¿Qué harías con las horasque pasas organizando reuniones?

Los asistentes ejecutivos son la columna vertebral de cualquier organización. Una de sus responsabilidades clave es coordinar a la dirección y conectarla con el resto de la empresa, mientras hacen malabares sobre la marcha con sus propios compromisos y con los de cara al cliente. Siempre es una tarea complicada, con la enorme cantidad de reuniones y de personas implicadas que hay que gestionar.

Siempre me ha asombrado cómo consiguen gestionar y coordinar a tan gran escala, sobre todo quienes dan soporte a varios directivos a la vez.

Si eres asistente ejecutivo, ya sabes en qué se te va la semana. Alguien necesita 30 minutos con tu directivo, otra persona quiere mover lo del jueves y el consejo necesita una fecha antes del viernes. Cada petición son unos cuantos mensajes. Todas juntas llenan casi todo el día.

A continuación verás lo grande que es en realidad esa tarea, una matriz sencilla para ordenarla y cómo pasar el ir y venir a una página de reservas o a una encuesta. Al final hay una calculadora para que pruebes con tus propios números.

Porque recae en el asistente por defecto. El Executive Productivity Report 2025 de Prialto preguntó a directivos de qué se encargan sus asistentes, y la organización de reuniones quedó en primer lugar, con un 79%. Los viajes quedaron en segundo lugar y la gestión del correo, en tercero.

Los asistentes también notan que el trabajo crece. El Global Skills Matrix 2026, una encuesta a más de 3.000 profesionales administrativos de 69 países, concluyó:

«El 59% de los profesionales administrativos afirma que sus responsabilidades se han ampliado considerablemente desde 2021».

El US Bureau of Labor Statistics añade que «muchos secretarios ejecutivos y asistentes administrativos ejecutivos dan soporte a más de un responsable dentro de una organización». Dos o tres directivos son dos o tres conjuntos de preferencias, y todas las llevas en la cabeza.

Esto demuestra lo complicada que se ha vuelto la vida del asistente ejecutivo actual. A pesar de todas esas responsabilidades nuevas, coordinar reuniones y hacer malabares con los calendarios sigue siendo la tarea que encabeza la lista.

Fuentes: Prialto, Executive Productivity Report, 2025 · Global Skills Matrix, 2026 · US Bureau of Labor Statistics, 2026

Sobre todo, el trabajo para el que te contrataron. El informe State of the Administrative Profession 2026 de la American Society of Administrative Professionals concluyó:

«Casi el 40% de los profesionales administrativos no tiene ninguna responsabilidad estratégica de las etapas de colaboración o de liderazgo, pese a contar con una cualificación que respalda un trabajo de mayor nivel».

Tu directivo también lo nota. En el mismo informe de Prialto, una encuesta a 508 directivos, «más del 50% de los directivos dedica el 30% o más de su jornada a tareas rutinarias». Con los dos atrapados en la logística, nadie se ocupa de la planificación, la preparación ni el seguimiento.

No puedes recuperar ese tiempo hasta que lo ves. Así que empieza por ordenar la semana.

Lo que más me llama la atención es el desperdicio a ambos lados de la mesa. Tienes a un directivo enterrado en tareas rutinarias y a un asistente capaz de asumir una buena parte de ellas, y los dos atascados buscando una hora libre el jueves.

Fuentes: ASAP, State of the Administrative Profession, 2026 · Prialto, Executive Productivity Report, 2025

La matriz urgente-importante del Chartered Management Institute clasifica cada tarea con dos preguntas. ¿Es importante? ¿Es urgente? Su plantilla llama a los cuatro cuadrantes Hacer, Programar, Delegar y Limitar, y dice que lo importante pero no urgente «es donde quieres pasar más tiempo». Elige un cuadrante para verlo desde la mesa de un asistente ejecutivo.

¿En qué cuenta está la página de reservas?

En la de tu directivo. Es quien conecta su calendario y el titular de la página, y tú la configuras con él: los tipos de reunión, las horas, los márgenes. Hoy Time OS no reserva en nombre de otra persona, así que conviene acordar juntos las reglas una sola vez. Las encuestas de grupo, en cambio, puedes gestionarlas desde tu propia cuenta.

Cuando miro la semana de un asistente ejecutivo con esta matriz, el cuadrante Delegar es el que antes se llena. En mi opinión, también es donde unas pocas reglas definidas una sola vez devuelven más tiempo. Si pones ese cuadrante bajo control, el cuadrante Programar por fin recibe la atención que merece.

Fuente: CMI, matriz urgente-importante (plantilla)

Pon los datos de tu propia semana. Los números de abajo son ejemplos, así que cámbialos por los tuyos. Verás el tiempo que dedicas hoy a cerrar reuniones y lo que queda si parte de ellas pasa a páginas de reservas y encuestas.

¿Por dónde empiezas?

1. 1.Apunta las peticiones de reunión de una semana. Marca las que cerraste por mensaje y, más o menos, cuántos mensajes hicieron falta para cada una.
2. 2.Pasa primero las periódicas. Las reuniones 1:1, las de seguimiento y las llamadas de presentación son las más fáciles de llevar a una página de reservas.
3. 3.Acuerda las reglas una sola vez. Siéntate con tu directivo para fijar juntos las horas de reunión, los márgenes y los límites, de modo que la página reserve tal como lo haría él.

Incluso con números modestos, las horas se acumulan rápido a lo largo de un trimestre. Es tiempo que un asistente ejecutivo puede dedicar directamente al trabajo para el que lo contrató su directivo.