Du unterstützt eine neue Führungskraft?So machst du das Beste aus den ersten 30 Tagen.

Executive Assistants sind so viel mehr als jemand, der deinen Kalender verwaltet. Sie sorgen dafür, dass deine Zeit in das Wichtigste fließt: dein Geschäft, deine Leute und oft auch dein Leben. Das ist keine Kleinigkeit.

In manchen Organisationen halten sie hinter den Kulissen die Fäden in der Hand. Sie bringen die richtigen Leute zur richtigen Zeit an einen Tisch, damit die richtigen Entscheidungen fallen. Ich zeige dir, wie die ersten Wochen als EA mit einer neuen Führungskraft aussehen können, damit du einen Einblick in diese Welt bekommst. Und wenn du selbst als EA arbeitest, nimmst du hoffentlich ein paar nützliche Ideen mit.

Ein LinkedIn-Post über eine gut bezahlte EA-Stelle in London endete kürzlich mit einem Witz: Jemand sollte ein Tool bauen, das all das selbstständig erledigt. Die Antworten von EAs, Chiefs of Staff und Fachleuten aus der Executive Search ließen nicht lange auf sich warten. Ihr Tenor: Kalender, Posteingang und Reisen sind nur der sichtbare Teil der Rolle. Was herausragende EAs ausmacht, ist ihr Urteilsvermögen. Sie entscheiden, was die Zeit einer Führungskraft verdient, schützen ihre Aufmerksamkeit und bekommen Dinge anvertraut, die nirgends aufgeschrieben stehen. Ich sehe das genauso.

In diesem Artikel liest du, warum die ersten Wochen so fordernd sind, welche Fragen du früh stellen solltest und wie ihr mit einem Modell des CMI festlegt, was du entscheidest. Außerdem siehst du, wo dir Time OS Routinearbeit abnimmt, und findest eine Vereinbarung zur Zusammenarbeit, die du mit deiner Führungskraft ausfüllen kannst.

Weil du deine Führungskraft kennenlernst, während du schon ihre Woche organisierst. Ihre Prioritäten, die Menschen, die ihr wichtig sind, wie sie gebrieft werden möchte und wann du sie vor ihrem eigenen Kalender schützen musst. Nichts davon wartet, bis du alles gelernt hast.

Am Kalender wirst du oft zuerst gemessen. Der Executive Productivity Report 2025 von Prialto hat Führungskräfte gefragt, welche Aufgaben ihre Assistenz übernimmt. Ganz oben stand die Terminplanung, mit 79%, noch vor Reisen und der Verwaltung des Posteingangs. Eine reibungslose Woche fällt auf, lange bevor jemand das Urteilsvermögen dahinter sieht.

Viele EAs lernen gleich mehrere Führungskräfte auf einmal kennen. Das US Bureau of Labor Statistics hält fest, dass „viele Chefsekretärinnen, Chefsekretäre und Executive Assistants in einer Organisation mehr als eine Führungskraft unterstützen“. Zwei Führungskräfte bedeuten zweimal Prioritäten, zweimal wichtige Menschen und zweimal eigene Gewohnheiten.

Quellen: Prialto, 2025 Executive Productivity Report · U.S. Bureau of Labor Statistics, Occupational Outlook Handbook

Die Fragen, die dir zeigen, was du schützen musst und wer Vorrang hat. Diese fünf sind ein guter Anfang.

1. 1.Wie sieht eine richtig gute Woche aus? So weißt du, was du schützen musst, noch bevor du weißt, wem du absagen solltest.
2. 2.Wer bekommt immer einen Termin, und wer sollte zuerst über mich gehen? Diese Landkarte der Menschen steht in keiner Übergabenotiz ganz vollständig.
3. 3.Wann ist der Kopf am freiesten? Das ist der erste Zeitblock, den du schützt.
4. 4.Wie soll das Briefing aussehen? Vor jedem Meeting, morgens zum Start in den Tag oder schriftlich am Vorabend.
5. 5.Was darf ich nie verschieben, ohne vorher zu fragen? Deine erste Liste mit Entscheidungen, die ihr vorher besprecht. Mit wachsendem Vertrauen wird sie kürzer.

