Wspierasz nowego przełożonego?Oto, jak najlepiej wykorzystać pierwsze 30 dni.

Asystenci zarządu to znacznie więcej niż osoby, które prowadzą twój kalendarz. Dbają o to, żeby twój czas szedł na najważniejsze sprawy firmy, na twoich ludzi, a często także na twoje życie prywatne. To nie lada sztuka.

W niektórych firmach to oni po cichu trzymają wszystko w ręku. Dzięki nim decyzje w ogóle zapadają, bo to oni sprowadzają właściwych ludzi we właściwe miejsce, żeby mogli dobrze zdecydować. Pokażę, jak mogą wyglądać pierwsze tygodnie EA z nowym przełożonym, żeby choć trochę przybliżyć ich świat. A jeśli pracujesz jako EA, mam nadzieję, że znajdziesz tu kilka przydatnych wskazówek dla siebie.

Niedawny post na LinkedInie o dobrze płatnej posadzie EA w Londynie kończył się żartem: ktoś powinien zbudować narzędzie, które zrobi to wszystko samo. Odpowiedzi od asystentów zarządu, szefów gabinetów i headhunterów posypały się lawinowo. Kalendarze, skrzynki mailowe i podróże to tylko widoczna część tej pracy. Wyjątkowego EA wyróżnia wyczucie: umie ocenić, co zasługuje na czas przełożonego, chroni jego uwagę i można mu powierzyć sprawy, których nikt nigdzie nie zapisuje. Zgadzam się z nimi.

Poniżej: dlaczego pierwsze tygodnie są tak wymagające, jakie pytania warto zadać na początku, model CMI, który pomaga ustalić, o czym decydujesz, w czym Time OS zdejmuje z ciebie rutynowe sprawy administracyjne, i zasady współpracy do wypełnienia razem z przełożonym.

Bo poznajesz człowieka, a jednocześnie prowadzisz jego tydzień. Jego priorytety, ludzi, którzy są dla niego ważni, to, w jakiej formie chce dostawać informacje, i to, kiedy trzeba go chronić przed jego własnym kalendarzem. Nic z tego nie czeka, aż się wszystkiego nauczysz.

Kalendarz to często pierwsza rzecz, po której cię oceniają. W raporcie Executive Productivity Report 2025 firma Prialto zapytała członków kadry kierowniczej, czym zajmują się ich asystenci. Na pierwszym miejscu znalazło się planowanie spotkań, z wynikiem 79%, przed podróżami i obsługą skrzynki mailowej. Ludzie zauważą, że tydzień przebiega gładko, dużo wcześniej, niż dostrzegą wyczucie, które za tym stoi.

Wielu asystentów zarządu poznaje naraz więcej niż jednego przełożonego. US Bureau of Labor Statistics zauważa, że „wiele osób pracujących jako sekretarze i asystenci zarządu wspiera w organizacji więcej niż jednego menedżera”. Dwóch przełożonych to dwa zestawy priorytetów, dwa kręgi ważnych osób i dwa zestawy nawyków.

Źródła: Prialto, 2025 Executive Productivity Report · U.S. Bureau of Labor Statistics, Occupational Outlook Handbook

Zadaj pytania, które pokażą ci, co chronić i kto ma pierwszeństwo. Na dobry początek wystarczy tych pięć.

1. 1.Jak wygląda dla ciebie świetny tydzień? Dzięki temu wiesz, co chronić, zanim jeszcze wiesz, komu odmawiać.
2. 2.Kto zawsze może liczyć na twój czas, a kto powinien najpierw zgłaszać się do mnie? Takiej mapy ludzi nie odda w pełni żadna notatka z przekazania obowiązków.
3. 3.Kiedy najlepiej ci się myśli? To pierwszy blok czasu, który warto chronić.
4. 4.Jak i kiedy mam przekazywać ci informacje? Przed każdym spotkaniem, na początku dnia czy na piśmie poprzedniego wieczoru.
5. 5.Czego nigdy nie mogę przesunąć bez twojej zgody? To twoja pierwsza lista decyzji do omówienia. Gdy rośnie zaufanie, robi się coraz krótsza.

