Tu accompagnes un nouveau dirigeant ?Voici comment réussir tes 30 premiers jours.

Les assistants de direction sont bien plus que des gens qui gèrent ton agenda. Ils veillent à ce que ton temps aille à l’essentiel : les priorités de ton entreprise, tes équipes et, bien souvent, ta vie. Ce n’est pas une mince affaire.

Dans certaines organisations, ce sont eux qui tirent les ficelles en coulisses. Ils font avancer les décisions en réunissant les bonnes personnes, au bon endroit, pour faire le bon choix. Je vais te montrer à quoi peuvent ressembler les premières semaines d’un assistant de direction avec un nouveau dirigeant, pour te donner un aperçu de son quotidien. Et si tu es toi-même assistant de direction, j’espère que tu y trouveras quelques pépites utiles.

Récemment, une publication LinkedIn sur un poste d’assistant de direction bien payé à Londres se terminait par une blague : quelqu’un devrait créer un outil qui fasse tout ça tout seul. Les réponses d’assistants de direction, de chiefs of staff et de chasseurs de têtes ont afflué. Les agendas, les boîtes mail et les déplacements ne sont que la partie visible du métier. Ce qui rend un assistant de direction exceptionnel, c’est son jugement : décider ce qui mérite le temps d’un dirigeant, protéger son attention, et être digne de confiance pour tout ce que personne ne met par écrit. Je suis d’accord avec eux.

Au programme : pourquoi les premières semaines sont si exigeantes, les questions à poser tôt, un modèle du CMI pour convenir de ce que tu décides, là où Time OS te décharge de l’administratif courant, et une charte de collaboration à remplir avec ton dirigeant.

Parce que tu apprends à connaître une personne tout en gérant sa semaine. Ses priorités, les gens qui comptent pour elle, la façon dont elle aime être briefée, et les moments où il faut la protéger de son propre agenda. Rien de tout ça ne s’arrête pendant que tu apprends.

C’est souvent sur l’agenda qu’on te juge en premier. L’Executive Productivity Report 2025 de Prialto a demandé aux dirigeants quelles tâches gèrent leurs assistants, et la planification arrive en tête, à 79 %, devant les déplacements et la gestion de la boîte mail. On remarque une semaine fluide bien avant de voir le jugement qui se cache derrière.

Beaucoup d’assistants de direction apprennent à connaître plusieurs dirigeants à la fois. Le US Bureau of Labor Statistics note que « de nombreux secrétaires de direction et assistants de direction épaulent plus d’un manager au sein d’une organisation ». Deux dirigeants, ce sont deux séries de priorités, deux cercles de contacts et deux séries d’habitudes.

Sources : Prialto, 2025 Executive Productivity Report · U.S. Bureau of Labor Statistics, Occupational Outlook Handbook

Les questions qui te disent quoi protéger, et qui passe en premier. Ces cinq-là sont un bon point de départ.

1. 1.À quoi ressemble une semaine idéale pour vous ? Sa réponse te dit quoi protéger avant même que tu saches à qui dire non.
2. 2.Qui a toujours droit à un créneau, et qui doit d’abord passer par moi ? Cette carte des relations, aucune note de passation ne la restitue jamais complètement.
3. 3.À quel moment de la journée réfléchissez-vous le mieux ? C’est le premier créneau à protéger.
4. 4.Comment aimez-vous être briefé ? Avant chaque réunion, en début de journée, ou par écrit la veille au soir.
5. 5.Qu’est-ce que je ne dois jamais déplacer sans vous demander ? C’est ta première liste de décisions à discuter, et tu la raccourciras à mesure que la confiance s’installe.

Si tu peux voir la personne qui assistait ce dirigeant avant toi, demande-lui ce qu’elle aurait aimé savoir pendant son premier mois. C’est souvent la demi-heure la plus utile de la passation.

Le guide du Chartered Management Institute sur la délégation réussie commence par fixer des limites, à l’un de trois niveaux : décider seulement après en avoir discuté, décider puis rendre compte, ou décider seul. Avec un nouveau dirigeant, la plupart des assistants de direction commencent au premier niveau et gagnent peu à peu le dernier. Convenir des niveaux à voix haute rend ce chemin visible pour vous deux. Choisis une étape pour voir à quoi elle correspond.

Chaque niveau franchi, c’est de la confiance gagnée. Et une fois que c’est écrit, plus besoin de le renégocier dès que l’agenda se remplit.

Source : CMI, Successful delegation

De la partie répétitive, pour que ta semaine laisse plus de place aux arbitrages.

1. 1.Des pages de réservation pour les réunions courantes. Tête-à-tête, appels de présentation et revues se réservent selon les vraies disponibilités de ton dirigeant, sans chaîne d’e-mails.
2. 2.Des règles fixées une fois. Heures de réunion, temps de battement et limites quotidiennes s’appliquent à chaque réservation. Tu n’as plus à défendre les mêmes pauses chaque semaine.
3. 3.Des sondages de groupe pour les grandes réunions. Conseils d’administration, séminaires et réunions de direction trouvent un horaire qui convient, et personne n’a besoin de compte pour voter.
4. 4.Du temps protégé qui le reste. Le temps de concentration et l’absence du bureau avec refus automatique déclinent les invitations en conflit, avec un message convenu ensemble.

Puis-je réserver directement dans l’agenda de mon dirigeant ?

Aujourd’hui, Time OS ne réserve pas au nom de quelqu’un d’autre. Ton dirigeant connecte son propre agenda et possède les pages de réservation et les réglages, et vous les configurez ensemble. Cette séance de configuration est aussi une bonne conversation de première semaine sur sa façon de travailler.

À mon avis, les meilleurs outils rendent à l’assistant de direction les heures englouties par la logistique, et laissent le jugement là où il doit être : entre tes mains.

Remplis cette charte avec ton dirigeant lors de votre première vraie séance de travail. Chaque partie correspond à l’un des huit points à régler pendant ton premier mois, et la jauge se remplit à mesure que vous vous mettez d’accord. La fiche indique quel réglage de Time OS peut prendre en charge chaque règle courante, et tu peux l’imprimer ou l’enregistrer en PDF. Rien de ce que tu coches ou saisis n’est enregistré ni envoyé.

Par où commencer ?

1. 1.Prévois une vraie séance de travail la première semaine. Trente minutes, avec les cinq questions ci-dessus.
2. 2.Fixez ensemble les niveaux. Les décisions dont vous discutez, celles dont tu rends compte et celles qui te reviennent.
3. 3.Configure les règles courantes dans l’outil. Horaires, pauses, limites et pages de réservation, pour que l’administratif tourne pendant que tu apprends à connaître les gens.