Hvad ville du bruge de timer på,som går med at planlægge møder?

Direktionsassistenter er rygraden i enhver organisation. En af deres vigtigste opgaver er at koordinere ledelsen og binde den sammen med resten af organisationen, samtidig med at de med kort varsel jonglerer med egne aftaler og kundevendte forpligtelser. Det er altid en svær øvelse, når man tænker på, hvor mange møder og interessenter der skal navigeres imellem.

Jeg er altid blevet imponeret over, hvordan de formår at styre og koordinere i så stor skala, især dem, der støtter flere personer i ledelsen på én gang.

Hvis du er direktionsassistent, ved du allerede, hvor ugen bliver af. Én har brug for 30 minutter med din chef, en anden vil gerne flytte torsdagens møde, og bestyrelsen skal have en dato inden fredag. Hver af dem kræver et par beskeder. Tilsammen fylder de det meste af dagen.

Nedenfor kan du se, hvor stor den opgave i virkeligheden er, en enkel matrix til at sortere den, og hvordan du lader en bookingside eller en afstemning klare beskederne frem og tilbage. Til sidst er der en beregner til dine egne tal.

Fordi den som udgangspunkt havner hos assistenten. Prialtos Executive Productivity Report fra 2025 spurgte ledere, hvad deres assistenter tager sig af, og planlægning lå øverst med 79 %. Rejser kom på andenpladsen og styring af indbakken på tredjepladsen.

Assistenterne mærker også, at opgaven vokser. Global Skills Matrix 2026, en undersøgelse blandt mere end 3.000 administrative medarbejdere i 69 lande, viste:

”59 % af de administrative medarbejdere oplyser, at deres ansvarsområder er blevet markant større siden 2021.”

US Bureau of Labor Statistics tilføjer, at ”mange direktionssekretærer og direktionsassistenter støtter mere end én leder i en organisation.” To eller tre chefer betyder to eller tre sæt præferencer, som du skal holde styr på i hovedet.

Det viser, hvor meget mere kompliceret hverdagen er blevet for den moderne direktionsassistent. Trods alle de ekstra opgaver er koordinering af møder og jonglering med kalendere stadig det, der står øverst på listen.

Kilder: Prialto, Executive Productivity Report, 2025 · Global Skills Matrix, 2026 · US Bureau of Labor Statistics, 2026

Først og fremmest det arbejde, du blev ansat til. Rapporten State of the Administrative Profession 2026 fra American Society of Administrative Professionals viste:

”Næsten 40 % af de administrative medarbejdere har slet ingen strategiske opgaver på niveauerne Partnering eller Leading, selvom deres kvalifikationer rækker til arbejde på et højere niveau.”

Din chef mærker det også. I den samme Prialto-rapport, en undersøgelse blandt 508 ledere, står der: ”Over 50 % af lederne bruger 30 % eller mere af deres dag på rutinearbejde.” Når I begge sidder fast i logistik, er der ingen, der tager sig af planlægningen, forberedelsen eller opfølgningen.

Du kan ikke vinde den tid tilbage, før du kan se den. Så start med at sortere ugen.

Det, der slår mig mest, er spildet på begge sider af skrivebordet. Du har en chef, der drukner i rutinearbejde, og en assistent med kompetencerne til at tage en reel del af det, og begge sidder fast i at finde en ledig time på torsdag.

Kilder: ASAP, State of the Administrative Profession, 2026 · Prialto, Executive Productivity Report, 2025

Chartered Management Institute har en matrix, der sorterer alle opgaver efter to spørgsmål. Er det vigtigt? Haster det? Skabelonen kalder de fire felter Gør, Planlæg, Uddelegér og Begræns og siger om det, der er vigtigt, men ikke haster, at det ”er der, du gerne vil bruge mere af din tid”. Vælg et felt for at se det fra en direktionsassistents skrivebord.

Hvis konto ligger bookingsiden på?

Din chefs. Det er chefen, der forbinder sin kalender og ejer siden, og I sætter den op sammen: mødetyperne, tiderne, buffertiden. Time OS kan i dag ikke booke på vegne af en anden, så aftal reglerne sammen én gang. Gruppeafstemninger kan du køre fra din egen konto.

Når jeg ser på en direktionsassistents uge gennem den her matrix, er det feltet Uddelegér, der fyldes hurtigst op. Efter min mening er det også dér, at nogle få regler, sat én gang, giver mest tid tilbage. Får du styr på det felt, får feltet Planlæg endelig en chance.

Kilde: CMI, matrix for vigtigt og haster (skabelon)

Indtast din egen uge. Tallene nedenfor er eksempler, så ret dem, så de passer til din. Du ser den tid, du bruger på at aftale møder i dag, og hvad der er tilbage, hvis nogle af dem flyttes over på bookingsider og afstemninger.

Hvor starter du?

1. 1.Skriv en uges mødeforespørgsler ned. Marker dem, du aftalte via beskeder, og cirka hvor mange beskeder hver af dem krævede.
2. 2.Flyt de tilbagevendende møder først. 1:1-møder, statusmøder og introduktionsopkald er de nemmeste at lægge på en bookingside.
3. 3.Aftal reglerne én gang. Sæt dig ned med din chef, og fastlæg mødetider, buffertid og grænser sammen, så siden booker, som chefen ønsker det.

Selv med beskedne tal løber timerne hurtigt op over et kvartal. Det er tid, du som direktionsassistent kan bruge direkte på det arbejde, din chef ansatte dig til.