Was würdest du mit den Stunden machen,die du mit Terminabsprachen verbringst?

Executive Assistants sind das Rückgrat jeder Organisation. Eine ihrer wichtigsten Aufgaben ist es, die Führungsebene mit dem Rest des Unternehmens zu verbinden und alles dazwischen zu koordinieren. Nebenbei jonglieren sie auf Zuruf eigene Termine und Kundentermine. Bei der schieren Menge an Meetings und Beteiligten ist das immer eine knifflige Aufgabe.

Mich beeindruckt immer wieder, wie sie das in diesem Umfang managen und koordinieren, vor allem diejenigen, die mehrere Führungskräfte gleichzeitig unterstützen.

Wenn du als EA arbeitest, weißt du längst, wo die Woche bleibt. Jemand braucht 30 Minuten mit deiner Führungskraft, jemand anderes will den Termin am Donnerstag verschieben, und der Vorstand braucht bis Freitag ein Datum. Jede Anfrage kostet ein paar Nachrichten. Zusammen füllen sie den Großteil des Tages.

Weiter unten liest du, wie groß diese Aufgabe wirklich ist, findest eine einfache Matrix, um sie zu sortieren, und siehst, wie du das Hin und Her an eine Buchungsseite oder eine Umfrage abgibst. Am Ende wartet ein Rechner für deine eigenen Zahlen.

Weil sie ganz selbstverständlich bei der Assistenz landet. Der Executive Productivity Report 2025 von Prialto hat Führungskräfte gefragt, was ihre Assistenz für sie übernimmt. Ganz oben stand die Terminplanung, mit 79%. Auf Platz zwei kamen Reisen, auf Platz drei die Verwaltung des Posteingangs.

Auch die Assistenzkräfte selbst merken, dass die Aufgabe wächst. Die Global Skills Matrix 2026, eine Umfrage unter mehr als 3.000 Fachkräften aus dem Assistenzbereich in 69 Ländern, kam zu diesem Ergebnis:

„59% der Fachkräfte im Assistenzbereich geben an, dass ihre Aufgaben seit 2021 deutlich gewachsen sind.“

Das US Bureau of Labor Statistics ergänzt, dass „viele Chefsekretärinnen, Chefsekretäre und Executive Assistants in einer Organisation mehr als eine Führungskraft unterstützen“. Zwei oder drei Führungskräfte bedeuten zwei oder drei verschiedene Vorlieben, und alle musst du im Kopf behalten.

Das zeigt, wie viel komplizierter das Leben moderner EAs geworden ist. Trotz all der zusätzlichen Aufgaben stehen Meetings koordinieren und Kalender jonglieren noch immer ganz oben auf der Liste.

Quellen: Prialto, Executive Productivity Report, 2025 · Global Skills Matrix, 2026 · US Bureau of Labor Statistics, 2026

Vor allem die Arbeit, für die du eingestellt wurdest. Der Report State of the Administrative Profession 2026 der American Society of Administrative Professionals kam zu diesem Ergebnis:

„Fast 40% der Assistenzkräfte geben an, keinerlei strategische Aufgaben auf den Stufen Partnering oder Leading zu haben, obwohl ihre Qualifikationen anspruchsvollere Arbeit zulassen.“

Deine Führungskraft spürt das auch. Im selben Prialto-Report, einer Umfrage unter 508 Führungskräften, heißt es: „Über 50% der Führungskräfte verbringen 30% oder mehr ihres Tages mit Routinekram.“ Wenn ihr beide in der Logistik feststeckt, kümmert sich niemand um Planung, Vorbereitung und Umsetzung.

Du kannst dir diese Zeit erst zurückholen, wenn du sie sehen kannst. Fang also damit an, deine Woche zu sortieren.

Am meisten fällt mir die Verschwendung auf beiden Seiten des Schreibtischs auf. Da ist eine Führungskraft, die in Routinekram versinkt, und eine Assistenz, die das Können hat, ihr einen echten Teil davon abzunehmen. Und beide suchen gerade eine freie Stunde am Donnerstag.

Quellen: ASAP, State of the Administrative Profession, 2026 · Prialto, Executive Productivity Report, 2025

Das Chartered Management Institute sortiert mit seiner Matrix aus dringend und wichtig jede Aufgabe nach zwei Fragen. Ist sie wichtig? Ist sie dringend? Die Vorlage nennt die vier Quadranten Erledigen, Einplanen, Delegieren und Begrenzen. Über wichtig, aber nicht dringend sagt sie: „Hier willst du mehr von deiner Zeit verbringen.“ Wähle einen Quadranten und sieh ihn dir aus Sicht der Assistenz an.

Auf wessen Konto liegt die Buchungsseite?

Auf dem deiner Führungskraft. Sie verbindet ihren Kalender, ihr gehört die Seite, und du richtest sie gemeinsam mit ihr ein: die Besprechungsarten, die Zeiten, die Pufferzeiten. Time OS bucht derzeit nicht im Namen anderer, also legt die Regeln einmal gemeinsam fest. Gruppenumfragen kannst du von deinem eigenen Konto aus erstellen.

Wenn ich die Woche einer Assistenz durch diese Matrix betrachte, füllt sich der Quadrant Delegieren am schnellsten. Meiner Meinung nach holen dort ein paar einmal festgelegte Regeln auch die meiste Zeit zurück. Hast du diesen Quadranten im Griff, kommt endlich auch der Quadrant Einplanen zum Zug.

Quelle: CMI, Urgent-important grid (Vorlage)

Gib deine eigene Woche ein. Die Zahlen unten sind Beispiele, also pass sie an deine an. Du siehst, wie viel Zeit du heute mit dem Abstimmen von Meetings verbringst und wie viel davon übrig bleibt, wenn ein Teil davon auf Buchungsseiten und Umfragen umzieht.

Wo fängst du an?

1. 1.Liste die Meeting-Anfragen einer Woche auf. Markiere die, die du per Nachricht abgestimmt hast, und ungefähr, wie viele Nachrichten jede gebraucht hat.
2. 2.Verlagere zuerst die wiederkehrenden. 1:1-Termine, Catch-ups und Kennenlern-Calls lassen sich am einfachsten auf eine Buchungsseite legen.
3. 3.Leg die Regeln einmal gemeinsam fest. Setz dich mit deiner Führungskraft zusammen und leg mit ihr Meeting-Zeiten, Pufferzeiten und Limits fest, damit die Seite so bucht, wie sie es sich wünscht.

Selbst mit bescheidenen Zahlen kommen über ein Quartal schnell viele Stunden zusammen. Zeit, die du als EA direkt wieder in die Arbeit stecken kannst, für die deine Führungskraft dich eingestellt hat.