O que você faria com as horasque passa organizando reuniões?

Os assistentes executivos são a espinha dorsal de qualquer organização. Uma das suas principais responsabilidades é coordenar a liderança e conectá-la com o resto da empresa, enquanto equilibram, sob demanda, os próprios compromissos e os compromissos com clientes. É sempre uma tarefa difícil, com a quantidade enorme de reuniões e de pessoas envolvidas para administrar.

Sempre me impressionou como eles conseguem gerenciar e coordenar tudo em grande escala, principalmente quem dá suporte a vários líderes ao mesmo tempo.

Se você é assistente executivo, já sabe para onde vai a semana. Alguém precisa de 30 minutos com o seu executivo, outra pessoa quer mudar a reunião de quinta e o conselho precisa de uma data antes de sexta. Cada pedido leva algumas mensagens. Juntos, eles ocupam quase o dia inteiro.

A seguir: o tamanho real dessa tarefa, uma matriz simples para organizá-la e como passar o vaivém para uma página de agendamento ou uma enquete. No fim, tem uma calculadora para você testar com os seus próprios números.

Porque ela cai no colo do assistente por padrão. O Executive Productivity Report 2025 da Prialto perguntou a executivos do que os assistentes deles cuidam, e o agendamento de reuniões ficou em primeiro lugar, com 79%. Viagens ficaram em segundo e a gestão da caixa de entrada, em terceiro.

Os assistentes também sentem o trabalho crescer. O Global Skills Matrix 2026, uma pesquisa com mais de 3.000 profissionais administrativos em 69 países, mostrou:

“59% dos profissionais administrativos relatam que suas responsabilidades aumentaram significativamente desde 2021.”

O US Bureau of Labor Statistics acrescenta que “muitos secretários executivos e assistentes administrativos executivos dão suporte a mais de um gestor em uma organização”. Dois ou três executivos são dois ou três conjuntos de preferências, todos guardados na sua cabeça.

Isso mostra como a vida do assistente executivo de hoje ficou muito mais complicada. Apesar de todas essas responsabilidades a mais, coordenar reuniões e equilibrar agendas continua sendo a tarefa no topo da lista.

Fontes: Prialto, Executive Productivity Report, 2025 · Global Skills Matrix, 2026 · US Bureau of Labor Statistics, 2026

Principalmente, o trabalho para o qual você foi contratado. O State of the Administrative Profession 2026 da American Society of Administrative Professionals mostrou:

“Quase 40% dos profissionais administrativos não têm nenhuma responsabilidade estratégica nas etapas de parceria ou de liderança, apesar de terem qualificações que sustentam um trabalho de nível mais alto.”

O seu executivo também sente isso. No mesmo relatório da Prialto, uma pesquisa com 508 executivos, “mais de 50% dos executivos passam 30% ou mais do dia em tarefas burocráticas”. Quando vocês dois estão presos na logística, ninguém cuida do planejamento, da preparação nem do acompanhamento.

Não dá para recuperar esse tempo antes de enxergá-lo. Então comece organizando a semana.

O que mais me chama a atenção é o desperdício dos dois lados da mesa. De um lado, um executivo afogado em tarefas burocráticas. Do outro, um assistente capaz de assumir boa parte delas. E os dois presos tentando achar uma hora livre na quinta-feira.

Fontes: ASAP, State of the Administrative Profession, 2026 · Prialto, Executive Productivity Report, 2025

A matriz urgente-importante do Chartered Management Institute classifica cada tarefa com duas perguntas. É importante? É urgente? O modelo do CMI chama os quatro quadrantes de Fazer, Agendar, Delegar e Limitar, e diz que o que é importante mas não urgente “é onde você quer passar mais do seu tempo”. Escolha um quadrante para vê-lo da mesa de um assistente executivo.

Em qual conta fica a página de agendamento?

Na do seu executivo. É ele quem conecta a agenda e é o dono da página, e você a configura junto com ele: os tipos de reunião, os horários, os intervalos. Hoje o Time OS não agenda em nome de outra pessoa, então combinem as regras juntos uma vez. Já as enquetes de grupo você pode criar na sua própria conta.

Quando olho para a semana de um assistente executivo com essa matriz, o quadrante Delegar é o que enche mais rápido. Na minha visão, é também onde algumas regras definidas uma vez devolvem mais tempo. Coloque esse quadrante sob controle, e o quadrante Agendar finalmente ganha a atenção que merece.

Fonte: CMI, matriz urgente-importante (modelo)

Coloque os dados da sua semana. Os números abaixo são exemplos, então troque pelos seus. Você vai ver quanto tempo gasta hoje para combinar reuniões e quanto sobra se parte delas passar para páginas de agendamento e enquetes.

Por onde começar?

1. 1.Liste os pedidos de reunião de uma semana. Marque os que você combinou por mensagem e, mais ou menos, quantas mensagens cada um levou.
2. 2.Passe primeiro as recorrentes. Reuniões 1:1, alinhamentos e chamadas de apresentação são as mais fáceis de colocar em uma página de agendamento.
3. 3.Combine as regras uma vez. Sente com o seu executivo e definam juntos os horários de reunião, os intervalos e os limites, para que a página agende do jeito que ele gostaria.

Mesmo com números modestos, as horas se acumulam rápido ao longo de um trimestre. É um tempo que o assistente executivo pode devolver direto para o trabalho para o qual o executivo o contratou.