Cosa faresti con le oreche passi a organizzare riunioni?

Gli assistenti di direzione sono la spina dorsale di qualsiasi organizzazione. Uno dei loro compiti principali è coordinare il vertice aziendale e metterlo in contatto con il resto dell’organizzazione, destreggiandosi nel frattempo tra impegni personali e impegni con i clienti, spesso all’ultimo momento. Un compito sempre delicato, visto il numero enorme di riunioni e di interlocutori da gestire.

Mi ha sempre colpito come riescano a gestire e coordinare così tante cose, soprattutto chi supporta più dirigenti contemporaneamente.

Se lavori come assistente di direzione, sai già dove va a finire la settimana. Qualcuno ha bisogno di 30 minuti con il tuo manager, qualcun altro vuole spostare l’incontro di giovedì e il consiglio di amministrazione vuole una data entro venerdì. Ogni richiesta costa qualche messaggio. Messe insieme, riempiono quasi tutta la giornata.

Qui sotto trovi quanto è grande davvero questo lavoro, una griglia semplice per fare ordine e come affidare il botta e risposta a una pagina di prenotazione o a un sondaggio. Alla fine c’è un calcolatore per provare con i tuoi numeri.

Perché ricade sull’assistente in automatico. L’Executive Productivity Report 2025 di Prialto ha chiesto ai dirigenti di cosa si occupano i loro assistenti, e la gestione dell’agenda è arrivata in cima, al 79%. Al secondo posto i viaggi, al terzo la gestione della posta.

Anche gli assistenti sentono il lavoro crescere. Il Global Skills Matrix 2026, un’indagine su oltre 3.000 professionisti amministrativi in 69 paesi, ha rilevato:

«Il 59% dei professionisti amministrativi dichiara che le proprie responsabilità si sono ampliate in modo significativo dal 2021.»

Lo US Bureau of Labor Statistics aggiunge che «molti segretari di direzione e assistenti di direzione supportano più di un manager all’interno di un’organizzazione». Due o tre manager vogliono dire due o tre insiemi di preferenze, tutti da tenere a mente.

Questo dimostra quanto sia diventata più complicata la vita dell’assistente di direzione di oggi. Nonostante tutte queste responsabilità in più, coordinare le riunioni e destreggiarsi tra i calendari resta il compito in cima alla lista.

Fonti: Prialto, Executive Productivity Report, 2025 · Global Skills Matrix, 2026 · US Bureau of Labor Statistics, 2026

Soprattutto il lavoro per cui ti hanno assunto. Il 2026 State of the Administrative Profession dell’American Society of Administrative Professionals ha rilevato:

«Quasi il 40% degli amministrativi non ha alcuna responsabilità strategica nelle fasi Partnering o Leading, nonostante qualifiche adatte a un lavoro di livello più alto.»

Anche il tuo manager ne risente. Nello stesso report di Prialto, un’indagine su 508 dirigenti, «oltre il 50% dei dirigenti passa il 30% o più della giornata in attività di poco valore». Quando siete entrambi bloccati nella logistica, nessuno si occupa di pianificazione, preparazione o follow-up.

Non puoi recuperare quel tempo finché non lo vedi. Quindi inizia a fare ordine nella tua settimana.

Quello che mi colpisce di più è lo spreco su entrambi i lati della scrivania. Da una parte c’è un manager sommerso da attività di poco valore, dall’altra un assistente con le competenze per prendersene una bella fetta, ed entrambi sono bloccati a cercare un’ora libera giovedì.

Fonti: ASAP, State of the Administrative Profession, 2026 · Prialto, Executive Productivity Report, 2025

La griglia urgente-importante del Chartered Management Institute classifica ogni attività con due domande. È importante? È urgente? Il suo modello chiama i quattro quadranti Fare, Pianificare, Delegare e Limitare, e dice che ciò che è importante ma non urgente «è dove vuoi passare più del tuo tempo». Scegli un quadrante per vederlo dalla scrivania di un assistente di direzione.

Su quale account sta la pagina di prenotazione?

Su quello del tuo manager. È lui a collegare il calendario e a possedere la pagina, e tu la configuri insieme a lui: i tipi di riunione, gli orari, i buffer. Oggi Time OS non prenota per conto di qualcun altro, quindi concordate le regole insieme una volta sola. I sondaggi di gruppo, invece, puoi gestirli dal tuo account.

Quando guardo la settimana di un assistente di direzione attraverso questa griglia, il quadrante Delegare è quello che si riempie più in fretta. Secondo me, è anche quello in cui poche regole fissate una volta restituiscono più tempo. Metti sotto controllo quel quadrante, e il quadrante Pianificare riceve finalmente l’attenzione che merita.

Fonte: CMI, Urgent-important grid (template)

Inserisci la tua settimana. I numeri qui sotto sono esempi, quindi sostituiscili con i tuoi. Vedrai il tempo che oggi passi a concordare riunioni, e quanto ne resta se una parte passa a pagine di prenotazione e sondaggi.

Da dove iniziare?

1. 1.Elenca le richieste di riunione di una settimana. Segna quelle che hai concordato via messaggio, e più o meno quanti messaggi ha richiesto ciascuna.
2. 2.Sposta prima quelle ricorrenti. Riunioni 1:1, aggiornamenti periodici e call conoscitive sono le più facili da mettere su una pagina di prenotazione.
3. 3.Concorda le regole una volta sola. Siediti con il tuo manager e impostate insieme orari delle riunioni, buffer e limiti, così la pagina prenota come vorrebbe lui.

Anche con numeri modesti, le ore si sommano in fretta nell’arco di un trimestre. È tempo che un assistente di direzione può reinvestire subito nel lavoro per cui il suo manager l’ha assunto.