7 wskazówek, jak pomóc wykładowcom utrzymać właściwy kierunek pracy

Szczerze mówiąc, zawsze wyobrażałem sobie, że profesorowie i wykładowcy prowadzą spokojne życie akademickie. Wpadają do sali wykładowej i wygłaszają znakomity wykład. Krążą po korytarzach, żartując z innymi pracownikami naukowymi. Spotykają się na nieformalnym drinku z kilkoma ulubionymi studentami, snując przy tym poetyckie rozważania na temat roli postmodernizmu w Wahadło Foucaulta. Następnie poświęcają godziny pracy na wspieranie rozwoju błyskotliwego, ale niezrozumianego umysłu.

No cóż, moje wyobrażenie o kadrze akademickiej w dużej mierze opiera się na postaci granej przez Robina Williamsa w filmie „Buntownik z wyboru”. Nie po raz pierwszy wydaje mi się, że Hollywood mogło się trochę pomylić. Badania Badania prowadzone przez wiele lat na Uniwersytecie Stanowym w Boise wykazały, że pracownicy naukowi pracują średnio ponad 60 godzin tygodniowo, z czego 10 godzin przypada na soboty i niedziele. Mniej niż połowa tego czasu poświęcana jest na nauczanie, a pozostałą część zajmują coraz liczniejsze zadania administracyjne.

Nie jest to też problem dotyczący wyłącznie Boise, ani nawet całej Ameryki. Ponad połowa Wśród kadry naukowej chińskich uczelni odnotowuje się znaczny poziom stresu zawodowego, przy czym adiunkci i profesorowie nadzwyczajni odczuwają go w jeszcze większym stopniu niż osoby posiadające stałą posadę.

Pracownicy naukowi toną w morzu wykładów, zajęć grupowych, dyżurów, spotkań administracyjnych, przygotowań, sprawdzania prac, publikowania wyników badań i uczestnictwa w wydarzeniach branżowych. Co więc mogą zrobić, aby nieco zmniejszyć to obciążenie?

1: Poświęć trochę czasu na zaplanowanie swojego czasu

Profesorowie poświęcają co tydzień wiele godzin na przygotowanie się do wykładów i zajęć. Powinni poświęcać tyle samo czasu na planowanie swoich zajęć.

• Poświęć godzinę w każdy weekend na zaplanowanie nadchodzącego tygodnia.

• Warto przyzwyczaić się do metody „time blocking”. Codziennie rezerwuj w kalendarzu czas na odpowiadanie na e-maile, lunch, przerwy na kawę, spotkania z klientami i inne obowiązki.

• Traktuj czas dla siebie, relaks i rozwój osobisty z takim samym priorytetem i zarezerwuj w kalendarzu czas również na te sprawy.

• Prowadź szczegółową listę zadań na dany dzień, tydzień i semestr.

Planowanie i rezerwowanie tych przedziałów czasowych pozwala chronić swój czas przed innymi obowiązkami oraz ogranicza zmęczenie podejmowaniem decyzji zdobyte dzięki ciągłemu dostosowywaniu się do nowych, nieoczekiwanych zadań.

2: Skup się na grupach

Jedną z zalet szczegółowego harmonogramu jest to, że pozwala on spojrzeć wstecz na minione tygodnie i dokładnie przeanalizować, jak wykorzystałeś swój czas. Na przykład, ile godzin poświęciłeś na spotkania indywidualne, czy to ze studentami studiów magisterskich, czy z innymi wykładowcami? Czy niektóre z tych spotkań można by połączyć w mniejsze grupy?

Godziny przyjęć stały się standardowym elementem życia studenckiego. Niemniej jednak pojawia się coraz więcej dowodów na to, że małe grupy zapewniają wiele takich samych korzyści jak zajęcia indywidualne i sprzyjają ożywionej dyskusji. Jeśli wykładowcy z własnej inicjatywy organizują zajęcia grupowe W grupach liczących od pięciu do ośmiu uczniów można uniknąć znacznej części czasu i powtórzeń charakterystycznych dla zajęć indywidualnych.

Ta sama zasada dotyczy spotkań z innymi pracownikami naukowymi. Czy niewielkie, regularne spotkanie wydziałowe lub cotygodniowa rozmowa przy lunchu mogłyby zastąpić wiele przypadkowych spotkań indywidualnych i niezapowiedzianych wizyt, które mają miejsce w ciągu tygodnia?

