Começando a trabalhar com um novo executivo?Veja como fazer os primeiros 30 dias valerem a pena.

Um assistente executivo é muito mais do que alguém que cuida da sua agenda. Ele garante que o seu tempo vá para as partes mais importantes do seu negócio, da sua equipe e, em muitos casos, da sua vida. E isso não é pouca coisa.

Em algumas organizações, são eles que comandam tudo nos bastidores, fazendo as decisões acontecerem ao reunir as pessoas certas, no lugar certo, para tomar a decisão certa. Vou mostrar como podem ser as primeiras semanas de um assistente executivo com um novo executivo, para você ter uma ideia de como é o mundo deles. Se você é assistente executivo e está lendo isto, espero que encontre algumas boas ideias para levar.

Um post recente no LinkedIn sobre uma vaga bem paga de assistente executivo em Londres terminava com uma piada: alguém deveria criar uma ferramenta que fizesse tudo isso sozinha. As respostas de assistentes executivos, chiefs of staff e especialistas em recrutamento de executivos não pararam de chegar. Agendas, caixas de entrada e viagens são só a parte visível da função. O que torna um assistente executivo excepcional é o julgamento: decidir o que merece o tempo de um líder, proteger a atenção dele e ser a pessoa de confiança para o que ninguém coloca no papel. Concordo com eles.

A seguir: por que as primeiras semanas são tão exigentes, as perguntas que vale a pena fazer logo no início, um modelo do CMI para combinar o que você decide, onde o Time OS tira das suas mãos as tarefas administrativas de rotina e um acordo de trabalho para preencher com o seu executivo.

Porque você está conhecendo uma pessoa enquanto cuida da semana dela. Quais são as prioridades, quem importa, como ela gosta de ser atualizada e quando precisa ser protegida da própria agenda. Nada disso para enquanto você aprende.

A agenda costuma ser o primeiro ponto em que você é avaliado. O Executive Productivity Report 2025 da Prialto perguntou a executivos do que os assistentes deles cuidam, e o agendamento de reuniões ficou em primeiro lugar, com 79%, à frente de viagens e da gestão da caixa de entrada. As pessoas percebem uma semana que corre bem muito antes de enxergar o julgamento por trás dela.

Muitos assistentes executivos estão conhecendo mais de um líder ao mesmo tempo. O US Bureau of Labor Statistics observa que “muitos secretários executivos e assistentes administrativos executivos dão suporte a mais de um gestor em uma organização”. Dois executivos são dois conjuntos de prioridades, dois grupos de pessoas e dois conjuntos de hábitos.

Fontes: Prialto, 2025 Executive Productivity Report · U.S. Bureau of Labor Statistics, Occupational Outlook Handbook

As perguntas que mostram o que proteger e quem vem primeiro. Estas cinco são um bom ponto de partida.

1. 1.Como é uma semana ideal para você? Isso mostra o que proteger antes mesmo de você saber para quem dizer não.
2. 2.Quem sempre tem espaço na sua agenda, e quem deveria passar por mim primeiro? Esse mapa de pessoas é a parte que nenhuma nota de transição consegue captar por completo.
3. 3.Em que momento do dia você pensa melhor? Esse é o primeiro bloco de tempo a proteger.
4. 4.Como você prefere ser atualizado? Antes de cada reunião, no começo do dia ou por escrito na noite anterior.
5. 5.O que eu nunca devo mudar sem falar com você? É a sua primeira lista de decisões para conversar antes, e ela vai diminuindo à medida que a confiança cresce.

Se conseguir conversar com a pessoa que dava suporte a esse executivo antes de você, pergunte o que ela gostaria de ter sabido no primeiro mês. Muitas vezes, é a meia hora mais útil de toda a transição.

O guia do Chartered Management Institute sobre como delegar bem começa combinando limites em um de três níveis: decidir só depois de conversar, decidir e informar depois, ou decidir por conta própria. A maioria dos assistentes executivos começa no primeiro nível com um novo executivo e vai conquistando o caminho até o último. Combinar os níveis abertamente torna esse avanço visível para os dois. Escolha uma etapa para ver como funciona.

Cada passo para o próximo nível é confiança conquistada, e colocar isso no papel evita ter que renegociar tudo sempre que a agenda aperta.

Fonte: CMI, Successful delegation

Na parte que se repete, para que mais da sua semana vá para as decisões que exigem julgamento.

1. 1.Páginas de agendamento para reuniões de rotina. Reuniões 1:1, chamadas de apresentação e revisões são agendadas a partir da disponibilidade real do seu executivo, sem uma sequência de e-mails.
2. 2.Regras definidas uma vez. Horários de reunião, intervalos e limites diários valem para todo agendamento, então você não precisa defender os mesmos espaços toda semana.
3. 3.Enquetes de grupo para as reuniões grandes. Reuniões de conselho, encontros fora do escritório e reuniões da liderança encontram um horário que funciona, e ninguém precisa de conta para votar.
4. 4.Tempo protegido que continua protegido. O tempo de foco e o modo fora do escritório com recusa automática recusam convites em conflito com uma mensagem que vocês combinaram.

Posso agendar direto na agenda do meu executivo?

Hoje o Time OS não agenda em nome de outra pessoa. O seu executivo conecta a própria agenda e é o dono das páginas de agendamento e das configurações, e vocês configuram tudo juntos. Essa sessão de configuração também serve como uma ótima conversa de primeira semana sobre como ele gosta de trabalhar.

Na minha visão, as melhores ferramentas devolvem ao assistente executivo as horas que vão embora com logística e deixam o julgamento onde ele deve ficar: com você.

Preencha isto com o seu executivo na primeira conversa de verdade entre vocês. Cada parte corresponde a uma das oito coisas que vale a pena acertar no primeiro mês, e o medidor vai enchendo à medida que vocês combinam cada uma. O cartão mostra qual configuração do Time OS pode cuidar de cada regra de rotina, e você pode imprimir ou salvar como PDF. Nada do que você marcar ou digitar é salvo ou enviado.

Por onde começar?

1. 1.Marque uma conversa de verdade na primeira semana. Trinta minutos com as cinco perguntas acima.
2. 2.Combinem os níveis. Quais decisões vocês conversam antes, sobre quais você informa depois e quais são suas.
3. 3.Configure as regras de rotina na ferramenta. Horários, intervalos, limites e páginas de agendamento, para que a parte administrativa ande sozinha enquanto você conhece as pessoas.