Hvad koster et mødei virkeligheden?

Møder er både en gåde og en gave. Det afhænger af sammenhængen, af hvordan man ser på det, og af hvornår de finder sted. Rent menneskeligt nyder jeg muligheden for at mødes med mine kolleger og tale om vigtige beslutninger og kreative idéer, eller nogle gange bare bruge et par minutter på at snakke om livet, før vi går over til arbejdet.

Men nogle gange går jeg fra et møde og tænker: var det nu en god måde at bruge min tid på? Blev vi faktisk enige om de næste skridt, eller har vi bare skubbet problemet foran os igen? Lyder det bekendt? Det er umuligt altid at holde fremadrettede, produktive møder. Hvis det er dit mål, og du finder en måde at nå det på, så sig endelig til, for jeg vil meget gerne vide, hvordan du gør!

Den egentlige kunst er at skære dine møder sådan til, at de uproduktive bliver få og sjældne. Det er ikke noget, du opnår fra den ene dag til den anden, men som man siger, kan selv små ændringer gøre en stor forskel. Jeg gennemgår nogle teknikker, der kan hjælpe dig på vej, mens vi ser på, hvordan møder påvirker forskellige dele af virksomheden på forskellige måder.

Hvis du står for økonomien, holder du øje med hver eneste softwarelicens og hver eneste rejseafregning. Den største udgift ved de fleste møder, nemlig tiden for dem, der sidder i rummet, betales over lønnen og dukker aldrig op som en post for sig.

Nedenfor kan du se, hvor meget tid møder tager, hvor meget af den folk selv siger, de kunne springe over, en enkel metode fra CMI til at veje omkostninger op mod gevinster, og hvor Time OS skærer timerne ned. Til sidst er der en beregner til dit eget team.

Mere, end de fleste budgetter regner med. I 2022 undersøgte organisationspsykologen Steven Rogelberg 632 medarbejdere i mere end 20 brancher for Otter.ai. Den gennemsnitlige medarbejder havde 17,7 møder om ugen, i alt 18 timer, hvilket er tæt på halvdelen af en almindelig arbejdsuge. Ledere med fire eller flere direkte underordnede havde 21,3 møder, der tog 22,2 timer.

De fleste af de invitationer får et ja pr. automatik. Folk sagde, at de gerne ville takke nej til næsten en tredjedel af de invitationer, de får, men i praksis afviser de 14 %.

Det, der springer mig i øjnene, er, hvor lidt af det her der er et valg. Folk siger ja til de fleste invitationer af vane, så mødebyrden vokser, uden at nogen har besluttet det. For en økonomiafdeling er det en udgift, der bliver ved med at stige, uden at nogen har godkendt den.

Kilde: Rogelberg for Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

Rogelbergs rapport omregnede de timer til penge. Den tog udgangspunkt i den løn, hver person selv havde opgivet, regnede en timeløn ud og gangede den med personens mødetimer. På den baggrund var den gennemsnitlige medarbejders mødetid omkring 80.300 dollar værd om året, og den mødetid, vedkommende kunne have sprunget over, omkring 25.400 dollar.

For en organisation med 100 ansatte anslår rapporten, at den mødetid, der kunne springes over, koster omkring 2,5 mio. dollar om året.

Se tallene som skøn. De er beregnet ud fra, hvad folk selv oplyste om deres løn og deres uge, stikprøven har en overvægt fra rådgivningsbranchen, og de fleste respondenter var fra USA. Metoden er alligevel den nyttige del, for du kan bruge den på dine egne tal.

For mig er det her, mødetiden bliver synlig. Når du først ganger timerne med lønnen, ligner den enhver anden budgetpost, du ville gennemgå, og du kan stille den de samme spørgsmål.

Kilde: Rogelberg for Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

Chartered Management Institute har en skabelon til at træffe beslutninger med en cost-benefit-analyse, og den har fire trin. Find omkostningerne og anslå gevinsterne, læg det hele sammen, regn nettotallet ud, og se så resultatet i lyset af det, som penge ikke kan måle. Vælg et trin for at se det brugt på et fast møde.

Når jeg kører et fast møde gennem de fire trin, er det ærlige svar ofte at beholde det, bare kortere og med færre deltagere. Trin 4 er det, økonomiafdelinger har en tendens til at springe over, og det er netop det, der forhindrer en fornuftig besparelse i at gå ud over stemningen.

Kilde: CMI, Making decisions using cost-benefit analysis (skabelon)

I selve timerne. Tre indstillinger fjerner mødetid med lav værdi, uden at nogen behøver at spille kalenderpoliti.

1. 1.Mødegrænser. Sæt et loft over, hvor mange møder der kan bookes på en dag, så kalenderne ikke bliver fyldt op pr. automatik.
2. 2.Gruppeafstemninger. Når et møde kun handler om at aftale et tidspunkt, så send et par muligheder, og lad folk stemme. Ingen behøver en konto.
3. 3.Fokustid og buffertid. Fokustid med automatisk afvisning beskytter blokke til det egentlige arbejde, og buffertid sørger for, at møder i træk ikke glider over i hinanden.

Prissætter Time OS møder?

Nej. Beregneren nedenfor bruger kun de tal, du selv indtaster. Time OS arbejder med timerne: det sætter et loft over dem, flytter dem og erstatter nogle af dem med en afstemning.

Efter min mening er det her, økonomi og drift mødes. Du sætter reglen én gang, kalenderen håndhæver den, og besparelsen viser sig som timer, folk får tilbage til det arbejde, du betaler dem for.

Indtast dit eget team. Tallene nedenfor er eksempler, og mødetimerne er hentet fra Rogelbergs undersøgelse, så ret dem, så de passer til jeres. Resultaterne er i samme valuta som den løn, du indtaster.

Hvor starter du?

1. 1.Vælg de tre største faste møder. Kør hvert af dem gennem CMI’s fire trin.
2. 2.Sæt mødegrænser. Aftal et dagligt loft med hver teamleder.
3. 3.Flyt planlægningen over i afstemninger. Alt, der kun holdes for at finde et tidspunkt, kan klares med en gruppeafstemning.

Selv hvis dine tal ligger et godt stykke under undersøgelsens, er summen sjældent lille. Det er penge, du allerede bruger, så hver time, du fjerner, går direkte tilbage til arbejdet.