Ondersteun je een nieuwe leidinggevende?Zo haal je alles uit de eerste 30 dagen.

Executive assistants zijn zoveel meer dan iemand die je agenda beheert. Ze zorgen ervoor dat je tijd naar het belangrijkste gaat: je bedrijf, je mensen en vaak ook je leven. Dat is niet niks.

In sommige organisaties hebben ze achter de schermen de touwtjes in handen. Ze zorgen dat de juiste mensen op het juiste moment aan tafel zitten, zodat de juiste beslissingen vallen. Ik laat je zien hoe de eerste weken van een EA met een nieuwe leidinggevende eruit kunnen zien, zodat je een kijkje krijgt in hun wereld. Ben je zelf EA? Dan neem je hopelijk een paar nuttige tips mee.

Een recente LinkedIn-post over een goedbetaalde EA-functie in Londen eindigde met een grap: iemand zou een tool moeten bouwen die dit allemaal zelfstandig doet. De reacties van EA’s, chiefs of staff en specialisten in executive search stroomden binnen. De strekking: agenda’s, inboxen en reizen zijn alleen het zichtbare deel van de rol. Wat een EA uitzonderlijk maakt, is oordeelsvermogen. Bepalen wat de tijd van een leidinggevende verdient, diens aandacht beschermen, en vertrouwd worden met dingen die nergens op papier staan. Ik ben het met ze eens.

In dit stuk lees je waarom de eerste weken zo veeleisend zijn, welke vragen je het best vroeg kunt stellen, en hoe je met een model van het CMI afspreekt wat jij beslist. Je ziet waar Time OS je routinematige administratieve klusjes uit handen neemt, en je vindt werkafspraken om samen met je leidinggevende in te vullen.

Omdat je iemand leert kennen terwijl je diens week al in goede banen leidt. Wat de prioriteiten zijn, wie er belangrijk is, hoe je leidinggevende gebriefd wil worden, en wanneer je hem of haar moet beschermen tegen de eigen agenda. Niets daarvan wacht tot je alles weet.

Op de agenda word je vaak als eerste beoordeeld. Het Executive Productivity Report 2025 van Prialto vroeg leidinggevenden welke taken hun assistent voor hen regelt. Plannen stond bovenaan, met 79%, nog vóór reizen en het beheer van de inbox. Een soepele week valt mensen op, lang voordat ze het oordeelsvermogen erachter zien.

Veel EA’s leren meer dan één leidinggevende tegelijk kennen. Het US Bureau of Labor Statistics merkt op dat “veel directiesecretaresses en executive assistants binnen een organisatie meer dan één manager ondersteunen.” Twee leidinggevenden betekenen twee sets prioriteiten, twee groepen mensen en twee sets gewoonten.

Bronnen: Prialto, 2025 Executive Productivity Report · U.S. Bureau of Labor Statistics, Occupational Outlook Handbook

De vragen die je vertellen wat je moet beschermen, en wie voorgaat. Deze vijf zijn een goed begin.

1. 1.Hoe ziet een topweek er voor jou uit? Zo weet je wat je moet beschermen, nog voordat je weet tegen wie je nee moet zeggen.
2. 2.Wie krijgt altijd tijd, en wie moet eerst via mij? Dit overzicht van mensen staat nooit helemaal in een overdrachtsnotitie.
3. 3.Op welk moment van de dag denk je het helderst? Dat is het eerste tijdblok dat je beschermt.
4. 4.Hoe wil je gebriefd worden? Voor elke vergadering, aan het begin van de dag, of schriftelijk de avond ervoor.
5. 5.Wat mag ik nooit verzetten zonder het jou te vragen? Je eerste lijst met beslissingen om eerst te bespreken. Die wordt korter naarmate het vertrouwen groeit.

Krijg je tijd met degene die deze leidinggevende vóór jou ondersteunde? Vraag dan wat die persoon in de eerste maand had willen weten. Vaak is dat het nuttigste halfuur van de hele overdracht.

De gids van het Chartered Management Institute over succesvol delegeren begint met het afspreken van grenzen op een van drie niveaus: pas beslissen na overleg, beslissen en daarna melden, of zelf beslissen. De meeste EA’s beginnen met een nieuwe leidinggevende op het eerste niveau en werken zich op naar het laatste. Als je de niveaus hardop afspreekt, zien jullie allebei hoe je vooruitgaat. Kies een fase en zie wat erbij hoort.

Elke stap omhoog is verdiend vertrouwen. Schrijf je het op, dan hoef je er niet opnieuw over te onderhandelen zodra de agenda vol raakt.

Bron: CMI, Successful delegation (gids)

Bij het deel dat steeds terugkomt, zodat er meer van je week overblijft voor de beslissingen die om jouw oordeel vragen.

1. 1.Boekingspagina’s voor routineafspraken. 1:1’s, kennismakingsgesprekken en reviews worden geboekt op basis van de echte beschikbaarheid van je leidinggevende, zonder een lange reeks e-mails.
2. 2.Regels die je één keer instelt. Vergaderuren, buffertijd en daglimieten gelden voor elke boeking, zodat je niet elke week dezelfde vrije ruimte hoeft te verdedigen.
3. 3.Groepspolls voor de grote vergaderingen. Bestuursvergaderingen, offsites en directieoverleg krijgen een tijd die werkt, en niemand heeft een account nodig om te stemmen.
4. 4.Beschermde tijd die beschermd blijft. Focustijd en afwezigheid met automatisch afwijzen wijzen botsende uitnodigingen af, met een bericht dat jullie hebben afgesproken.

Kan ik direct in de agenda van mijn leidinggevende boeken?

Time OS boekt op dit moment niet namens iemand anders. Je leidinggevende koppelt de eigen agenda en is eigenaar van de boekingspagina’s en instellingen, en jullie richten ze samen in. Die sessie is meteen een goed gesprek voor de eerste week, over hoe je leidinggevende graag werkt.

Volgens mij geven de beste tools een EA de uren terug die opgaan aan logistiek, en laten ze het oordeel waar het hoort: bij jou.

Vul dit samen met je leidinggevende in tijdens jullie eerste echte gesprek. Elk onderdeel hoort bij een van acht dingen die je in je eerste maand wilt regelen, en de meter loopt vol naarmate jullie ze afspreken. De kaart laat zien welke instelling in Time OS elke routineregel kan overnemen, en je kunt hem afdrukken of als pdf opslaan. Niets wat je aanvinkt of typt, wordt opgeslagen of verstuurd.

Waar begin je?

1. 1.Plan in de eerste week een echt gesprek in. Dertig minuten met de vijf vragen hierboven.
2. 2.Spreek jullie niveaus af. Welke beslissingen jullie eerst bespreken, welke je achteraf meldt en welke helemaal bij jou liggen.
3. 3.Zet de routineregels in de tool. Uren, pauzes, limieten en boekingspagina’s, zodat het administratieve werk doorloopt terwijl jij de mensen leert kennen.