Affianchi un nuovo manager?Ecco come sfruttare al meglio i primi 30 giorni.

Gli assistenti di direzione sono molto più di qualcuno che gestisce il tuo calendario. Fanno in modo che il tuo tempo vada alle parti più importanti della tua attività, alle tue persone e, in molti casi, alla tua vita. Non è un’impresa da poco.

In alcune organizzazioni sono loro a tirare le fila dietro le quinte. Fanno sì che le decisioni vengano prese, mettendo le persone giuste nel posto giusto per fare la scelta giusta. Ti racconto come possono essere le prime settimane di un assistente di direzione con un nuovo manager, così ti fai un’idea del suo mondo. E se lavori come assistente di direzione, spero che tu trovi qualche spunto utile da portarti via.

Di recente un post su LinkedIn che parlava di un ruolo da assistente di direzione ben pagato a Londra si chiudeva con una battuta: qualcuno dovrebbe creare uno strumento che faccia tutto questo in autonomia. Le risposte di assistenti di direzione, chief of staff e cacciatori di teste sono arrivate a raffica. Calendari, caselle di posta e viaggi sono solo la parte visibile del ruolo. Quello che rende eccezionale un assistente di direzione è il giudizio: decidere cosa merita il tempo di un manager, proteggerne l’attenzione e ricevere fiducia su cose che nessuno mette per iscritto. Sono d’accordo con loro.

Qui sotto trovi perché le prime settimane sono così impegnative, le domande da fare subito, un modello del CMI per concordare cosa decidi tu, dove Time OS ti toglie l’amministrazione di routine e un accordo di collaborazione da compilare con il tuo manager.

Perché impari a conoscere una persona mentre gestisci la sua settimana. Le sue priorità, le persone che contano per lei, come preferisce essere aggiornata e quando va protetta dalla sua stessa agenda. Niente di tutto questo si ferma mentre impari.

Spesso è dall’agenda che si viene giudicati per primi. L’Executive Productivity Report 2025 di Prialto ha chiesto ai dirigenti di quali attività si occupano i loro assistenti, e la gestione dell’agenda è arrivata in cima, al 79%, davanti ai viaggi e alla gestione della posta. Una settimana che fila liscia si nota molto prima del giudizio che c’è dietro.

Molti assistenti di direzione imparano a conoscere più di un manager alla volta. Lo US Bureau of Labor Statistics osserva che «molti segretari di direzione e assistenti di direzione supportano più di un manager all’interno di un’organizzazione». Due manager vogliono dire due insiemi di priorità, due cerchie di persone e due insiemi di abitudini.

Fonti: Prialto, 2025 Executive Productivity Report · U.S. Bureau of Labor Statistics, Occupational Outlook Handbook

Le domande che ti dicono cosa proteggere, e chi viene prima. Queste cinque sono un buon punto di partenza.

1. 1.Com’è per Lei una settimana ideale? Ti dice cosa proteggere prima ancora che tu sappia a chi dire di no.
2. 2.Chi ha sempre spazio in agenda, e chi dovrebbe passare prima da me? Questa mappa delle persone è la parte che nessuna nota di passaggio di consegne riesce mai a cogliere del tutto.
3. 3.In quali momenti riesce a ragionare meglio? È il primo blocco di tempo da proteggere.
4. 4.Come preferisce ricevere i briefing? Prima di ogni riunione, all’inizio della giornata o per iscritto la sera prima.
5. 5.Cosa non dovrei mai spostare senza prima chiedere a Lei? È la tua prima lista di decisioni da discutere, e la accorcerai man mano che cresce la fiducia.

Se riesci a parlare con chi supportava questo manager prima di te, chiedigli cosa avrebbe voluto sapere nel primo mese. Spesso è la mezz’ora più utile di tutto il passaggio di consegne.

La guida del Chartered Management Institute sulla delega efficace parte dal concordare i confini su uno di tre livelli: decidere solo dopo averne parlato, decidere e poi riferire, oppure decidere in autonomia. Con un nuovo manager, la maggior parte degli assistenti di direzione parte dal primo livello e si guadagna l’ultimo un passo alla volta. Concordare i livelli ad alta voce rende quel percorso visibile a entrambi. Scegli una fase per vedere come funziona.

Ogni livello in più è fiducia guadagnata. E se lo metti per iscritto, non devi rinegoziarlo ogni volta che l’agenda si riempie.

Fonte: CMI, Successful delegation

La parte ripetitiva, così più tempo della tua settimana va alle decisioni che richiedono giudizio.

1. 1.Pagine di prenotazione per le riunioni di routine. Riunioni 1:1, call conoscitive e revisioni si prenotano in base alla disponibilità reale del tuo manager, senza catene di email.
2. 2.Regole fissate una volta sola. Orari delle riunioni, buffer e limiti giornalieri valgono per ogni prenotazione, così non devi difendere le stesse pause ogni settimana.
3. 3.Sondaggi di gruppo per le riunioni importanti. Consigli di amministrazione, offsite e riunioni del vertice trovano un orario che va bene a tutti, e per votare nessuno ha bisogno di un account.
4. 4.Tempo protetto che resta protetto. Il tempo di concentrazione e il fuori sede con rifiuto automatico respingono gli inviti sovrapposti con un messaggio concordato.

Posso prenotare direttamente nel calendario del mio manager?

Oggi Time OS non prenota per conto di qualcun altro. È il tuo manager a collegare il proprio calendario e a possedere pagine di prenotazione e impostazioni, e voi le configurate insieme. Quella sessione di configurazione è anche un’ottima conversazione da prima settimana su come preferisce lavorare.

Secondo me, gli strumenti migliori restituiscono a un assistente di direzione le ore che se ne vanno in logistica, e lasciano il giudizio dove deve stare: a te.

Compila questo accordo con il tuo manager nel vostro primo vero incontro. Ogni parte corrisponde a una delle otto cose da chiarire nel primo mese, e l’indicatore si riempie man mano che le concordate. La scheda mostra quale impostazione di Time OS può occuparsi di ogni regola di routine, e puoi stamparla o salvarla in PDF. Niente di ciò che spunti o scrivi viene salvato o inviato.

Da dove iniziare?

1. 1.Fissa un vero incontro nella prima settimana. Trenta minuti, con le cinque domande qui sopra.
2. 2.Concordate i livelli. Quali decisioni discutete insieme, su quali riferisci e quali spettano a te.
3. 3.Imposta le regole di routine nello strumento. Orari, pause, limiti e pagine di prenotazione, così l’amministrazione va avanti da sola mentre impari a conoscere le persone.