Jeśli uda ci się porozmawiać z osobą, która wspierała tego przełożonego przed tobą, zapytaj, co chciałaby wiedzieć w swoim pierwszym miesiącu. Często to najbardziej przydatne pół godziny całego przekazania obowiązków.

Poradnik Chartered Management Institute o skutecznym delegowaniu zaczyna od ustalenia granic na jednym z trzech poziomów: decydujesz dopiero po rozmowie, decydujesz i potem informujesz albo decydujesz samodzielnie. Z nowym przełożonym większość asystentów zarządu zaczyna od pierwszego poziomu i z czasem dochodzi do ostatniego. Gdy nazwiecie te poziomy na głos, postęp będzie widać po obu stronach. Wybierz etap, żeby zobaczyć, jak to wygląda w praktyce.

Każdy kolejny poziom to zdobyte zaufanie. A gdy ustalenia są zapisane, nie trzeba ich negocjować od nowa za każdym razem, gdy w kalendarzu robi się tłoczno.

Źródło: CMI, Successful delegation (poradnik)

Te, które się powtarzają. Dzięki temu więcej czasu w tygodniu zostaje na decyzje, które wymagają twojego wyczucia.

1. 1.Strony rezerwacji na rutynowe spotkania. Spotkania 1:1, rozmowy zapoznawcze i przeglądy są rezerwowane według faktycznej dostępności twojego przełożonego, bez długiej wymiany maili.
2. 2.Zasady ustalone raz. Godziny spotkań, czas buforowy i dzienne limity obowiązują przy każdej rezerwacji, więc nie musisz co tydzień bronić tych samych przerw.
3. 3.Ankiety grupowe na duże spotkania. Posiedzenia rady nadzorczej, spotkania wyjazdowe i spotkania kierownictwa dostają termin, który pasuje wszystkim, a do głosowania nikt nie potrzebuje konta.
4. 4.Chroniony czas, który pozostaje nietknięty. Czas skupienia i nieobecność w biurze z automatycznym odrzucaniem zaproszeń odrzucają kolidujące zaproszenia z uzgodnioną wiadomością.

Czy mogę rezerwować spotkania bezpośrednio w kalendarzu przełożonego?

Time OS nie rezerwuje dziś spotkań w czyimś imieniu. Twój przełożony łączy własny kalendarz i jest właścicielem stron rezerwacji oraz ustawień, a wy konfigurujecie je razem. Takie wspólne ustawianie to przy okazji dobra rozmowa na pierwszy tydzień o tym, jak przełożony lubi pracować.

Moim zdaniem najlepsze narzędzia oddają asystentowi zarządu godziny, które pochłania logistyka, a wyczucie i decyzje zostawiają tam, gdzie ich miejsce: w twoich rękach.

Wypełnij to razem z przełożonym podczas pierwszej porządnej rozmowy. Każda część odpowiada jednej z ośmiu rzeczy, które warto ustalić w pierwszym miesiącu, a wskaźnik zapełnia się z każdym ustaleniem. Karta pokazuje, które ustawienie Time OS może przejąć każdą rutynową zasadę. Możesz ją wydrukować albo zapisać jako PDF. Nic, co zaznaczysz lub wpiszesz, nie jest zapisywane ani wysyłane.

Od czego zacząć?

1. 1.W pierwszym tygodniu umów się na porządną rozmowę. Trzydzieści minut na pięć pytań, o których piszę wyżej.
2. 2.Ustalcie poziomy decyzji. Które decyzje omawiacie, o których informujesz po fakcie, a które należą do ciebie.
3. 3.Ustaw rutynowe zasady w narzędziu. Godziny, przerwy, limity i strony rezerwacji. Wtedy sprawy administracyjne toczą się same, a ty poznajesz ludzi.