Na co wykorzystasz godziny,które dziś pochłania umawianie spotkań?

Asystenci zarządu są kręgosłupem każdej organizacji. Jednym z ich kluczowych zadań jest koordynowanie pracy kadry kierowniczej i łączenie jej z resztą firmy, a przy tym żonglowanie na bieżąco własnymi zobowiązaniami i tymi wobec klientów. To zawsze trudne zadanie, biorąc pod uwagę samą liczbę spotkań i osób, które trzeba ze sobą zgrać.

Zawsze zdumiewało mnie, jak radzą sobie z zarządzaniem i koordynacją na taką skalę, zwłaszcza ci, którzy wspierają jednocześnie kilku członków kierownictwa.

Jeśli pracujesz jako EA, dobrze wiesz, gdzie ucieka tydzień. Ktoś potrzebuje 30 minut z twoim przełożonym, ktoś inny chce przesunąć czwartkowe spotkanie, a posiedzenie zarządu musi mieć datę przed piątkiem. Każda z tych spraw to kilka wiadomości. Razem wypełniają większość dnia.

Poniżej: jak duże jest to zadanie naprawdę, prosta macierz, która pomaga je uporządkować, i jak przekazać przerzucanie się wiadomościami stronie rezerwacji lub ankiecie. Na końcu znajdziesz kalkulator, w którym policzysz to na własnych liczbach.

Bo domyślnie spada właśnie na asystenta. W raporcie Executive Productivity Report 2025 firma Prialto zapytała członków kadry kierowniczej, czym zajmują się ich asystenci. Na pierwszym miejscu znalazło się planowanie spotkań, z wynikiem 79%. Na drugim były podróże, a na trzecim obsługa skrzynki mailowej.

Asystenci też czują, że tej pracy przybywa. Global Skills Matrix 2026, ankieta wśród ponad 3000 specjalistów ds. administracji z 69 krajów, wykazała:

„59% specjalistów ds. administracji twierdzi, że od 2021 roku zakres ich obowiązków znacznie się poszerzył”.

US Bureau of Labor Statistics dodaje, że „wiele osób pracujących jako sekretarze i asystenci zarządu wspiera w organizacji więcej niż jednego menedżera”. Dwóch lub trzech przełożonych to dwa lub trzy zestawy preferencji, a wszystkie trzeba trzymać w głowie.

To pokazuje, o ile bardziej skomplikowana jest dziś praca asystenta zarządu. Mimo wszystkich tych dodatkowych obowiązków koordynowanie spotkań i żonglowanie kalendarzami wciąż jest na szczycie listy.

Źródła: Prialto, Executive Productivity Report, 2025 · Global Skills Matrix, 2026 · US Bureau of Labor Statistics, 2026

Przede wszystkim pracę, do której cię zatrudniono. Raport 2026 State of the Administrative Profession organizacji American Society of Administrative Professionals wykazał:

„Prawie 40% asystentów nie ma żadnych strategicznych obowiązków na etapie partnerstwa ani przywództwa, mimo kwalifikacji, które pozwalają na pracę na wyższym poziomie”.

Twój przełożony też to odczuwa. W tym samym raporcie Prialto, opartym na ankiecie wśród 508 członków kadry kierowniczej, czytamy: „Ponad 50% członków kadry kierowniczej spędza co najmniej 30% dnia na rutynowych, mało wartościowych zadaniach”. Gdy oboje grzęźniecie w logistyce, nikt nie zajmuje się planowaniem, przygotowaniami ani dalszymi krokami.

Nie odzyskasz tego czasu, dopóki go nie zobaczysz. Zacznij więc od uporządkowania tygodnia.

Najbardziej uderza mnie marnotrawstwo po obu stronach biurka. Z jednej strony jest przełożony zasypany rutynową pracą, z drugiej asystent, który ma kompetencje, żeby przejąć sporą jej część. A obie strony tkwią w szukaniu wolnej godziny w czwartek.

Źródła: ASAP, State of the Administrative Profession, 2026 · Prialto, Executive Productivity Report, 2025

Macierz pilne-ważne opracowana przez Chartered Management Institute porządkuje każde zadanie według dwóch pytań. Czy jest ważne? Czy jest pilne? Szablon nazywa cztery pola: Zrób, Zaplanuj, Deleguj i Ogranicz, a o zadaniach ważnych, ale niepilnych mówi, że „to obszar, któremu chcesz poświęcać więcej czasu”. Wybierz pole, żeby zobaczyć je z perspektywy asystenta zarządu.

Na czyim koncie jest strona rezerwacji?

Na koncie twojego przełożonego. To on łączy swój kalendarz i jest właścicielem strony, a ty konfigurujesz ją razem z nim: typy spotkań, godziny, czas buforowy. Time OS nie rezerwuje dziś spotkań w czyimś imieniu, więc uzgodnijcie zasady wspólnie, raz a dobrze. Ankiety grupowe możesz prowadzić z własnego konta.

Kiedy patrzę na tydzień asystenta zarządu przez pryzmat tej macierzy, najszybciej zapełnia się pole Deleguj. Moim zdaniem to właśnie tam kilka zasad ustalonych raz oddaje najwięcej czasu. Gdy opanujesz to pole, pole Zaplanuj wreszcie dostanie swoją szansę.

Źródło: CMI, macierz pilne-ważne (szablon)

Wpisz dane ze swojego tygodnia. Poniższe liczby to tylko przykłady, więc zmień je na własne. Zobaczysz, ile czasu zajmuje ci dziś uzgadnianie spotkań i ile zostanie, jeśli część z nich przeniesiesz na strony rezerwacji i ankiety.

Od czego zacząć?

1. 1.Spisz prośby o spotkania z jednego tygodnia. Zaznacz te, które trzeba było uzgadniać w wiadomościach, i mniej więcej, ile wiadomości wymagało każde z nich.
2. 2.Najpierw przenieś spotkania cykliczne. Spotkania 1:1, statusowe i rozmowy zapoznawcze najłatwiej przenieść na stronę rezerwacji.
3. 3.Raz uzgodnij zasady. Usiądź z przełożonym i razem ustalcie godziny spotkań, czas buforowy i limity, żeby strona przyjmowała rezerwacje tak, jak on by chciał.

Nawet przy skromnych liczbach godziny w skali kwartału szybko się sumują. To czas, który asystent zarządu może od razu przeznaczyć na pracę, do której zatrudnił go przełożony.