Que ferais-tu des heurespassées à organiser des réunions ?

Les assistants de direction sont la colonne vertébrale de toute organisation. L’une de leurs missions clés : coordonner la direction et la relier au reste de l’entreprise, tout en jonglant au pied levé avec leurs propres engagements et ceux qui concernent les clients. Une tâche toujours délicate, vu le nombre de réunions et d’interlocuteurs à gérer.

J’ai toujours été impressionné par leur capacité à tout gérer et tout coordonner à grande échelle, surtout quand ils assistent plusieurs dirigeants à la fois.

Si tu es assistant de direction, tu sais déjà où passe ta semaine. Quelqu’un a besoin de 30 minutes avec ton dirigeant, quelqu’un d’autre veut décaler jeudi, et le conseil d’administration veut une date avant vendredi. Chaque demande prend quelques messages. Mises bout à bout, elles remplissent l’essentiel de la journée.

Au programme : l’ampleur réelle de cette tâche, une grille simple pour la trier, et comment confier les allers-retours à une page de réservation ou à un sondage. Un calculateur t’attend à la fin pour faire le calcul avec tes propres chiffres.

Parce qu’elle leur revient d’office. L’Executive Productivity Report 2025 de Prialto a demandé aux dirigeants ce que gèrent leurs assistants, et la planification arrive en tête, à 79 %. Viennent ensuite les déplacements, puis la gestion de la boîte mail.

Les assistants sentent eux aussi la tâche grandir. Le Global Skills Matrix 2026, une enquête menée auprès de plus de 3 000 professionnels administratifs dans 69 pays, a constaté :

« 59 % des professionnels administratifs déclarent que leurs responsabilités se sont considérablement élargies depuis 2021. »

Le US Bureau of Labor Statistics ajoute que « de nombreux secrétaires de direction et assistants de direction épaulent plus d’un manager au sein d’une organisation ». Deux ou trois dirigeants, ce sont deux ou trois séries de préférences, toutes à garder en tête.

Ça montre à quel point la vie de l’assistant de direction s’est compliquée. Malgré toutes ces responsabilités en plus, coordonner les réunions et jongler avec les agendas reste la tâche en tête de liste.

Sources : Prialto, Executive Productivity Report, 2025 · Global Skills Matrix, 2026 · US Bureau of Labor Statistics, 2026

Surtout le travail pour lequel tu as été recruté. Le State of the Administrative Profession 2026 de l’American Society of Administrative Professionals a constaté :

« Près de 40 % des assistants administratifs déclarent n’avoir aucune responsabilité stratégique aux stades Partnering ou Leading, malgré des qualifications qui leur permettraient un travail de plus haut niveau. »

Ton dirigeant le ressent aussi. Dans le même rapport de Prialto, une enquête auprès de 508 dirigeants, « plus de 50 % des dirigeants consacrent 30 % ou plus de leur journée à des tâches sans réelle valeur ». Quand vous êtes tous les deux coincés dans la logistique, personne ne s’occupe de la planification, de la préparation ni du suivi.

Impossible de récupérer ce temps tant que tu ne le vois pas. Alors commence par trier ta semaine.

Ce qui me frappe le plus, c’est le gâchis des deux côtés du bureau. D’un côté, un dirigeant noyé sous les tâches sans valeur. De l’autre, un assistant qui a les compétences pour en prendre une vraie part. Et tous les deux sont coincés à chercher une heure libre jeudi.

Sources : ASAP, State of the Administrative Profession, 2026 · Prialto, Executive Productivity Report, 2025

La grille urgent-important du Chartered Management Institute trie chaque tâche selon deux questions. Est-ce important ? Est-ce urgent ? Son modèle nomme les quatre quadrants Faire, Planifier, Déléguer et Limiter, et précise que ce qui est important mais pas urgent, « c’est là que vous voulez passer davantage de votre temps ». Choisis un quadrant pour le voir depuis le bureau d’un assistant de direction.

Sur quel compte se trouve la page de réservation ?

Sur celui de ton dirigeant. C’est lui qui connecte son agenda et possède la page, et tu la configures avec lui : les types de réunion, les horaires, les temps de battement. Aujourd’hui, Time OS ne réserve pas au nom de quelqu’un d’autre, alors fixez les règles ensemble, une fois pour toutes. Les sondages de groupe, en revanche, tu peux les lancer depuis ton propre compte.

Quand je regarde la semaine d’un assistant de direction à travers cette grille, c’est le quadrant Déléguer qui se remplit le plus vite. À mon avis, c’est aussi là que quelques règles fixées une fois rendent le plus de temps. Une fois ce quadrant maîtrisé, le quadrant Planifier a enfin sa chance.

Source : CMI, Urgent-important grid (template)

Entre ta propre semaine. Les chiffres ci-dessous sont des exemples, alors remplace-les par les tiens. Tu verras le temps que tu passes aujourd’hui à caler des réunions, et ce qui reste si une partie passe sur des pages de réservation et des sondages.

Par où commencer ?

1. 1.Liste les demandes de réunion d’une semaine. Marque celles que tu as calées par message, et combien de messages chacune a demandé, à peu près.
2. 2.Bascule d’abord les réunions récurrentes. Les tête-à-tête, les points d’étape et les appels de présentation sont les plus faciles à mettre sur une page de réservation.
3. 3.Fixe les règles une fois pour toutes. Prends le temps de t’asseoir avec ton dirigeant pour définir ensemble les heures de réunion, les temps de battement et les limites, pour que la page réserve comme il le souhaite.

Même avec des chiffres modestes, les heures s’accumulent vite sur un trimestre. C’est du temps qu’un assistant de direction peut réinvestir directement dans le travail pour lequel son dirigeant l’a recruté.