Att maximera produktiviteten vid distansarbete

Om du skulle prata med någon från början av 2000-talet om arbetsmetoder är det nästan garanterat att de skulle skratta åt dig om du sa att de flesta kontorsjobb kan skötas på distans. Men det är sant. Covid-19 må ha påskyndat processen, men många företag hade redan påbörjat den resan.

Den Folkräkningen i USA 2010 Undersökningen visade att cirka 9,5 procent av befolkningen arbetade på distans. År 2020 hade den siffran stigit till cirka 44 procent – en ökning med nästan 364 procent. Eftersom så många fler arbetade hemifrån anpassade företagen sina rutiner därefter. Men hur var det för de anställda? Hur går man från att arbeta på kontoret till att arbeta på distans och samtidigt upprätthålla produktiviteten? Låt oss ta reda på det.

Fördelarna med att arbeta på distans

Distansarbete har blivit allt vanligare under de senaste åren, och det är inte svårt att förstå varför. När man lyckas få det att fungera på rätt sätt kan det innebära en stor förändring för både anställda och arbetsgivare.

Till att börja med gör flexibilitet i sig underverk när det gäller att öka medarbetarnas tillfredsställelse. Att arbeta hemifrån gör det möjligt för personalen att själva lägga upp sina scheman och arbeta på det sätt de vill – så länge de hitta tid att träffas kollegor och kunder efter behov. Det innebär att de kan arbeta när de är som mest produktiva, oavsett om det är tidigt på morgonen eller sent på kvällen.

Det innebär också att de kan ta hand om personliga ärenden när de dyker upp utan att behöva oroa sig för att ta ledigt. En frilansande grafisk formgivare kan till exempel arbeta hemifrån på förmiddagen, uträtta några ärenden under dagen och sedan arbeta igen på kvällen när barnen sover. De kan ta sig tid att träffa kunder samtidigt som man gör andra saker.

När vi nu talar om flexibilitet får vi inte glömma bort att hemarbete i allmänhet förbättrar balansen mellan arbete och privatliv. I en undersökning genomförd av FlexJobs, 73 procent av de tillfrågade uppgav att distansarbete gjorde det möjligt för dem att bättre balansera arbetet med sina privata åtaganden.

När dina medarbetare har möjlighet att arbeta hemifrån slipper de den tid och den stress som pendlingen medför. De blir inte heller ständigt distraherade av mindre viktiga saker, vilket innebär att de får viktiga uppgifter gjorda snabbare. Detta ger dem mer tid att umgås med familj och vänner, ägna sig åt sina fritidsintressen, undvika utbrändhet och ta hand om både deras fysiska och psykiska hälsa.

Det är också en stor fördel för dig som arbetsgivare. Eftersom du inte behöver ett stort kontor i stadskärnan kan du sänka kostnaderna. Det är dessutom ofta så att de som arbetar hemifrån loggar in tidigare, stannar kvar längre och hålla kontakten oftare. Detta kan leda till att projekten slutförs snabbare och med högre kvalitet, eftersom dina medarbetare inte skyndar sig ut genom dörren för att uträtta privata ärenden när arbetsdagen är slut.

Utmaningarna med att arbeta på distans

Vi har talat om fördelarna, så vi måste vara rättvisa och ta hänsyn till vilka utmaningar det kan medföra.

En av de största svårigheterna som du troligen kommer att stöta på är förmågan att planera produktiva möten. Eftersom alla befinner sig på olika platser kan det vara svårt att se till att alla är engagerade. Deltagarna blir ständigt distraherade, pratar i munnen på varandra och svarar på meddelanden som dyker upp från andra kollegor som inte är närvarande.

Du förlitar dig också på att de anställda har en bra teknisk utrustning hemma. Det handlar inte bara om den arbetsutrustning, som till exempel bärbara datorer, som du tillhandahåller, utan även om en stabil internetanslutning och kunskaper om verktyg, som virtuella whiteboardtavlor, för att samarbeta effektivt.

Även om man lyckas få allt det där att fungera finns det alltid en större risk för missförstånd. När alla befinner sig på olika platser kan det vara svårt att se till att alla är överens.

Hur man blir så produktiv som möjligt

När man väger för- och nackdelarna mot varandra, hur kan du se till att du och ditt team maximerar er produktivitet när ni arbetar på distans?

Börja med att se till att du har en fast rutin. När du går från att arbeta på kontoret till att arbeta hemifrån kan det vara lätt att bli distraherad. Låt dig inte frestas att bara ligga på soffan hela dagen. Skapa istället en plan som hjälper dig att håll fokus och hålla fokus. Bestäm till exempel en start- och sluttid för din arbetsdag och var noga med att hålla dig till den.

Undvik i möjligaste mån att arbeta från soffan eller till och med sängen. Skapa en särskild arbetsplats som hjälper dig att undvika distraktioner. Inred till exempel ett hemmakontor med ett skrivbord, en stol och alla verktyg du behöver för att få jobbet gjort. Det behöver inte vara ett eget rum om du inte har plats, men se till att det är en plats där ditt arbete prioriteras. Det bör också göra det möjligt för dig att boka möten och hålla dem utan att bli avbruten.

Utnyttja tekniken till fullo. Det finns massor av verktyg och appar som kan hjälpa dig att hålla produktiviteten uppe när du arbetar på distans. Till exempel kan du använda Doodle är ett utmärkt sätt att anordna distansmöten med kollegor eftersom det integreras direkt med verktyg för videokonferenser. Försök att inte hålla fast för mycket vid hur du brukade göra saker på kontoret. Nu arbetar du hemifrån, så ditt sätt att arbeta kommer att se annorlunda ut.

Att hantera distansmöten

Med distansmöten Eftersom detta sannolikt kommer att vara ditt största hinder för distansarbete ska vi titta på hur du kan minska risken och bli mer produktiv.

Förberedelser är A och O. Det gäller för det mesta i livet, men när det handlar om möten – särskilt om de hålls på distans – är det helt avgörande. Se till att avsätta lite tid under dagen för att planera i förväg och fundera över vilka möten du har, vilken information du behöver inför dem och vilka förberedelser som måste göras.

Se till att du håller dig engagerad och uppmuntra de andra deltagarna i mötet att göra detsamma. Frestelsen i ett virtuellt möte är ännu bättre att bara luta sig tillbaka och låta andra sköta pratandet. Det kommer inte att leda till fruktbara möten. Se istället till att ställa frågor, delta i samtalet och se till att du håller fokus på uppgiften du har framför dig.

Ta äganderätt till din uppföljningar. Det är osannolikt att du lämnar ett möte utan att behöva göra dem på ett eller annat sätt. Se till att anteckna allt som du behöver en närmare förklaring av eller eventuella uppgifter som du har tilldelats.

Att arbeta på distans behöver inte innebära att man blir mindre produktiv. Var medveten om att du kommer att arbeta på ett annat sätt, planera i förväg och Håll regelbunden kontakt med ditt team för att se till att allt går enligt plan. Den ökade flexibiliteten för dig och ditt team bör leda till fantastiska resultat.