7 tips för att hålla lärarna på rätt spår

Ärligt talat har jag alltid föreställt mig att professorer och föreläsare har ett bekvämt akademiskt liv. De tittar in i en föreläsningssal och håller en förstklassig föreläsning. De strövar omkring i korridorerna och skämtar med andra lärare. De tar en avslappnad drink med några av sina favoritstudenter, samtidigt som de svärmar om postmodernismens roll i Foucaults pendel. Sedan ägnar de sin arbetstid åt att fostra ett briljant, men missförstått, sinne.

Okej, en stor del av min bild av universitetslärare bygger på Robin Williams rollfigur i *Good Will Hunting*. Det är inte första gången det verkar som om Hollywood kanske har fått det lite fel. Forskning En undersökning som genomförts under flera år vid Boise State visade att lärarna i genomsnitt arbetar mer än 60 timmar per vecka, varav 10 timmar infaller på lördagar och söndagar. Mindre än hälften av den tiden ägnas åt undervisning, medan övriga administrativa uppgifter hopar sig.

Det här är inte heller ett problem som är begränsat till Boise eller ens till USA. Mer än hälften En betydande andel av de anställda vid kinesiska universitet upplever stor arbetsrelaterad stress, och biträdande professorer och docenter är ännu mer stressade än de som har fast anställning.

Lärarna drunknar i ett hav av föreläsningar, grupparbeten, mottagningstider, administrativa möten, förberedelser, rättning av uppgifter, publicering av forskningsresultat och deltagande i branschevenemang. Vad kan de då göra för att minska arbetsbördan?

1: Ägna tid åt att planera din tid

Professorerna lägger flera timmar varje vecka på att förbereda sig inför föreläsningar och lektioner. De borde göra samma sak med sina dagordningar.

• Ägna en timme varje helg åt att planera den kommande veckan.

• Lär dig att använda tidsblockering. Reservera tid i din kalender varje dag för e-post, lunch, kaffepauser, mottagningstider och andra åtaganden.

• Ge privatliv, avkoppling och personlig utveckling samma prioritet och avsätt tid i din kalender även för dessa saker.

• Gör en detaljerad att-göra-lista för dagen, veckan och terminen.

Genom att planera in och reservera dessa tidsluckor kan du skydda din tid från andra krav och minska beslutsutmattning genom att ständigt anpassa sig till nya, oväntade uppgifter.

2: Fokus på grupper

En fördel med ett detaljerat schema är att det ger dig möjlighet att se tillbaka på de senaste veckorna och noggrant analysera hur du har använt din tid. Till exempel, hur många timmar ägnade du åt individuella möten, antingen med doktorander eller andra lärare? Skulle några av dessa möten kunna slås ihop till möten i mindre grupper?

Mottagningstider har blivit en självklar del av universitetslivet. Ändå finns det allt fler tecken på att små grupper ger många av samma fördelar som individuella samtal och främjar mer diskussion. Om lärarna tar initiativ till att organisera gruppmöten Med mellan fem och åtta elever kan de undvika en stor del av den tid och de upprepningar som enskilda lektioner medför.

Samma resonemang gäller möten med andra lärare. Skulle ett kort, regelbundet institutionsmöte eller en veckovis lunch för att utbyta nyheter kunna ersätta många av de informella enskilda möten och spontana besök som äger rum under veckan?

Naturligtvis, hitta en tid som passar Det kan vara svårare för alla att delta i ett gruppmöte, men med hjälp av schemaläggningsprogram kan man planera dessa möten snabbt och enkelt.

3: Satsa på teknik

På tal om onlineverktyg: lärare som tar till sig tekniken kommer att kunna utnyttja sin tid betydligt bättre.

• Använd schemaläggningsprogram för att enkelt ställa in och sedan slippa tänka mer på planeringen av enskilda möten och gruppmöten, och undvik därmed den tid som går förlorad i den vanliga e-postväxlingen som krävs för att organisera även det enklaste mötet.

• Nedstängningen på grund av coronaviruset satte dessa metoder i fokus, och även när vi återgår till det normala bör de fortsätta att spela en viktig roll i det akademiska livet. Stora fakultetsmöten är till exempel lättare att planera när deltagarna inte behöver vara fysiskt närvarande och man inte förlorar tid på att springa från en möteslokal till en annan.

• Använd en kommunikationsplattform, till exempel Slack, för att kommunicera och vidarebefordra viktiga meddelanden till dina olika student- och lärargrupper. Genom att besvara frågor på ett sätt som alla kan se slipper du att få frågor om när tidsfristen för att uppsatsen 40 gånger. En öppen kommunikationskanal i realtid mellan student och lärare innebär att fler frågor sannolikt kommer att besvaras online än under långa enskilda möten, samtidigt som studenterna får svar när de behöver dem.

• Spela in dina viktigaste lektioner så att eleverna kan titta på dem igen när de pluggar inför prov, ta igen dem om de missade dem första gången och till och med använda inspelningarna för kommande grupper istället för att gå igenom samma saker på nytt.

Ett varningens ord: överanvänd inte tekniken och lägg inte timmar på att försöka förstå alla finesser hos olika verktyg – det går stick i stäv med syftet. Sök istället efter användarvänliga verktyg som ger omedelbar avkastning i form av tidsbesparingar.

