उन घंटों में आप क्या करते,जो मीटिंग तय करने में चले जाते हैं?

एग्ज़िक्यूटिव असिस्टेंट किसी भी संगठन की रीढ़ होते हैं। उनकी एक अहम ज़िम्मेदारी है लीडरशिप और बाकी संगठन के बीच तालमेल बिठाना और उन्हें जोड़े रखना, और साथ ही अपनी निजी और ग्राहकों से जुड़ी प्रतिबद्धताओं को ज़रूरत के हिसाब से संभालना। मीटिंग्स और जुड़े हुए लोगों की भारी संख्या को देखते हुए, यह हमेशा एक मुश्किल काम होता है।

मैं हमेशा हैरान रहा हूँ कि वे इतने बड़े पैमाने पर सब कुछ कैसे संभाल लेते हैं और तालमेल बिठा लेते हैं, ख़ासकर वे जो एक साथ कई लीडर्स को सपोर्ट करते हैं।

अगर आप EA हैं, तो आप पहले से जानते हैं कि हफ़्ता कहाँ जाता है। किसी को आपके एग्ज़िक्यूटिव के साथ 30 मिनट चाहिए, कोई और गुरुवार की मीटिंग खिसकाना चाहता है, और बोर्ड को शुक्रवार से पहले एक तारीख़ चाहिए। हर एक काम में कुछ मैसेज लगते हैं। सब मिलकर दिन का ज़्यादातर हिस्सा ले लेते हैं।

आगे पढ़िए: यह काम असल में कितना बड़ा है, इसे छाँटने के लिए एक आसान ग्रिड, और मैसेज की आगे-पीछे वाली बातचीत बुकिंग पेज या पोल को कैसे सौंपें। आख़िर में आपके अपने आँकड़ों के लिए एक कैलकुलेटर है।

क्योंकि यह काम अपने-आप EA के हिस्से आ जाता है। Prialto की 2025 Executive Productivity Report में एग्ज़िक्यूटिव्स से पूछा गया कि उनके असिस्टेंट क्या-क्या संभालते हैं, और 79% के साथ शेड्यूलिंग सबसे ऊपर रही। ट्रैवल दूसरे नंबर पर रहा और इनबॉक्स संभालना तीसरे पर।

असिस्टेंट भी महसूस करते हैं कि काम बढ़ रहा है। Global Skills Matrix 2026, जो 69 देशों के 3,000 से ज़्यादा प्रशासनिक पेशेवरों का सर्वे है, ने पाया:

“59% प्रशासनिक पेशेवर बताते हैं कि 2021 के बाद से उनकी ज़िम्मेदारियाँ काफ़ी बढ़ गई हैं।”

US Bureau of Labor Statistics भी कहता है कि “कई एग्ज़िक्यूटिव सेक्रेटरी और एग्ज़िक्यूटिव एडमिनिस्ट्रेटिव असिस्टेंट संगठन में एक से ज़्यादा मैनेजर को सपोर्ट करते हैं।” दो या तीन एग्ज़िक्यूटिव का मतलब है दो या तीन तरह की पसंद-नापसंद, और वे सब आपको याद रखनी होती हैं।

इससे साफ़ दिखता है कि आज के EA का काम कितना ज़्यादा उलझा हुआ है। इतनी सारी नई ज़िम्मेदारियों के बावजूद, मीटिंग्स का तालमेल और कैलेंडर संभालना अब भी लिस्ट में सबसे ऊपर है।

स्रोत: Prialto, Executive Productivity Report, 2025 · Global Skills Matrix, 2026 · US Bureau of Labor Statistics, 2026

ज़्यादातर, वही काम जिसके लिए आपको रखा गया था। American Society of Administrative Professionals की 2026 State of the Administrative Profession रिपोर्ट ने पाया:

“लगभग 40% एडमिन बताते हैं कि उनके पास पार्टनरिंग या लीडिंग स्तर की कोई भी रणनीतिक ज़िम्मेदारी नहीं है, जबकि उनकी योग्यता ऊँचे स्तर के काम के लायक है।”

