मीटिंग शेड्यूलिंग के दौरान सभी को एक ही पृष्ठ पर रखें।

1896 में, डेट्रॉइट के लोगों को एक शानदार तमाशा देखने को मिला – एक ऐसा आविष्कार जिसने दुनिया बदल दी। जून की एक शुरुआती सुबह, हेनरी फोर्ड ने अपनी पहली चार-पहिया वाहन का परीक्षण किया, जिसे चतुर्भुजउसे क्या पता था कि यह आविष्कार फोर्ड मोटर कंपनी की स्थापना और दुनिया भर में अरबों कारों के निर्माण का कारण बनेगा।

व्यवसाय की बात करते समय, फोर्ड ने प्रसिद्ध रूप से कहा: एक साथ आना एक शुरुआत है, एक साथ बने रहना प्रगति है, एक साथ काम करना सफलता है। चाहे आप सीईओ हों, कार्यकारी हों, फ्रीलांसर हों या प्रबंधक, आप जानते हैं कि दूसरों के साथ काम करना परिणाम प्राप्त करने के लिए महत्वपूर्ण है। यही कारण है कि फोर्ड यहाँ जो कहता है वह महत्वपूर्ण है। आप दुनिया की सभी बैठकें कर सकते हैं, लेकिन बैठकें करना केवल शुरुआत है – उत्पादकता ही कुंजी है। तो, जब आप लोगों को एक ही पृष्ठ पर कैसे बनाए रखते हैं ऑनलाइन बैठक अनुसूचीकरण? आइए पता लगाएँ।

अपने दर्शकों को समझें

आप विचार करना शुरू करने से पहले ही अनुसूचीकरण आपकी बैठक के लिए आपको यह जानना ज़रूरी है कि वहाँ कौन-कौन शामिल होंगे। यह यह सुनिश्चित करने के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक है कि सभी लोग ध्यान केंद्रित रखें। गलत लोगों को आमंत्रित करने से केवल अनुत्पादक बैठकें और विषय से भटकने वाली बातचीत ही होगी।

यह एक साधारण बात लग सकती है, लेकिन शुरुआत करें यह पहचानने से कि आपको किसकी ज़रूरत है – न कि आप किसे चाहते हैं। भले ही बैठक में एक परिचित चेहरा अच्छा लगे, अगर वे कोई मूल्य नहीं जोड़ रहे हैं, तो वे वहां क्यों हैं? सुनिश्चित करें कि पहले से योजना बनाएँ - चाहे वह आपकी कंपनी का कोई व्यक्ति हो या बाहरी - और इस बारे में सोचें कि उनका योगदान बैठक को आगे कैसे बढ़ाएगा।

यदि आप एक फ्रीलांसर हैं, तो आपको अक्सर नए ग्राहकों से मिलना पड़ता है। उनके बारे में और जानने के लिए समय निकालना सार्थक होता है, साथ ही यह पता लगाना भी कि मुख्य निर्णय लेने वाला व्यक्ति कौन है। अपनी बिक्री पिच को उनके लिए सबसे उपयुक्त तरीके से तैयार करें ताकि आपकी सफलता की संभावना अधिकतम हो सके। यदि आप अनिश्चित हैं, तो हमेशा मददगार होता है कि एक सर्वेक्षण बनाएँ किसी दोस्त के साथ बात करने के लिए समय निकालना।

एक बार जब आपको पता चल जाए कि आप किससे मिल रहे हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपकी अपेक्षाएँ क्या हैं। उदाहरण के लिए, आप एक प्रोजेक्ट मैनेजर हैं। आप कौन से क्रियान्वित करने योग्य परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं और उन्हें लागू करने में सक्षम होना चाहते हैं? अनुवर्ती कार्रवाई आगे बढ़ाने के लिए?

आप यह भी सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपको पहले से प्रतिभागियों को क्या बताना है ताकि वे तैयारी कर सकें। यदि पढ़ने के लिए कोई विशेष रिपोर्टें हैं या भाग लेने के लिए कोई विशिष्ट वस्तुएँ आवश्यक हैं – उन्हें यह जानना चाहिए। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब बात आती है दूरस्थ बैठकें.

सही उपकरणों के साथ लोगों को एक साथ लाना

अब आप जानते हैं कि आपको अपनी मीटिंग में किसे बुलाना है, चुनौती यह है कि कैसे। मैन्युअल रूप से ईमेल आदान-प्रदान करना एक कभी न खत्म होने वाले खतरनाक क्षेत्र जैसा महसूस होगा, जिससे बाहर निकलना आपके लिए बहुत भाग्य की बात होगी।

Doodle है एक अनुसूचीकरण उपकरण इससे यह काफी आसान हो जाना चाहिए। मान लीजिए कि आप एक व्यस्त उद्यमी हैं। ग्रुप पोल यह आपको अपनी उपलब्ध समय चुनने और उन्हें अपने निमंत्रितों को भेजने की सुविधा देगा, ताकि सभी के लिए सबसे उपयुक्त समय मिल सके। यह स्वचालित अनुस्मारक भी भेज सकता है, जिससे आपको आवश्यक प्रतिक्रियाएँ मिलें और कोई भी कार्यक्रम न चूकें।

