.

Om du är frilanskonsult och behöver vara mer flexibel när det gäller hur dina kunder tar kontakt med dig, Booking Page gör det enkelt. Välj bara de tider du vill vara ledig och skicka en länk till dem. De bokar sedan en tid som passar dem. Du kan skapa flera Booking Pages anpassade efter olika typer av kunder, där du i förväg ber om all information du behöver – så att du kan förbereda dig efter behov.

Genom att använda ett verktyg som Doodle är dessutom kopplad till din kalender, så du riskerar aldrig att boka samma tid två gånger. Anta att du är en Google Kalender Användare: Om du kopplar ihop den med Doodle innebär det att när du redan har något inbokat kommer ingen att kunna boka den tiden hos dig.

A schemaläggningsapp för företag kommer att vara avgörande för att hantera din fullspäckade kalender. Det kommer att frigöra massor av tid som du annars skulle ha ägnat åt att kommunicera fram och tillbaka med andra. Det innebär att du kan fokusera på att utveckla din verksamhet.

Fastställa en dagordning

Du har förberett dig, bestämt vilka som ska vara med och bokat en tid för mötet. Vad händer nu? Tja, om du vill att alla ska vara på samma våglängd måste du ha en dagordning för mötet.

Förutom att informera dina inbjudna om eventuell läsning inför mötet, ser en dagordning till att de vet vad som ska diskuteras och att man håller sig till relevanta ämnen. Ett vanligt misstag är att ha en plan i huvudet utan att kommunicera den. Se till att skriva ner vad som ska tas upp och skicka ut det när gruppmöte har bekräftats.

Det är också viktigt att hålla dagordningen kort och koncis. En kort beskrivning av varje ämne och att ordna dem efter prioritet är avgörande för att säkerställa att ni hinner med det som verkligen behöver göras. Om möjligt, ange vem som ska ta upp varje punkt eller vilka åtgärder som ska vidtas. Tidsangivelser kan också vara till hjälp om ni vet att tiden är knapp, vilket ofta kan hända om ni schemaläggning med massor av människor.

Se till att du tillåter återkoppling från mötet vad du vill ta upp. Du kanske har glömt något som är avgörande för det du vill ta upp. Det bidrar också till att understryka att du är öppen för en ärlig diskussion.

Att bli mer effektiv

Även med de bästa avsikter kan möten lätt spåra ur. Det finns alltid utrymme att göra dem mer produktiva – framför allt för att se till att alla är på samma våglängd.

Var inte rädd för att använda teknik för att underlätta era möten. Om ni vill att en expert ska delta på distans, använd en verktyg för videokonferenser. Eller tänk dig en digital whiteboard där deltagarna kan sätta upp klisterlappar på mötesplanen för att underlätta uppföljningen.

Hur du uppträder under mötet kommer också att vara avgörande för att uppnå goda resultat. Var öppen och välkomnande för att uppmuntra aktivt deltagande. Fastställ några grundregler för hur mötet ska genomföras och se till att även den tystaste personen i rummet får en chans att bidra. Detta kommer att få teamet att samarbeta effektivt.

Var inte rädd för att använda en tidtagare och driva diskussionerna vidare. Ibland går det inte att fatta beslut om allt under ett möte. Var beredd att flytta över vissa ämnen till ett uppföljningsmöte som kan hållas med berörda personer efteråt. Du kan till och med använda Doodle för att planera ett snabbundersökning för det också.