Oczywiście, znalezienie dogodnego terminu Uczestnictwo wszystkich w spotkaniu grupowym może stanowić większe wyzwanie, ale oprogramowanie do planowania może pomóc w szybkim i łatwym zorganizowaniu takich sesji.

3: Postaw na technologie

Skoro mowa o narzędziach internetowych, profesorowie, którzy chętnie korzystają z technologii, będą mogli znacznie lepiej wykorzystać swój czas.

• Skorzystaj z oprogramowania do planowania, aby w prosty sposób zaplanować spotkania indywidualne i grupowe – wystarczy je raz ustawić i nie musisz się już o nie martwić – unikając w ten sposób straty czasu związanej z typową wymianą e-maili, która towarzyszy organizowaniu nawet najprostszych spotkań.

• Ograniczenia związane z koronawirusem sprawiły, że pewne metody wysunęły się na pierwszy plan i nawet po powrocie do normalności powinny nadal odgrywać znaczącą rolę w życiu akademickim. Na przykład duże posiedzenia wydziałowe łatwiej jest zaplanować, gdy uczestnicy nie muszą być fizycznie obecni, a czas nie jest tracony na przemieszczanie się z jednego miejsca spotkania do drugiego.

• Korzystaj z platformy komunikacyjnej, takiej jak Slack, aby nawiązywać kontakt i przekazywać ważne informacje różnym grupom studentów oraz kadrze akademickiej. Odpowiadanie na pytania w sposób widoczny dla wszystkich oznacza, że nie będziesz pytany o termin że 40 razy. Otwarte połączenie komunikacyjne w czasie rzeczywistym między studentem a wykładowcą oznacza, że prawdopodobnie więcej pytań zostanie wyjaśnionych online niż podczas długich spotkań indywidualnych, a studenci otrzymują odpowiedzi wtedy, gdy ich potrzebują.

• Nagrywaj najważniejsze zajęcia, aby uczniowie mogli do nich wracać podczas przygotowań do egzaminów, nadrobić zaległości, jeśli opuścili je za pierwszym razem, a nawet wykorzystać nagrania podczas zajęć z kolejnymi grupami, zamiast powtarzać już przerobiony materiał.

Mała uwaga: nie należy nadużywać technologii ani spędzać godzin na zgłębianiu zawiłości różnych narzędzi – to mija się z celem. Warto szukać narzędzi przyjaznych dla użytkownika, które zapewniają natychmiastowy zwrot z inwestycji w postaci oszczędności czasu.

4: Zidentyfikuj czynniki, które pochłaniają Twój czas

Spróbuj (szczerze) rejestrować cały swój czas w aplikacji typu freemium, takiej jak Toggl czy Clockify, przez kilka tygodni, aby dokładnie określić, jak faktycznie spędzasz czas, w porównaniu z tym, jak myślisz lub planujesz go wykorzystać. Pomoże ci to zidentyfikować typowe czynniki marnujące czas i opracować strategie ich eliminacji, takie jak:

• Spotkania towarzyskie za każdym razem, gdy idziesz na kawę

• Odbieranie połączeń

• Odkładanie spraw na później

• Szukanie przedmiotów, książek lub plików (rzeczywistych i wirtualnych) z powodu złej organizacji

• Odpowiadanie na pytania po wykładach i zajęciach

• Jak radzić sobie z gośćmi z niezapowiedzianą wizytą

5: Naucz się ustalać priorytety

Przedsiębiorcy Ryanowi Blairowi przypisuje się ten idealny do Instagrama cytat: „Jeśli coś jest ważne, znajdziesz sposób. Jeśli nie, znajdziesz wymówkę”. W tej ogromnej banalności kryje się wielka prawda.

Jak dobrze radzisz sobie z ustalaniem priorytetów? Badania pokazują, że większość z nas ma tendencję do zająć się najpierw sprawami pilnymi zamiast tego, co jest ważne. Jeśli nie masz do tego naturalnego talentu, sztuka ustalania priorytetów, niezwykle ważne jest posiadanie systemu pozwalającego ustalać priorytety między tymi dwoma obszarami. Bez priorytetów wszystko staje się niezbędne, a w ten sposób poziom stresu rośnie, a równowaga między życiem zawodowym a prywatnym staje się tylko wspomnieniem.

Jedną z popularnych metod jest macierz Eisenhowera, spopularyzowana przez byłego prezydenta Stanów Zjednoczonych Dwighta D. Eisenhowera. W tej metodzie wszystkie zadania dzielą się na cztery kategorie:

• Ważne – z terminem:

  Mają one znaczący wpływ i należy zająć się nimi w pierwszej kolejności.

