नए एग्ज़िक्यूटिव को सपोर्ट कर रहे हैं?पहले 30 दिनों का पूरा फ़ायदा ऐसे उठाएँ।

एग्ज़िक्यूटिव असिस्टेंट सिर्फ़ आपका कैलेंडर संभालने वाले लोग नहीं हैं, वे इससे कहीं ज़्यादा हैं। वे पक्का करते हैं कि आपका समय आपके बिज़नेस के सबसे अहम हिस्सों पर, आपके लोगों पर और कई बार आपकी निजी ज़िंदगी पर लगे। यह कोई छोटी बात नहीं है।

कुछ संगठनों में वे पर्दे के पीछे से पूरी कमान संभालते हैं। वे सही लोगों को सही जगह पर इकट्ठा करते हैं, ताकि सही फ़ैसले हो सकें। मैं आपको बताऊँगा कि किसी नए एग्ज़िक्यूटिव के साथ EA के शुरुआती कुछ हफ़्ते कैसे दिख सकते हैं, ताकि आपको उनकी दुनिया की एक झलक मिले। अगर आप ख़ुद EA हैं, तो उम्मीद है कि आपको यहाँ कुछ काम की बातें मिलेंगी।

हाल ही में LinkedIn पर लंदन की एक अच्छी सैलरी वाली EA नौकरी के बारे में एक पोस्ट आई, जो एक मज़ाक पर ख़त्म हुई: किसी को ऐसा टूल बनाना चाहिए जो यह सब अपने-आप कर दे। इस पर EA, चीफ़ ऑफ़ स्टाफ़ और एग्ज़िक्यूटिव सर्च विशेषज्ञों के जवाबों की झड़ी लग गई। कैलेंडर, इनबॉक्स और ट्रैवल इस भूमिका का सिर्फ़ दिखने वाला हिस्सा हैं। किसी EA को असाधारण बनाती है उसकी समझ-बूझ: यह तय करना कि लीडर का समय किस चीज़ के लायक है, उनके ध्यान की हिफ़ाज़त करना, और उन बातों में भरोसेमंद होना जो कोई कहीं लिखता नहीं। मैं उनसे सहमत हूँ।

आगे पढ़िए: शुरुआती हफ़्ते इतने मुश्किल क्यों होते हैं, शुरू में कौन से सवाल पूछने चाहिए, यह तय करने के लिए CMI का एक मॉडल कि कौन से फ़ैसले आपके हैं, Time OS रोज़मर्रा का एडमिन आपके सिर से कहाँ उतारता है, और एक वर्किंग एग्रीमेंट जिसे आप अपने एग्ज़िक्यूटिव के साथ मिलकर भर सकते हैं।

क्योंकि आप एक इंसान को समझ रहे होते हैं और साथ ही उनका पूरा हफ़्ता भी चला रहे होते हैं। उनकी प्राथमिकताएँ, उनके लिए अहम लोग, उन्हें ब्रीफ़िंग किस तरह चाहिए, और कब उन्हें उनके अपने ही कैलेंडर से बचाना है। जब तक आप यह सब सीखते हैं, इनमें से कुछ भी रुकता नहीं।

अक्सर आपको सबसे पहले कैलेंडर से ही आँका जाता है। Prialto की 2025 Executive Productivity Report में एग्ज़िक्यूटिव्स से पूछा गया कि उनके असिस्टेंट क्या-क्या संभालते हैं, और 79% के साथ शेड्यूलिंग सबसे ऊपर रही, ट्रैवल और इनबॉक्स संभालने से भी आगे। लोगों को आराम से चलता हफ़्ता बहुत पहले दिख जाता है, उसके पीछे की समझ-बूझ बहुत बाद में दिखती है।

बहुत से EA एक साथ एक से ज़्यादा लीडर को समझ रहे होते हैं। US Bureau of Labor Statistics कहता है कि “कई एग्ज़िक्यूटिव सेक्रेटरी और एग्ज़िक्यूटिव एडमिनिस्ट्रेटिव असिस्टेंट संगठन में एक से ज़्यादा मैनेजर को सपोर्ट करते हैं।” दो एग्ज़िक्यूटिव का मतलब है दो तरह की प्राथमिकताएँ, लोगों के दो दायरे और दो तरह की आदतें।

स्रोत: Prialto, 2025 Executive Productivity Report · U.S. Bureau of Labor Statistics, Occupational Outlook Handbook

वे सवाल जो बताएँ कि किस चीज़ को बचाकर रखना है, और किसे पहले रखना है। शुरुआत के लिए ये पाँच सवाल अच्छे हैं।

1. 1.आपके लिए एक बढ़िया हफ़्ता कैसा दिखता है? इससे आपको पता चलता है कि क्या बचाकर रखना है, यह जानने से भी पहले कि किसे मना करना है।
2. 2.किसे हमेशा समय मिलता है, और किसे पहले मुझसे होकर आना चाहिए? लोगों का यह नक्शा ही वह हिस्सा है जिसे कोई भी हैंडओवर नोट पूरी तरह नहीं पकड़ पाता।
3. 3.आप सबसे अच्छी तरह कब सोच पाते हैं? यही समय का पहला ब्लॉक है जिसे सुरक्षित रखना है।
4. 4.आप ब्रीफ़िंग किस तरह लेना पसंद करते हैं? हर मीटिंग से पहले, दिन की शुरुआत में, या एक रात पहले लिखकर।
5. 5.कौन सी चीज़ मुझे आपसे पूछे बिना कभी नहीं खिसकानी चाहिए? यह उन फ़ैसलों की आपकी पहली लिस्ट है जिन पर पहले बात करनी है। जैसे-जैसे भरोसा बढ़ेगा, यह लिस्ट छोटी होती जाएगी।

