Skal du støtte en ny chef?Sådan får du mest ud af de første 30 dage.

Direktionsassistenter er så meget mere end en, der styrer din kalender. De sørger for, at din tid går til de vigtigste dele af din forretning, dine medarbejdere og i mange tilfælde dit liv. Det er ingen lille bedrift.

I nogle organisationer er det dem, der styrer det hele bag kulisserne. De får tingene til at ske ved at samle de rette mennesker på det rette sted, så den rette beslutning bliver truffet. Jeg vil vise dig, hvordan en direktionsassistents første uger med en ny chef kan se ud, så du får et indblik i deres verden. Hvis du selv er direktionsassistent, håber jeg, at du finder et par guldkorn, du kan tage med dig.

Et nyligt LinkedIn-opslag om et godt betalt job som direktionsassistent i London sluttede med en joke: nogen burde bygge et værktøj, der klarer det hele selv. Svarene fra direktionsassistenter, stabschefer og headhuntere væltede ind. Kalendere, indbakker og rejser er kun den synlige del af jobbet. Det, der gør en direktionsassistent exceptionel, er dømmekraft: at afgøre, hvad der fortjener chefens tid, at beskytte chefens opmærksomhed og at blive betroet ting, som ingen skriver ned. Jeg er enig med dem.

Nedenfor kan du se, hvorfor de første uger er så krævende, hvilke spørgsmål det er værd at stille tidligt, en model fra CMI til at aftale, hvad du beslutter, hvor Time OS tager rutinearbejdet fra dig, og en samarbejdsaftale, du kan udfylde sammen med din chef.

Fordi du skal lære et nyt menneske at kende, mens du styrer vedkommendes uge. Hvad der har førsteprioritet, hvilke mennesker der betyder noget, hvordan din chef gerne vil briefes, og hvornår chefen skal beskyttes mod sin egen kalender. Intet af det står på pause, mens du lærer.

Det er ofte kalenderen, du bliver bedømt på først. Prialtos Executive Productivity Report fra 2025 spurgte ledere, hvilke opgaver deres assistenter tager sig af, og planlægning lå øverst med 79 %, foran rejser og styring af indbakken. Folk lægger mærke til en uge, der kører gnidningsfrit, længe før de ser dømmekraften bag den.

Mange direktionsassistenter skal lære mere end én chef at kende på én gang. US Bureau of Labor Statistics skriver, at ”mange direktionssekretærer og direktionsassistenter støtter mere end én leder i en organisation.” To chefer betyder to sæt prioriteter, to sæt mennesker og to sæt vaner.

Kilder: Prialto, 2025 Executive Productivity Report · U.S. Bureau of Labor Statistics, Occupational Outlook Handbook

De spørgsmål, der fortæller dig, hvad du skal beskytte, og hvem der kommer først. De her fem er et godt sted at starte.

1. 1.Hvordan ser en rigtig god uge ud for dig? Svaret fortæller dig, hvad du skal beskytte, før du ved, hvem du skal sige nej til.
2. 2.Hvem får altid tid, og hvem skal gå gennem mig først? Det kort over mennesker er den del, som ingen overdragelsesnote nogensinde fanger helt.
3. 3.Hvornår tænker du bedst? Det er den første tidsblok, du skal beskytte.
4. 4.Hvordan vil du gerne briefes? Før hvert møde, når dagen starter, eller skriftligt aftenen før.
5. 5.Hvad må jeg aldrig flytte uden at spørge dig? Det er din første liste over beslutninger, I skal drøfte, og den bliver kortere, efterhånden som tilliden vokser.

Hvis du kan få tid med den, der støttede chefen før dig, så spørg, hvad vedkommende gerne ville have vidst i sin første måned. Det er ofte den mest nyttige halve time i hele overdragelsen.

Chartered Management Institute har en vejledning i god uddelegering, og den starter med at aftale rammerne på et af tre niveauer: beslut først efter en drøftelse, beslut og orientér bagefter, eller beslut selv. De fleste direktionsassistenter starter på det første niveau med en ny chef og arbejder sig op til det sidste. Når I aftaler niveauerne højt og tydeligt, kan I begge se, hvor langt I er nået. Vælg et trin for at se, hvad det betyder i praksis.

Hvert skridt op ad niveauerne er tillid, du har gjort dig fortjent til. Og når det står på skrift, skal det ikke forhandles igen, hver gang kalenderen bliver travl.

Kilde: CMI, Successful delegation

I den del, der gentager sig, så mere af din uge går til de beslutninger, der kræver din dømmekraft.

1. 1.Bookingsider til rutinemøder. 1:1-møder, introduktionsopkald og gennemgange bliver booket ud fra din chefs faktiske tilgængelighed, uden en lang række mails.
2. 2.Regler, der sættes én gang. Mødetider, buffertid og daglige grænser gælder for hver booking, så du ikke skal forsvare de samme huller hver uge.
3. 3.Gruppeafstemninger til de store møder. Bestyrelsesmøder, offsites og ledermøder får et tidspunkt, der passer, og ingen behøver en konto for at stemme.
4. 4.Beskyttet tid, der forbliver beskyttet. Fokustid og fravær med automatisk afvisning siger nej til invitationer, der overlapper, med en besked, I har aftalt.

Kan jeg booke direkte i min chefs kalender?

Time OS kan i dag ikke booke på vegne af en anden. Din chef forbinder sin egen kalender og ejer bookingsiderne og indstillingerne, og I sætter dem op sammen. Den opsætning er samtidig en god samtale i den første uge om, hvordan chefen helst vil arbejde.

Efter min mening giver de bedste værktøjer en direktionsassistent de timer tilbage, der går med logistik, og lader dømmekraften blive, hvor den hører hjemme: hos dig.

Udfyld den her sammen med din chef, første gang I sætter jer ned i ro og mag. Hver del svarer til en af otte ting, som det er værd at få på plads i din første måned, og måleren fyldes op, efterhånden som I bliver enige. Kortet viser, hvilken indstilling i Time OS der kan klare hver rutineregel, og du kan printe det eller gemme det som PDF. Intet af det, du krydser af eller skriver, bliver gemt eller sendt.

Hvor starter du?

1. 1.Book et ordentligt møde i den første uge. Tredive minutter med de fem spørgsmål ovenfor.
2. 2.Aftal jeres niveauer. Hvilke beslutninger I drøfter, hvilke du orienterer om bagefter, og hvilke der er dine.
3. 3.Sæt rutinereglerne op i værktøjet. Tider, pauser, grænser og bookingsider, så det administrative kører, mens du lærer menneskerne at kende.