¿Empiezas a trabajar con un nuevo directivo?Así aprovechas al máximo los primeros 30 días.

Un asistente ejecutivo es mucho más que alguien que te gestiona la agenda. Se asegura de que tu tiempo vaya a lo más importante de tu negocio, de tu gente y, en muchos casos, de tu vida. Y eso no es poca cosa.

En algunas organizaciones, son quienes mueven los hilos entre bastidores: hacen que las decisiones salgan adelante reuniendo a las personas adecuadas, en el lugar adecuado, para tomar la decisión correcta. Te voy a contar cómo pueden ser las primeras semanas de un asistente ejecutivo con un nuevo directivo, para que te asomes a su mundo. Si eres asistente ejecutivo y estás leyendo esto, espero que encuentres alguna idea útil que llevarte.

Hace poco, una publicación en LinkedIn sobre un puesto de asistente ejecutivo bien pagado en Londres terminaba con una broma: alguien debería crear una herramienta que haga todo esto de forma autónoma. Las respuestas de asistentes ejecutivos, jefes de gabinete y especialistas en búsqueda de directivos llegaron una tras otra. La agenda, el correo y los viajes son solo la parte visible del puesto. Lo que hace excepcional a un asistente ejecutivo es su criterio: decidir qué merece el tiempo de un directivo, proteger su atención y ser la persona a la que se le confía lo que nadie pone por escrito. Estoy de acuerdo con ellos.

A continuación verás por qué las primeras semanas son tan exigentes, qué preguntas conviene hacer pronto, un modelo del CMI para acordar qué decides tú, dónde te quita Time OS de encima las tareas administrativas rutinarias y un acuerdo de trabajo para rellenar con tu directivo.

Porque estás conociendo a una persona mientras llevas su semana. Sus prioridades, la gente que le importa, cómo prefiere que le pongan al día y cuándo hay que protegerla de su propia agenda. Nada de eso se detiene mientras aprendes.

La agenda suele ser lo primero por lo que te juzgan. El Executive Productivity Report 2025 de Prialto preguntó a directivos de qué se encargan sus asistentes, y la organización de reuniones quedó en primer lugar, con un 79%, por delante de los viajes y la gestión del correo. La gente nota una semana que funciona sin tropiezos mucho antes de ver el criterio que hay detrás.

Muchos asistentes ejecutivos están conociendo a más de un directivo a la vez. El US Bureau of Labor Statistics señala que «muchos secretarios ejecutivos y asistentes administrativos ejecutivos dan soporte a más de un responsable dentro de una organización». Dos directivos son dos conjuntos de prioridades, dos círculos de personas y dos conjuntos de costumbres.

Fuentes: Prialto, 2025 Executive Productivity Report · U.S. Bureau of Labor Statistics, Occupational Outlook Handbook

Las preguntas que te dicen qué proteger y quién va primero. Estas cinco son un buen punto de partida.

1. 1.¿Cómo es para ti una semana redonda? Te dice qué proteger antes de saber a quién decirle que no.
2. 2.¿A quién le haces siempre hueco y quién debería pasar antes por mí? Este mapa de personas es lo que ninguna nota de traspaso llega a recoger del todo.
3. 3.¿En qué momento del día piensas mejor? Ese es el primer bloque de tiempo que hay que proteger.
4. 4.¿Cómo prefieres que te ponga al día? Antes de cada reunión, al empezar el día o por escrito la noche anterior.
5. 5.¿Qué no debería mover nunca sin preguntarte? Es tu primera lista de decisiones que se hablan antes, y la irás acortando a medida que crezca la confianza.

Si puedes hablar con la persona que apoyaba a este directivo antes que tú, pregúntale qué le habría gustado saber en su primer mes. Suele ser la media hora más útil de todo el traspaso.

La guía del Chartered Management Institute para delegar con éxito empieza por acordar los límites en uno de tres niveles: decidir únicamente después de hablarlo, decidir e informar después, o decidir por tu cuenta. La mayoría de los asistentes ejecutivos empiezan en el primer nivel con un nuevo directivo y se van ganando el paso hasta el último. Acordar los niveles de forma explícita hace que ese avance sea visible para los dos. Elige una etapa para ver cómo encaja.

Cada paso al siguiente nivel es confianza ganada, y ponerlo por escrito evita tener que renegociarlo cada vez que la agenda se complica.

Fuente: CMI, Successful delegation

En la parte repetitiva, para que una parte mayor de tu semana vaya a las decisiones que requieren criterio.

1. 1.Páginas de reservas para las reuniones rutinarias. Las reuniones 1:1, las llamadas de presentación y las revisiones se reservan según la disponibilidad real de tu directivo, sin cadenas de correos.
2. 2.Reglas que se definen una sola vez. Las horas de reunión, los márgenes y los límites diarios se aplican a cada reserva, así que no tienes que defender los mismos huecos cada semana.
3. 3.Encuestas de grupo para las reuniones importantes. Los consejos, los encuentros de equipo y las reuniones de dirección encuentran una hora que va bien a todos, y nadie necesita una cuenta para votar.
4. 4.Tiempo protegido que sigue protegido. El tiempo de concentración y la opción fuera de la oficina con rechazo automático rechazan las invitaciones que coinciden, con un mensaje acordado de antemano.

¿Puedo reservar directamente en el calendario de mi directivo?

Hoy Time OS no reserva en nombre de otra persona. Tu directivo conecta su propio calendario y es el titular de las páginas de reservas y de los ajustes, y tú los configuras con él. Esa sesión de configuración sirve, además, como una buena conversación de primera semana sobre cómo le gusta trabajar.

En mi opinión, las mejores herramientas devuelven a un asistente ejecutivo las horas que se le van en logística y dejan el criterio donde debe estar: en tus manos.

Rellénalo con tu directivo en la primera conversación a fondo que tengas con él. Cada parte corresponde a una de las ocho cosas que conviene dejar claras en tu primer mes, y el medidor se va llenando con cada acuerdo. La tarjeta muestra qué ajuste de Time OS puede encargarse de cada regla rutinaria, y puedes imprimirla o guardarla como PDF. Nada de lo que marques o escribas se guarda ni se envía.

¿Por dónde empiezas?

1. 1.Reserva una conversación a fondo la primera semana. Treinta minutos con las cinco preguntas de arriba.
2. 2.Acuerda los niveles. Qué decisiones se hablan antes, de cuáles informas después y cuáles son tuyas.
3. 3.Configura las reglas rutinarias en la herramienta. Horas, huecos, límites y páginas de reservas, para que la parte administrativa funcione sola mientras conoces a la gente.