Ska du stötta en ny chef?Så får du ut mest av de första 30 dagarna.

Chefsassistenter är så mycket mer än någon som sköter din kalender. De ser till att din tid går till de viktigaste delarna av din verksamhet, dina medarbetare och i många fall ditt liv. Det är ingen liten sak.

I vissa organisationer är det de som styr allt bakom kulisserna. De får saker att hända genom att samla rätt personer på rätt plats, så att rätt beslut blir fattat. Jag ska visa hur en chefsassistents första veckor med en ny chef kan se ut, så att du får en inblick i deras värld. Om du själv är chefsassistent hoppas jag att du hittar några guldkorn att ta med dig.

Ett färskt LinkedIn-inlägg om en välbetald tjänst som chefsassistent i London slutade med ett skämt: någon borde bygga ett verktyg som gör allt det här på egen hand. Svaren från chefsassistenter, stabschefer och headhunters strömmade in. Kalendrar, inkorgar och resor är bara den synliga delen av jobbet. Det som gör en chefsassistent exceptionell är omdöme: att avgöra vad som förtjänar chefens tid, att skydda chefens uppmärksamhet och att bli betrodd med saker som ingen skriver ner. Jag håller med dem.

Här nedan ser du varför de första veckorna är så krävande, vilka frågor som är värda att ställa tidigt, en modell från CMI för att komma överens om vad du bestämmer, var Time OS tar över rutinadministrationen och en arbetsöverenskommelse att fylla i tillsammans med din chef.

För att du lär känna en ny människa samtidigt som du sköter hens vecka. Vad som är viktigast, vilka personer som betyder något, hur chefen vill bli uppdaterad och när chefen behöver skyddas mot sin egen kalender. Inget av det pausar medan du lär dig.

Det är ofta kalendern du bedöms på först. Prialtos Executive Productivity Report för 2025 frågade chefer vilka uppgifter deras assistenter tar hand om, och schemaläggning hamnade högst med 79 %, före resor och hantering av inkorgen. Folk märker en vecka som flyter långt innan de ser omdömet bakom den.

Många chefsassistenter lär känna mer än en chef samtidigt. US Bureau of Labor Statistics konstaterar att ”många chefssekreterare och chefsassistenter stöttar mer än en chef i en organisation.” Två chefer betyder två uppsättningar prioriteringar, två uppsättningar människor och två uppsättningar vanor.

Källor: Prialto, 2025 Executive Productivity Report · U.S. Bureau of Labor Statistics, Occupational Outlook Handbook

Frågorna som visar vad du ska skydda och vem som kommer först. De här fem är en bra början.

1. 1.Hur ser en riktigt bra vecka ut för dig? Svaret visar vad du ska skydda innan du vet vem du ska säga nej till.
2. 2.Vem får alltid tid, och vem ska gå via mig först? Den här kartan över människor är det som ingen överlämningsanteckning någonsin fångar helt.
3. 3.När tänker du bäst? Det är det första tidsblocket att skydda.
4. 4.Hur vill du bli uppdaterad? Före varje möte, när dagen börjar eller skriftligt kvällen innan.
5. 5.Vad får jag aldrig flytta utan att fråga dig? Det blir din första lista över beslut att diskutera, och den blir kortare i takt med att förtroendet växer.

Om du får tid med den som stöttade chefen före dig, fråga vad den personen hade velat veta under sin första månad. Det är ofta den mest användbara halvtimmen i hela överlämningen.

Chartered Management Institute har en guide till lyckad delegering, och den börjar med att ni kommer överens om ramarna på en av tre nivåer: bestämma först efter en diskussion, bestämma och sedan återrapportera, eller bestämma själv. De flesta chefsassistenter börjar på den första nivån med en ny chef och arbetar sig fram till den sista. När ni säger nivåerna högt blir det tydligt för er båda hur långt ni har kommit. Välj ett steg för att se hur det ser ut i praktiken.

Varje steg uppåt är förtroende som du har förtjänat. Och när det står på papper behöver det inte förhandlas om varje gång kalendern blir full.

Källa: CMI, Successful delegation

I den del som upprepas, så att mer av din vecka kan gå till det som kräver ditt omdöme.

1. 1.Bokningssidor för rutinmöten. 1:1-möten, introduktionssamtal och genomgångar bokas utifrån din chefs faktiska tillgänglighet, utan en lång mejlkedja.
2. 2.Regler som sätts en gång. Mötestider, buffertid och dagliga gränser gäller för varje bokning, så att du slipper försvara samma luckor varje vecka.
3. 3.Gruppomröstningar för de stora mötena. Styrelsemöten, offsites och ledningsmöten får en tid som fungerar, och ingen behöver ett konto för att rösta.
4. 4.Skyddad tid som förblir skyddad. Fokustid och frånvaro med automatiskt avböjande tackar nej till inbjudningar som krockar, med ett meddelande som ni har kommit överens om.

Kan jag boka direkt i min chefs kalender?

Time OS kan i dag inte boka för någon annans räkning. Din chef ansluter sin egen kalender och äger bokningssidorna och inställningarna, och ni sätter upp dem tillsammans. Den genomgången blir samtidigt ett bra samtal under första veckan om hur chefen vill arbeta.

Enligt mig ger de bästa verktygen en chefsassistent tillbaka timmarna som går till logistik, och lämnar omdömet där det hör hemma: hos dig.

Fyll i det här tillsammans med din chef första gången ni sätter er ner ordentligt. Varje del motsvarar en av åtta saker som är värda att reda ut under din första månad, och mätaren fylls i takt med att ni kommer överens. Kortet visar vilken inställning i Time OS som kan sköta varje rutinregel, och du kan skriva ut det eller spara det som PDF. Inget av det du kryssar i eller skriver sparas eller skickas.

Var börjar du?

1. 1.Boka ett ordentligt möte under den första veckan. Trettio minuter med de fem frågorna ovan.
2. 2.Kom överens om era nivåer. Vilka beslut ni diskuterar, vilka du återrapporterar och vilka som är dina.
3. 3.Ställ in rutinreglerna i verktyget. Tider, mellanrum, gränser och bokningssidor, så att administrationen rullar på medan du lär känna människorna.