अगर आपको उस व्यक्ति से बात करने का मौक़ा मिले जो आपसे पहले इन एग्ज़िक्यूटिव को सपोर्ट करते थे, तो पूछें कि अपने पहले महीने में उन्हें क्या पता होता तो अच्छा रहता। अक्सर पूरे हैंडओवर का सबसे काम का आधा घंटा यही होता है।

Chartered Management Institute की सफल डेलिगेशन वाली गाइड की शुरुआत तीन में से किसी एक स्तर पर सीमाएँ तय करने से होती है: बात करने के बाद ही फ़ैसला, पहले फ़ैसला और फिर जानकारी, या पूरी तरह अपना फ़ैसला। नए एग्ज़िक्यूटिव के साथ ज़्यादातर EA पहले स्तर से शुरुआत करते हैं और धीरे-धीरे भरोसा कमाकर आख़िरी स्तर तक पहुँचते हैं। इन स्तरों पर खुलकर सहमति बनाने से यह तरक़्क़ी आप दोनों को दिखती है। यह कैसे लागू होता है, देखने के लिए कोई एक चरण चुनें।

हर अगला स्तर कमाया हुआ भरोसा है। और इसे लिख लेने से, हर बार कैलेंडर व्यस्त होने पर इसे फिर से तय नहीं करना पड़ता।

स्रोत: CMI, Successful delegation (गाइड)

दोहराए जाने वाले कामों से, ताकि आपके हफ़्ते का ज़्यादा हिस्सा समझ-बूझ वाले फ़ैसलों पर लगे।

1. 1.रोज़मर्रा की मीटिंग्स के लिए बुकिंग पेज। 1:1, इंट्रो कॉल और रिव्यू आपके एग्ज़िक्यूटिव की असली उपलब्धता के हिसाब से बुक होते हैं, ईमेल की लंबी कड़ी के बिना।
2. 2.एक बार तय किए गए नियम। मीटिंग के घंटे, बफ़र और रोज़ की लिमिट हर बुकिंग पर लागू रहते हैं, ताकि आपको हर हफ़्ते वही अंतर बचाने के लिए न जूझना पड़े।
3. 3.बड़ी मीटिंग्स के लिए ग्रुप पोल। बोर्ड मीटिंग, ऑफ़साइट और लीडरशिप मीटिंग्स को ऐसा समय मिलता है जो सबके लिए ठीक हो, और वोट करने के लिए किसी को अकाउंट की ज़रूरत नहीं।
4. 4.सुरक्षित समय, जो सच में सुरक्षित रहे। अपने-आप मना करने की सेटिंग के साथ फ़ोकस टाइम और ऑफिस से बाहर का स्टेटस, टकराने वाले इनवाइट पहले से तय मैसेज के साथ मना कर देते हैं।

क्या सीधे अपने एग्ज़िक्यूटिव के कैलेंडर में बुकिंग की जा सकती है?

Time OS अभी किसी और की ओर से बुकिंग नहीं करता। आपके एग्ज़िक्यूटिव अपना कैलेंडर ख़ुद कनेक्ट करते हैं, बुकिंग पेज और सेटिंग्स उन्हीं की होती हैं, और आप दोनों इन्हें मिलकर सेट करते हैं। सेटअप का यह सेशन पहले हफ़्ते की एक अच्छी बातचीत भी बन जाता है, कि उन्हें किस तरह काम करना पसंद है।

मेरी राय में, सबसे अच्छे टूल EA को वे घंटे लौटा देते हैं जो लॉजिस्टिक्स में चले जाते हैं, और समझ-बूझ को वहीं छोड़ते हैं जहाँ उसकी जगह है: आपके पास।

अपने एग्ज़िक्यूटिव के साथ पहली ठीक-ठाक बैठक में इसे मिलकर भरें। हर हिस्सा उन आठ बातों में से एक से जुड़ा है जिन्हें पहले महीने में तय कर लेना अच्छा है, और जैसे-जैसे आप इन पर सहमत होते हैं, मीटर भरता जाता है। कार्ड दिखाता है कि हर रोज़मर्रा के नियम को Time OS की कौन सी सेटिंग संभाल सकती है, और आप इसे प्रिंट कर सकते हैं या PDF के रूप में सेव कर सकते हैं। आप जो भी टिक करते हैं या लिखते हैं, वह न सेव होता है, न कहीं भेजा जाता है।

शुरुआत कहाँ से करें?

1. 1.पहले हफ़्ते में ठीक से बैठकर बात करने का समय तय करें। ऊपर दिए पाँच सवालों के साथ तीस मिनट।
2. 2.अपने स्तर तय करें। किन फ़ैसलों पर पहले बात होगी, किनके बारे में आप बाद में बताएँगे, और कौन से पूरी तरह आपके हैं।
3. 3.टूल में रोज़मर्रा के नियम सेट करें। घंटे, अंतर, लिमिट और बुकिंग पेज, ताकि जब आप लोगों को जान रहे हों, तब एडमिन का काम अपने-आप चलता रहे।