Vad skulle du göra med timmarnadu lägger på att boka möten?

Chefsassistenter är ryggraden i varje organisation. En av deras viktigaste uppgifter är att samordna ledningen och knyta ihop den med resten av organisationen, samtidigt som de med kort varsel jonglerar sina egna åtaganden och kundnära uppdrag. Det är alltid knepigt, med tanke på hur många möten och intressenter som ska hanteras.

Jag har alltid imponerats av hur de lyckas styra och samordna i så stor skala, särskilt de som stöttar flera personer i ledningen samtidigt.

Om du är chefsassistent vet du redan vart veckan tar vägen. Någon behöver 30 minuter med din chef, någon annan vill flytta torsdagens möte och styrelsen behöver ett datum före fredag. Varje sak kräver några meddelanden. Tillsammans fyller de större delen av dagen.

Här nedan ser du hur stort jobbet egentligen är, en enkel matris för att sortera det och hur du låter en bokningssida eller en omröstning sköta allt fram och tillbaka. Längst ner finns en kalkylator för dina egna siffror.

För att det hamnar hos assistenten som standard. Prialtos Executive Productivity Report för 2025 frågade chefer vad deras assistenter tar hand om, och schemaläggning hamnade högst med 79 %. Resor kom på andra plats och hantering av inkorgen på tredje.

Assistenterna märker också att jobbet växer. Global Skills Matrix 2026, en undersökning bland fler än 3 000 administratörer i 69 länder, visade:

”59 % av administratörerna uppger att deras ansvarsområden har vuxit betydligt sedan 2021.”

US Bureau of Labor Statistics tillägger att ”många chefssekreterare och chefsassistenter stöttar mer än en chef i en organisation.” Två eller tre chefer betyder två eller tre uppsättningar önskemål, som du håller i huvudet.

Det visar hur mycket krångligare livet har blivit för den moderna chefsassistenten. Trots alla extra uppgifter är det fortfarande samordning av möten och kalenderjonglering som står överst på listan.

Källor: Prialto, Executive Productivity Report, 2025 · Global Skills Matrix, 2026 · US Bureau of Labor Statistics, 2026

Framför allt det arbete du anställdes för. Rapporten State of the Administrative Profession 2026 från American Society of Administrative Professionals visade:

”Nästan 40 % av administratörerna har inga strategiska uppgifter alls på nivåerna Partnering eller Leading, trots kvalifikationer som räcker för arbete på högre nivå.”

Din chef märker det också. I samma Prialto-rapport, en undersökning bland 508 chefer, står det: ”Över 50 % av cheferna lägger 30 % eller mer av sin dag på rutinjobb.” När ni båda fastnar i logistik är det ingen som tar hand om planeringen, förberedelserna eller uppföljningen.

Du kan inte vinna tillbaka den tiden förrän du ser den. Så börja med att sortera veckan.

Det som slår mig mest är slöseriet på båda sidor av skrivbordet. Du har en chef som drunknar i rutinjobb och en assistent med kompetens att ta en rejäl del av det, och båda sitter fast med att hitta en ledig timme på torsdag.

Källor: ASAP, State of the Administrative Profession, 2026 · Prialto, Executive Productivity Report, 2025

Chartered Management Institute har en matris som sorterar varje uppgift efter två frågor. Är det viktigt? Är det brådskande? Mallen kallar de fyra rutorna Gör, Planera, Delegera och Begränsa, och säger att det som är viktigt men inte brådskande ”är där du vill lägga mer av din tid”. Välj en ruta för att se den från en chefsassistents skrivbord.

Vems konto ligger bokningssidan på?

Din chefs. Det är chefen som ansluter sin kalender och äger sidan, och ni sätter upp den tillsammans: mötestyperna, tiderna, buffertiden. Time OS kan i dag inte boka för någon annans räkning, så kom överens om reglerna tillsammans en gång. Gruppomröstningar kan du köra från ditt eget konto.

När jag ser på en chefsassistents vecka genom den här matrisen är det rutan Delegera som fylls snabbast. Enligt mig är det också där som några regler, satta en gång, ger tillbaka mest tid. Får du kontroll på den rutan får rutan Planera äntligen en chans.

Källa: CMI, matris för viktigt och brådskande (mall)

Fyll i din egen vecka. Siffrorna nedan är exempel, så ändra dem så att de stämmer med din. Du ser tiden du lägger på att komma överens om möten i dag, och vad som blir kvar om en del av dem flyttas till bokningssidor och omröstningar.

Var börjar du?

1. 1.Lista en veckas mötesförfrågningar. Markera dem du kom överens om via meddelanden, och ungefär hur många meddelanden varje möte krävde.
2. 2.Flytta de återkommande mötena först. 1:1-möten, avstämningar och introduktionssamtal är enklast att lägga på en bokningssida.
3. 3.Kom överens om reglerna en gång. Sätt dig ner med din chef och ställ in mötestider, buffertid och gränser tillsammans, så att sidan bokar på det sätt chefen vill.

Även med blygsamma siffror blir det snabbt många timmar under ett kvartal. Det är tid som du som chefsassistent kan lägga direkt på det arbete som din chef anställde dig för.