Ile tak naprawdękosztuje spotkanie?

Spotkania są jednocześnie zagadką i błogosławieństwem. Wszystko zależy od kontekstu, od tego, jak na nie patrzysz, i od tego, kiedy się odbywają. Z czysto ludzkiego punktu widzenia cenię sobie okazję, żeby spotkać się ze współpracownikami i omówić ważne decyzje albo kreatywne pomysły, a czasem po prostu porozmawiać kilka minut o życiu, zanim przejdziemy do spraw służbowych.

Czasem jednak wychodzę ze spotkania i zastanawiam się: czy to był naprawdę dobrze wykorzystany czas? Czy faktycznie uzgodniliśmy kolejne kroki, czy znowu odłożyliśmy temat na święty nigdy? Brzmi znajomo? Nie da się zawsze mieć spotkań, które posuwają sprawy naprzód i są produktywne. Jeśli to twój cel i znajdziesz sposób, żeby go osiągnąć, odezwij się, bo bardzo chętnie się dowiem, jak to zrobić!

Prawdziwa sztuka polega na takim odchudzeniu kalendarza, by nieproduktywne spotkania zdarzały się jak najrzadziej. Nie osiągniesz tego z dnia na dzień, ale jak mówi przysłowie, ziarnko do ziarnka, a zbierze się miarka. Pokażę ci kilka technik, które w tym pomogą, a przy okazji przyjrzymy się, jak spotkania na różne sposoby wpływają na różne obszary firmy.

Jeśli kierujesz finansami, śledzisz każdą licencję na oprogramowanie i każde rozliczenie podróży służbowej. Największy koszt większości spotkań, czyli czas ich uczestników, jest pokrywany z wynagrodzeń i nigdy nie pojawia się jako osobna pozycja.

Poniżej: ile czasu zajmują spotkania, ile z tego czasu ludzie, jak sami mówią, mogliby sobie darować, prosta metoda CMI do zestawiania kosztów z korzyściami i to, gdzie Time OS ogranicza liczbę godzin. Na końcu znajdziesz kalkulator, w którym policzysz to dla własnego zespołu.

Więcej, niż zakłada większość budżetów. W 2022 roku psycholog organizacji Steven Rogelberg przeprowadził dla Otter.ai ankietę wśród 632 pracowników z ponad 20 branż. Przeciętna osoba miała 17,7 spotkania tygodniowo, co dawało łącznie 18 godzin, czyli prawie połowę standardowego tygodnia pracy. Menedżerowie z co najmniej czterema bezpośrednimi podwładnymi mieli 21,3 spotkania, które zajmowały 22,2 godziny.

Większość tych zaproszeń jest przyjmowana odruchowo. Ankietowani mówili, że chętnie odrzuciliby prawie jedną trzecią otrzymywanych zaproszeń, a w praktyce odrzucają 14%.

Najbardziej uderza mnie, jak mało jest tu świadomego wyboru. Większość zaproszeń ludzie przyjmują z przyzwyczajenia, więc spotkań przybywa, choć nikt o tym nie zdecydował. Dla działu finansów to koszt, który stale rośnie, a nikt go nie zatwierdził.

Źródło: Rogelberg dla Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

Raport Rogelberga przeliczył te godziny na pieniądze. Z wynagrodzenia, które podał każdy respondent, wyliczono stawkę godzinową i zastosowano ją do jego godzin na spotkaniach. Według tych wyliczeń czas, który przeciętny pracownik spędzał na spotkaniach, był wart około 80 300 USD rocznie, a czas na spotkaniach, które mógł pominąć, około 25 400 USD.

W organizacji liczącej 100 osób raport szacuje koszt czasu na spotkaniach, które można pominąć, na około 2,5 mln USD rocznie.

Traktuj te liczby jako szacunki. Wyliczono je na podstawie tego, co ludzie sami podali o swoich wynagrodzeniach i tygodniu pracy, w próbie przeważają usługi profesjonalne, a większość respondentów pochodziła z USA. Najcenniejsza jest jednak sama metoda, bo możesz ją zastosować do własnych danych.

Dla mnie to moment, w którym czas spotkań staje się widoczny. Gdy pomnożysz godziny przez wynagrodzenie, zaczyna wyglądać jak każda inna pozycja budżetu, którą regularnie przeglądasz, i można mu zadać te same pytania.

Źródło: Rogelberg dla Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

Szablon Chartered Management Institute do podejmowania decyzji z wykorzystaniem analizy kosztów i korzyści ma cztery kroki. Określ koszty i oszacuj korzyści, zsumuj je, oblicz wynik netto, a potem spójrz na niego w zestawieniu z tym, czego nie da się wyrazić w pieniądzach. Wybierz krok, żeby zobaczyć, jak wygląda w przypadku spotkania cyklicznego.

Kiedy przepuszczam spotkanie cykliczne przez te cztery kroki, uczciwa odpowiedź często brzmi: zostawić je, tylko skrócić i zawęzić grono uczestników. Krok 4 działy finansów zwykle pomijają, a to właśnie on sprawia, że rozsądne cięcie nie zamienia się w problem z morale zespołu.

Źródło: CMI, Making decisions using cost-benefit analysis (szablon)

Działa bezpośrednio na godziny. Trzy ustawienia usuwają mało wartościowy czas spotkań, a nikt nie musi pilnować cudzych kalendarzy.

1. 1.Limity spotkań. Określ, ile spotkań można zarezerwować w ciągu dnia, żeby kalendarze nie zapełniały się same.
2. 2.Ankiety grupowe. Gdy spotkanie służy tylko ustaleniu terminu, wyślij kilka propozycji i pozwól ludziom głosować. Nikt nie potrzebuje konta.
3. 3.Czas skupienia i czas buforowy. Czas skupienia z automatycznym odrzucaniem zaproszeń chroni bloki na właściwą pracę, a czas buforowy sprawia, że spotkania jedno po drugim nie nachodzą na siebie.

Czy Time OS wycenia spotkania?

Nie. Poniższy kalkulator korzysta wyłącznie z liczb, które wpisujesz. Time OS działa na same godziny: ogranicza je, przesuwa i część z nich zastępuje ankietą.

Moim zdaniem właśnie tu spotykają się finanse i operacje. Ustalasz zasadę raz, kalendarz jej pilnuje, a oszczędność widać w godzinach, które ludzie odzyskują na pracę, za którą im płacisz.

Wpisz dane swojego zespołu. Poniższe liczby to przykłady, a godziny spotkań pochodzą z ankiety Rogelberga, więc zmień je na własne. Wyniki są w tej samej walucie, w której wpiszesz wynagrodzenie.

Od czego zacząć?

1. 1.Wybierz trzy największe spotkania cykliczne. Przepuść każde z nich przez cztery kroki CMI.
2. 2.Ustaw limity spotkań. Uzgodnij dzienny limit z liderem każdego zespołu.
3. 3.Przenieś ustalanie terminów do ankiet. Wszystko, co służy tylko znalezieniu terminu, może trafić do ankiety grupowej.

Nawet jeśli twoje liczby wyjdą wyraźnie niższe niż w ankiecie, suma rzadko jest mała. To pieniądze, które już wydajesz, więc każda godzina, którą odzyskasz, wraca prosto do pracy.