4: Identifiera dina tidsfällor

Försök (ärligt talat) att registrera all din tid i en freemium-app som Toggl eller Clockify under ett par veckor för att få en exakt bild av hur du faktiskt använder din tid, jämfört med hur du tror eller planerar att använda den. Det hjälper dig att identifiera och ta fram strategier för att eliminera vanliga tidstjuvar, till exempel:

• Umgås varje gång man går ut och tar en kaffe

• Ta emot samtal

• Att skjuta upp saker

• Letar efter föremål, böcker eller filer (fysiska och virtuella) på grund av bristfällig organisation

• Att svara på frågor efter föreläsningar och lektioner

• Att hantera spontana besökare

5: Lär dig att prioritera

Entreprenören Ryan Blair är känd för det Instagram-vänliga citatet: ”Om det är viktigt, hittar du ett sätt. Om inte, hittar du en ursäkt.” I stor kliché ligger stor sanning.

Hur bra är du på att prioritera? Forskning visar att de flesta av oss tenderar att prioritera det som är brådskande snarare än det som är viktigt. Om du inte har en naturlig fallenhet för konsten att prioritera, är det avgörande att ha ett system för att prioritera mellan de två. Utan prioriteringar blir allt nödvändigt, och det är så stressnivån stiger och balansen mellan arbete och privatliv blir ett minne blott.

En populär metod är Eisenhower-matrisen, som blev känd genom den tidigare amerikanske presidenten Dwight D. Eisenhower. Enligt denna metod delas alla uppgifter in i en av fyra kategorier:

• Viktigt – med tidsfrist:

  Dessa har stor inverkan och bör hanteras i första hand.

• Viktigt utan tidsfrist:

  Detta har också stor betydelse – skapa en tidsplan och boka in tid för att genomföra dessa uppgifter.

• Inte viktigt när det finns en tidsfrist:

  Försök att delegera dessa uppgifter till någon annan.

Ett annat smart knep som kommer att spara dig massor av tid när du väl behärskar det är ännu enklare. Lär dig att säga ”nej”.

6: Maximera effektiviteten i din planering

Lärarna lägger ungefär 12 procent av sin arbetsvecka – mer än sju timmar – på att förbereda föreläsningar och lektioner. Med några få produktivitetsförbättringar kan man enkelt spara ett par av dessa timmar varje vecka, vilket under ett år kan ge upp till 60 timmar av en full arbetsvecka tillbaka.

• Sätt en tidsgräns för förberedelserna inför en lektion. Om man räknar med tid för diskussioner är det en begränsad mängd innehåll som ryms in under en eller två timmar. Överdrivna förberedelser riskerar oftare att gå till spillo än att spilla över till nästa lektion.

• Om din skola inte tillhandahåller mallar för undervisningsanteckningar, presentationer eller uppgiftsformuleringar, bör du ägna några timmar före varje termin åt att skapa egna. Använd dem sedan konsekvent under hela året.

• Tänk inte för mycket på det. Om du har hållit en kurs tidigare, eller till och med har material från en annan lärare som har undervisat i den kursen, så använd det befintliga materialet med stolthet. Du behöver inte uppfinna hjulet på nytt bara för att verka originell.

• Sprid ut datumen för dina prov och uppsatser över hela terminen, så att du inte fastnar i betygshelvetet i flera veckor.

• Planera in några lättsmälta lektioner i alla de kurser du undervisar i. Det kan handla om inspelningar av tidigare föreläsningar du har hållit, visning av videomaterial eller allmänna klassdiskussioner om ämnet. Att lägga in en ”lätt” förberedelsevecka då och då ger dig lite andrum.

7: Bli en mästare på tidshantering

Du är redan expert inom ditt ämne, vilket är anledningen till att du är lärare vid en högskola. Men lägg till ytterligare ett specialområde: tidshantering. Med några enkla tips och knep kommer din effektivitet att öka nästan över en natt: Gör mer online-möten.

• Gör mer online-möten. De brukar vara mer koncisa och man sparar den tid man annars ofta lägger på att gå mellan mötena.

• När du utför uppgifter som kräver full koncentration bör du stänga av alla aviseringar och e-postmeddelanden. Använd appar som Frihet, Medveten surfning eller RescueTime för att blockera irrelevanta webbplatser eller uppmuntra dig att återgå till arbetet.

• Håll stående möten, särskilt de som är spontana. Då blir de kortare.

• Begränsa dina resor. Nu efter covid-pandemin erbjuder många konferenser onlineversioner.

Kanske kommer livet som universitetslärare alltid att handla om att jonglera mellan föreläsningar, förberedelser, forskning, studenternas välbefinnande och administration. Inte ens Robin Williams i rollen som Dr. Sean Maguire hade det särskilt lätt. Men med hjälp av några produktivitetstips från näringslivet kan akademiker börja ta tillbaka en del av de där 60 timmarna per vecka. Och kanske till och med få en och annan ledig helg.

Läs vår vitbok ”Doodle Success Stories”, för att ta reda på hur högskolor och universitet har använt Doodle för att förbättra sin tidsplanering.