Wat zou je doen met de urendie je nu kwijt bent aan afspraken plannen?

Executive assistants zijn de ruggengraat van elke organisatie. Een van hun belangrijkste taken is de directie verbinden met de rest van de organisatie en alles daartussen coördineren. Ondertussen jongleren ze ook nog met hun eigen afspraken en klantafspraken, vaak op het laatste moment. Altijd een lastige klus, gezien het enorme aantal vergaderingen en betrokkenen waar ze tussen moeten laveren.

Het verbaast me steeds weer hoe ze dat op zo’n schaal weten te organiseren en te coördineren, vooral degenen die meerdere directieleden tegelijk ondersteunen.

Werk je als EA, dan weet je allang waar de week blijft. Iemand wil 30 minuten met je leidinggevende, iemand anders wil donderdag verzetten en het bestuur wil vóór vrijdag een datum. Elk verzoek kost een paar berichtjes. Samen vullen ze het grootste deel van de dag.

Hieronder lees je hoe groot die klus echt is, vind je een eenvoudige matrix om hem te ordenen, en zie je hoe je het heen-en-weer overlaat aan een boekingspagina of een poll. Aan het eind staat een rekentool voor je eigen cijfers.

Omdat het vanzelf bij de EA terechtkomt. Het Executive Productivity Report 2025 van Prialto vroeg leidinggevenden wat hun assistent voor hen regelt. Plannen stond bovenaan, met 79%. Reizen kwam op twee en het beheer van de inbox op drie.

Ook assistenten zelf merken dat de klus groeit. De Global Skills Matrix 2026, een enquête onder meer dan 3.000 administratieve professionals in 69 landen, kwam tot deze conclusie:

“59% van de administratieve professionals zegt dat hun verantwoordelijkheden sinds 2021 aanzienlijk zijn gegroeid.”

Het US Bureau of Labor Statistics voegt daaraan toe dat “veel directiesecretaresses en executive assistants binnen een organisatie meer dan één manager ondersteunen.” Twee of drie leidinggevenden betekenen twee of drie sets voorkeuren, en die houd jij allemaal in je hoofd.

Dat laat zien hoeveel ingewikkelder het leven van de moderne EA is geworden. Ondanks al die extra verantwoordelijkheden staan vergaderingen coördineren en agenda’s jongleren nog altijd bovenaan de lijst.

Bronnen: Prialto, Executive Productivity Report, 2025 · Global Skills Matrix, 2026 · US Bureau of Labor Statistics, 2026

Vooral het werk waarvoor je bent aangenomen. Het rapport State of the Administrative Profession 2026 van de American Society of Administrative Professionals kwam tot deze conclusie:

“Bijna 40% van de administratieve professionals geeft aan geen enkele strategische taak op het niveau Partnering of Leading te hebben, ondanks kwalificaties die werk op een hoger niveau mogelijk maken.”

Je leidinggevende merkt het ook. In hetzelfde Prialto-rapport, een enquête onder 508 leidinggevenden, staat: “Meer dan 50% van de leidinggevenden besteedt 30% of meer van de dag aan routineklusjes.” Als jullie allebei vastzitten in logistiek, doet niemand de planning, de voorbereiding of de opvolging.

Je kunt die tijd pas terugwinnen als je hem ziet. Begin dus met het ordenen van je week.

Wat me het meest opvalt, is de verspilling aan beide kanten van het bureau. Je hebt een leidinggevende die bedolven is onder routineklusjes en een EA met de vaardigheden om daar een flink deel van over te nemen. En allebei zijn ze bezig een vrij uur op donderdag te vinden.

Bronnen: ASAP, State of the Administrative Profession, 2026 · Prialto, Executive Productivity Report, 2025

De urgent-belangrijkmatrix van het Chartered Management Institute ordent elke taak met twee vragen. Is het belangrijk? Is het urgent? Het sjabloon noemt de vier kwadranten Doen, Inplannen, Delegeren en Beperken. Over belangrijk maar niet urgent zegt het: “daar wil je meer van je tijd aan besteden.” Kies een kwadrant en bekijk het vanaf het bureau van een EA.

Op wiens account staat de boekingspagina?

Op dat van je leidinggevende. Die koppelt de eigen agenda en is eigenaar van de pagina, en jullie richten hem samen in: de afspraaktypes, de uren, de buffertijd. Time OS boekt op dit moment niet namens iemand anders, dus spreek de regels één keer samen af. Groepspolls kun je vanuit je eigen account versturen.

Als ik de week van een EA door deze matrix bekijk, loopt het kwadrant Delegeren het snelst vol. Volgens mij leveren een paar regels die je één keer instelt daar ook de meeste tijd op. Krijg je dat kwadrant onder controle, dan komt het kwadrant Inplannen eindelijk aan bod.

Bron: CMI, Urgent-important grid (sjabloon)

Vul je eigen week in. De cijfers hieronder zijn voorbeelden, dus pas ze aan aan jouw situatie. Je ziet hoeveel tijd je nu kwijt bent aan het afstemmen van vergaderingen, en wat er overblijft als een deel daarvan naar boekingspagina’s en polls gaat.

Waar begin je?

1. 1.Zet de vergaderverzoeken van één week op een rij. Markeer welke je via berichten hebt afgestemd, en ongeveer hoeveel berichten elk verzoek kostte.
2. 2.Verplaats eerst de terugkerende. 1:1’s, catch-ups en kennismakingsgesprekken zijn het makkelijkst op een boekingspagina te zetten.
3. 3.Spreek de regels één keer af. Ga met je leidinggevende om tafel en stel samen vergaderuren, buffertijd en limieten in, zodat de pagina boekt zoals je leidinggevende dat wil.

Zelfs met bescheiden cijfers lopen de uren over een kwartaal snel op. Dat is tijd die je als EA meteen kunt steken in het werk waarvoor je leidinggevende je heeft aangenomen.