• Ważne – bez terminu:

  Również istotne znaczenie ma sporządzenie harmonogramu i wyznaczenie terminów realizacji tych zadań.

• Nieistotne w przypadku terminu:

  Spróbuj powierzyć te zadania komuś innemu.

Kolejna sprytna sztuczka, która – gdy już ją w pełni opanujesz – pozwoli ci zaoszczędzić mnóstwo czasu, jest jeszcze prostsza. Naucz się mówić „nie”.

6: Zmaksymalizuj efektywność planowania

Pracownicy naukowi poświęcają około 12 procent swojego tygodnia – ponad siedem godzin – na przygotowywanie się do wykładów i zajęć. Kilka drobnych zmian mających na celu zwiększenie wydajności może z łatwością zaoszczędzić kilka z tych godzin tygodniowo, co w skali roku daje aż 60 godzin pełnego tygodnia pracy.

• Ustal limit czasowy na przygotowanie zajęć. Biorąc pod uwagę czas przeznaczony na dyskusję, w ciągu godziny lub dwóch można zmieścić tylko ograniczoną ilość materiału. Nadmierne przygotowanie raczej pójdzie na marne, niż że uda się je wykorzystać na kolejnych zajęciach.

• Jeśli Twoja szkoła nie udostępnia szablonów do przygotowywania notatek dydaktycznych, prezentacji czy zadań domowych, poświęć przed każdym semestrem kilka godzin na stworzenie własnych. Następnie korzystaj z nich konsekwentnie przez cały rok.

• Nie zastanawiaj się nad tym zbyt długo. Jeśli prowadziłeś już ten przedmiot lub dysponujesz materiałami od innego wykładowcy, który prowadził te zajęcia, śmiało korzystaj z istniejących materiałów. Nie musisz wymyślać wszystkiego od nowa tylko po to, by sprawiać wrażenie oryginalnego.

• Rozłóż terminy egzaminów i prac pisemnych w ciągu każdego semestru, aby nie utknąć na całe tygodnie w „piekle oceniania”.

• Postaraj się włączyć kilka „łatwych” zajęć do wszystkich prowadzonych przez Ciebie kursów. Mogą to być nagrania z poprzednich wykładów, które już wygłosiłeś, oglądanie materiałów wideo lub ogólne dyskusje na dany temat. Wprowadzenie od czasu do czasu „łatwego” tygodnia przygotowawczego da Ci trochę oddechu.

7: Zostań mistrzem zarządzania czasem

Jesteś już ekspertem w swojej dziedzinie – właśnie dlatego jesteś wykładowcą w uczelni wyższej. Dodaj jednak do tego jeszcze jedną specjalizację: zarządzanie czasem. Kilka prostych wskazówek i trików sprawi, że Twoja wydajność wzrośnie niemal z dnia na dzień: Zrób więcej spotkania online.

• Zrób więcej spotkania online. Zazwyczaj są one bardziej zwięzłe, a ponadto oszczędzasz czas, który często traciłbyś na przemieszczanie się między spotkaniami.

• Podczas wykonywania zadań wymagających głębokiej koncentracji wyłącz wszystkie powiadomienia i alerty e-mailowe. Korzystaj z aplikacji takich jak Wolność, Świadome przeglądanie stron internetowych lub RescueTime aby blokować nieistotne strony internetowe lub motywować cię do powrotu do pracy.

• Organizujcie spotkania w pozycji stojącej, zwłaszcza te improwizowane. Dzięki temu będą krótsze.

• Ogranicz podróże do minimum. W obecnych czasach, po pandemii COVID-19, wiele konferencji organizowanych jest w formie online.

Być może praca wykładowcy zawsze będzie polegała na godzeniu zajęć, przygotowań, badań, troski o studentów i spraw administracyjnych. Nawet dr Sean Maguire, grany przez Robina Williamsa, nie miał aż tak łatwo. Jednak dzięki kilku wskazówkom dotyczącym produktywności zaczerpniętym ze świata biznesu pracownicy akademiccy mogą zacząć odzyskiwać część z tych 60 godzin tygodniowo. A może nawet od czasu do czasu zyskać wolny weekend.

Zapoznaj się z naszym opracowaniem „Historie sukcesów serwisu Doodle”, aby dowiedzieć się, w jaki sposób uczelnie wyższe wykorzystują Doodle do doskonalenia swoich umiejętności zarządzania czasem.