आपके एग्ज़िक्यूटिव भी इसे महसूस करते हैं। उसी Prialto रिपोर्ट में, जो 508 एग्ज़िक्यूटिव्स का सर्वे है, लिखा है: “50% से ज़्यादा एग्ज़िक्यूटिव अपने दिन का 30% या उससे ज़्यादा समय छोटे-मोटे कामों में लगाते हैं।” जब आप दोनों ही लॉजिस्टिक्स में उलझे हों, तो प्लानिंग, तैयारी और फ़ॉलो-अप कोई नहीं कर रहा होता।

जब तक वह समय दिखे नहीं, आप उसे वापस नहीं पा सकते। इसलिए शुरुआत हफ़्ते को छाँटने से करें।

मुझे सबसे ज़्यादा जो बात खटकती है, वह है डेस्क के दोनों तरफ़ होने वाली बर्बादी। एक तरफ़ छोटे-मोटे कामों में दबे एग्ज़िक्यूटिव हैं, दूसरी तरफ़ ऐसा EA जिसके पास उसका बड़ा हिस्सा संभालने का हुनर है। और दोनों गुरुवार को एक खाली घंटा ढूँढने में अटके हैं।

स्रोत: ASAP, State of the Administrative Profession, 2026 · Prialto, Executive Productivity Report, 2025

Chartered Management Institute का अहम-अर्जेंट ग्रिड हर काम को दो सवालों से छाँटता है। क्या यह अहम है? क्या यह अर्जेंट है? इसका टेम्पलेट चार बॉक्स को अभी करें, शेड्यूल करें, सौंपें और सीमित करें नाम देता है, और कहता है कि अहम पर अर्जेंट नहीं वाले काम “वह जगह हैं जहाँ आप अपना ज़्यादा समय लगाना चाहेंगे।” EA की डेस्क से देखने के लिए कोई बॉक्स चुनें।

बुकिंग पेज किसके अकाउंट पर होता है?

आपके एग्ज़िक्यूटिव के। वे अपना कैलेंडर कनेक्ट करते हैं और पेज उन्हीं का होता है, और आप उनके साथ मिलकर इसे सेट करते हैं: मीटिंग के प्रकार, घंटे, बफ़र। Time OS अभी किसी और की ओर से बुकिंग नहीं करता, इसलिए नियम एक बार साथ बैठकर तय कर लें। ग्रुप पोल आप अपने अकाउंट से चला सकते हैं।

जब मैं इस ग्रिड से किसी EA के हफ़्ते को देखता हूँ, तो सौंपें वाला बॉक्स सबसे तेज़ी से भरता है। मेरी राय में, यहीं एक बार तय किए गए कुछ नियम सबसे ज़्यादा समय लौटाते हैं। इस बॉक्स को काबू में कर लें, तो शेड्यूल करें वाले बॉक्स की भी आख़िरकार बारी आती है।

स्रोत: CMI, अहम-अर्जेंट ग्रिड (टेम्पलेट)

अपने हफ़्ते के आँकड़े डालें। नीचे दिए नंबर सिर्फ़ उदाहरण हैं, इन्हें अपने हिसाब से बदलें। आप देखेंगे कि आज मीटिंग तय करने में कितना समय जाता है, और अगर उनमें से कुछ बुकिंग पेज और पोल पर चली जाएँ तो कितना समय लगेगा।

शुरुआत कहाँ से करें?

1. 1.एक हफ़्ते की मीटिंग रिक्वेस्ट की लिस्ट बनाएँ। उन पर निशान लगाएँ जो मैसेज पर तय करनी पड़ीं, और मोटे तौर पर हर एक में कितने मैसेज लगे।
2. 2.पहले बार-बार होने वाली मीटिंग्स शिफ़्ट करें। 1:1, कैच-अप और इंट्रो कॉल को बुकिंग पेज पर डालना सबसे आसान है।
3. 3.नियम एक बार तय करें। अपने एग्ज़िक्यूटिव के साथ बैठें और मीटिंग के घंटे, बफ़र और लिमिट मिलकर सेट करें, ताकि पेज वैसे ही बुकिंग ले जैसा वे चाहते हैं।

छोटे आँकड़ों के साथ भी, एक तिमाही में घंटे तेज़ी से जुड़ जाते हैं। यह वह समय है जिसे EA सीधे उस काम में लगा सकते हैं जिसके लिए उनके एग्ज़िक्यूटिव ने उन्हें रखा था।