यदि आप एक फ्रीलांस कंसल्टेंट हैं और अपने क्लाइंट्स के आपसे संपर्क करने के तरीकों में अधिक लचीलापन चाहते हैं, बुकिंग पेज यह आसान बना देगा। बस वे समय चुनें जब आप उपलब्ध होना चाहते हैं और उन्हें एक लिंक भेजें। वे अपनी सुविधा के अनुसार कोई समय बुक कर लेंगे। आप विभिन्न ग्राहकों के लिए कई बुकिंग पेज बना सकते हैं, जहाँ आप पहले से ही आवश्यक सभी जानकारी मांग सकते हैं – जिससे आप आवश्यकतानुसार तैयारी कर सकें।

इस तरह के एक उपकरण का उपयोग करके Doodle यह आपके कैलेंडर से भी जुड़ता है, ताकि आप कभी भी दोहरी बुकिंग के जोखिम में न रहें। मान लीजिए आप एक गूगल कैलेंडर उपयोगकर्ता, इसे Doodle से जोड़ने का मतलब है कि जब आपका कोई समय पहले से ही निर्धारित हो - तो कोई भी उस समय को आपके साथ बुक नहीं कर पाएगा।

एक व्यवसाय के लिए शेड्यूलिंग ऐप यह आपके व्यस्त कार्यक्रम को संभालने के लिए अनिवार्य होगा। यह इतना समय बचाएगा जो सामान्यतः लोगों के साथ बार-बार संपर्क करने में खर्च होता। इसका मतलब है कि आप अपने व्यवसाय को बढ़ाने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

कार्यसूची तय करना

आपने अपनी तैयारी कर ली है, यह तय कर लिया है कि आपको किसे बुलाना है, और मिलने का समय बुक कर लिया है। अब आगे क्या? खैर, अगर आप चाहते हैं कि सभी एक ही पृष्ठ पर बने रहें, तो आपको एक बैठक की कार्यसूचीबिंदु

अपने निमंत्रितों को किसी भी पूर्व-बैठक के पठन के बारे में सूचित करने के साथ-साथ, एक एजेंडा यह सुनिश्चित करेगा कि उन्हें पता हो कि क्या चर्चा हो रही है और वे प्रासंगिक विषयों पर ही केंद्रित रहें। एक बड़ी गलती जो लोग अक्सर करते हैं, वह यह है कि वे अपने मन में योजना बना लेते हैं, लेकिन उसे साझा नहीं करते। सुनिश्चित करें कि आप जो विषय शामिल किए जा रहे हैं उन्हें लिखित रूप में तैयार करें और जब समूह बैठक पुष्टि हो गई है।

कार्यसूची को संक्षिप्त रखना भी आवश्यक है। प्रत्येक विषय का संक्षिप्त विवरण और उन्हें प्राथमिकता के अनुसार व्यवस्थित करना यह सुनिश्चित करने की कुंजी है कि आप वास्तव में जिन बातों पर ध्यान देना चाहते हैं, उन पर समय दे सकें। यदि संभव हो, तो यह भी शामिल करें कि प्रत्येक खंड पर कौन चर्चा करेगा या आप कौन सी कार्रवाई करना चाहते हैं। यदि आप समय की कमी से जूझ रहे हैं तो समय-सीमाएँ भी मददगार हो सकती हैं, जो अक्सर तब हो सकता है जब आप अनुसूचीकरण बहुत सारे लोगों के साथ।

अंत में, अनुमति देना सुनिश्चित करें बैठक पर प्रतिक्रिया आप जो कवर करना चाहते हैं, उस पर। आप कुछ ऐसा भूल गए होंगे जो आप जो कवर करना चाहते हैं, उसके लिए महत्वपूर्ण है। यह इस विचार को भी मजबूत करता है कि आप ईमानदार चर्चा के लिए खुले हैं।

अधिक कुशल होना

सबसे अच्छी मंशाओं के बावजूद भी बैठकें आसानी से पटरी से उतर सकती हैं। इन्हें और अधिक उत्पादक बनाने की हमेशा गुंजाइश रहती है – खासकर लोगों को एक ही पृष्ठ पर बनाए रखने के लिए।

अपनी बैठकों को सुगम बनाने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग करने से न डरें। यदि आप किसी विशेषज्ञ को दूर से डायल इन करने के लिए कहना चाहते हैं, तो एक का उपयोग करें। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग उपकरणया एक डिजिटल व्हाइटबोर्ड पर विचार करें जहाँ लोग मीटिंग योजना में स्टिकी नोट्स जोड़ सकते हैं ताकि फॉलो-अप करना आसान हो जाए।

मीटिंग में आपका व्यवहार भी अच्छे परिणाम प्राप्त करने के लिए महत्वपूर्ण होगा। सक्रिय भागीदारी को प्रोत्साहित करने के लिए खुले और स्वागतशील रहें। बैठक के संचालन के लिए कुछ बुनियादी नियम तय करें और सुनिश्चित करें कि कमरे में सबसे शांत व्यक्ति को भी योगदान देने का मौका मिले। इससे टीम को प्रभावी ढंग से सहयोग करेंबिंदु

टाइमर रखने और चर्चाओं को आगे बढ़ाने से न डरें। कभी-कभी बैठक में सब कुछ तय नहीं किया जा सकता। विषयों को बाद में संबंधित लोगों के साथ फॉलो-अप में भेजने के लिए तैयार रहें। आप Doodle का उपयोग भी कर सकते हैं एक त्वरित सर्वेक्षण उसके लिए भी।