Wenn du Zeit mit der Person bekommst, die diese Führungskraft vor dir unterstützt hat, frag sie, was sie in ihrem ersten Monat gern gewusst hätte. Oft ist das die wertvollste halbe Stunde der ganzen Übergabe.

Der Leitfaden des Chartered Management Institute zum erfolgreichen Delegieren beginnt damit, Grenzen auf einer von drei Stufen zu vereinbaren: erst nach Rücksprache entscheiden, entscheiden und dann informieren, oder allein entscheiden. Die meisten EAs starten mit einer neuen Führungskraft auf der ersten Stufe und arbeiten sich bis zur letzten vor. Wenn ihr die Stufen offen vereinbart, seht ihr beide, wie weit ihr schon seid. Wähle eine Phase und sieh, was dazugehört.

Jede Stufe nach oben ist verdientes Vertrauen. Wenn ihr sie aufschreibt, müsst ihr sie nicht jedes Mal neu aushandeln, sobald der Kalender voll wird.

Quelle: CMI, Successful delegation (Leitfaden)

Beim wiederkehrenden Teil. So bleibt mehr von deiner Woche für die Entscheidungen, bei denen es auf dein Urteil ankommt.

1. 1.Buchungsseiten für Routinetermine. 1:1-Termine, Kennenlern-Calls und Reviews werden anhand der echten Verfügbarkeit deiner Führungskraft gebucht, ohne lange E-Mail-Ketten.
2. 2.Regeln, einmal festgelegt. Meeting-Zeiten, Pufferzeiten und Tageslimits gelten für jede Buchung. So musst du nicht jede Woche dieselben Lücken verteidigen.
3. 3.Gruppenumfragen für die großen Termine. Vorstandssitzungen, Offsites und Führungsrunden bekommen einen Termin, der passt, und zum Abstimmen braucht niemand ein Konto.
4. 4.Geschützte Zeit, die geschützt bleibt. Fokuszeit und Abwesenheit mit automatischer Ablehnung lehnen kollidierende Einladungen ab, mit einer Nachricht, die ihr vereinbart habt.

Kann ich direkt in den Kalender meiner Führungskraft buchen?

Time OS bucht derzeit nicht im Namen anderer. Deine Führungskraft verbindet ihren eigenen Kalender, ihr gehören die Buchungsseiten und Einstellungen, und ihr richtet sie gemeinsam ein. Dieser Termin ist zugleich ein gutes Gespräch für die erste Woche: darüber, wie sie am liebsten arbeitet.

Meiner Meinung nach geben dir die besten Tools als EA die Stunden zurück, die für Logistik draufgehen, und lassen das Urteil dort, wo es hingehört: bei dir.

Füll das bei eurem ersten richtigen Gespräch gemeinsam mit deiner Führungskraft aus. Jeder Teil steht für einen von acht Punkten, die du in deinem ersten Monat klären solltest, und die Anzeige füllt sich, sobald ihr sie vereinbart. Die Karte zeigt, welche Einstellung in Time OS jede Routineregel übernehmen kann, und du kannst sie drucken oder als PDF speichern. Nichts, was du ankreuzt oder eingibst, wird gespeichert oder gesendet.

Wo fängst du an?

1. 1.Plane in der ersten Woche ein richtiges Gespräch ein. Dreißig Minuten mit den fünf Fragen von oben.
2. 2.Vereinbart eure Stufen. Welche Entscheidungen ihr vorher besprecht, über welche du danach informierst und welche ganz bei dir liegen.
3. 3.Hinterlege die Routineregeln im Tool. Zeiten, Pausen, Limits und Buchungsseiten. So läuft die Verwaltungsarbeit weiter, während du die Menschen kennenlernst.