Was kostet ein Meetingwirklich?

Meetings sind Rätsel und Segen zugleich. Es hängt vom Kontext ab, davon, wie man sie betrachtet, und davon, wann sie stattfinden. Menschlich gesehen genieße ich die Gelegenheit, mit Kolleginnen und Kollegen über wichtige Entscheidungen und kreative Ideen zu sprechen oder manchmal auch einfach ein paar Minuten über das Leben zu plaudern, bevor es um die Arbeit geht.

Manchmal sitze ich aber auch in einem Meeting und frage mich hinterher: War das wirklich gut investierte Zeit? Haben wir uns tatsächlich auf nächste Schritte geeinigt, oder haben wir das Thema wieder einmal auf die lange Bank geschoben? Kommt dir das bekannt vor? Es ist unmöglich, immer nur zielführende, produktive Meetings zu haben. Wenn das dein Ziel ist und du einen Weg findest, es zu erreichen, melde dich bei mir, denn das würde ich wirklich gern wissen!

Die eigentliche Kunst besteht darin, deine Meetings so zu verdichten, dass unproduktive nur noch selten vorkommen. Das gelingt nicht über Nacht, aber wie es so schön heißt: Kleinvieh macht auch Mist. Ich zeige dir ein paar Techniken, die dabei helfen, und wir schauen uns an, wie Meetings verschiedene Bereiche des Unternehmens auf unterschiedliche Weise betreffen.

Wenn du die Finanzen verantwortest, behältst du jede Softwarelizenz und jede Reisekostenabrechnung im Blick. Der größte Kostenfaktor der meisten Meetings, die Zeit der Menschen im Raum, wird aus den Gehältern bezahlt und taucht nie als eigener Posten auf.

Weiter unten liest du, wie viel Zeit Meetings beanspruchen und wie viel davon die Leute nach eigener Aussage auslassen könnten, findest eine einfache CMI-Methode, um Kosten und Nutzen abzuwägen, und siehst, wo Time OS die Stunden kürzt. Am Ende wartet ein Rechner für dein eigenes Team.

Mehr, als die meisten Budgets annehmen. 2022 befragte der Organisationspsychologe Steven Rogelberg für Otter.ai 632 Beschäftigte aus mehr als 20 Branchen. Im Schnitt hatte jede Person 17,7 Meetings pro Woche, zusammen 18 Stunden und damit fast eine halbe reguläre Arbeitswoche. Führungskräfte mit vier oder mehr direkt unterstellten Mitarbeitenden hatten 21,3 Meetings, die 22,2 Stunden beanspruchten.

Die meisten dieser Einladungen werden ganz automatisch angenommen. Die Befragten würden nach eigener Aussage fast ein Drittel ihrer Einladungen gern ablehnen, tatsächlich lehnen sie 14% ab.

Was mir auffällt, ist, wie wenig davon eine bewusste Entscheidung ist. Die meisten Einladungen werden aus Gewohnheit angenommen, also wächst die Meeting-Last, ohne dass jemand das beschlossen hat. Für ein Finanzteam sind das Kosten, die immer weiter steigen, ohne dass sie jemand freigibt.

Quelle: Rogelberg für Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

Rogelbergs Report hat diese Stunden in Geld umgerechnet. Er nahm das selbst angegebene Gehalt jeder Person, ermittelte daraus einen Stundensatz und wendete ihn auf ihre Meeting-Stunden an. Auf dieser Basis war die Zeit in Meetings im Schnitt rund 80.300 US-Dollar pro Person und Jahr wert, die Zeit in verzichtbaren Meetings rund 25.400 US-Dollar.

Für eine Organisation mit 100 Personen beziffert der Report die Kosten der Zeit in verzichtbaren Meetings auf rund 2,5 Millionen US-Dollar im Jahr.

Sieh diese Zahlen als Schätzungen. Sie beruhen darauf, was die Befragten über ihr Gehalt und ihre Woche angegeben haben, die Stichprobe stammt zu einem großen Teil aus der Beratungs- und Dienstleistungsbranche, und die meisten Befragten arbeiteten in den USA. Nützlich bleibt trotzdem die Methode, denn du kannst sie mit deinen eigenen Zahlen durchrechnen.

Für mich ist das der Moment, in dem Zeit in Meetings sichtbar wird. Sobald du Stunden mit Gehalt multiplizierst, sieht sie aus wie jeder andere Budgetposten, den du prüfen würdest, und du kannst ihr dieselben Fragen stellen.

Quelle: Rogelberg für Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

Die Vorlage des Chartered Management Institute für Entscheidungen mit einer Kosten-Nutzen-Analyse hat vier Schritte: Kosten ermitteln und Nutzen schätzen, die Summen bilden, das Nettoergebnis berechnen und das Ergebnis dann neben den Dingen betrachten, die sich nicht in Geld ausdrücken lassen. Wähle einen Schritt und sieh, wie er sich auf ein wiederkehrendes Meeting anwenden lässt.

Wenn ich ein wiederkehrendes Meeting durch diese vier Schritte schicke, lautet die ehrliche Antwort oft: behalten, nur kürzer und mit weniger Leuten. Schritt 4 lassen Finanzteams gern aus, dabei verhindert gerade er, dass eine vernünftige Kürzung auf die Stimmung im Team schlägt.

Quelle: CMI, Making decisions using cost-benefit analysis (Vorlage)

Bei den Stunden selbst. Drei Einstellungen streichen Meeting-Zeit mit wenig Nutzen, ohne dass jemand Kalenderpolizei spielen muss.

1. 1.Meeting-Limits. Begrenze, wie viele Meetings pro Tag gebucht werden können, damit sich Kalender nicht wie von selbst füllen.
2. 2.Gruppenumfragen. Wenn es ein Meeting nur gibt, um einen Termin zu finden, schick ein paar Optionen und lass alle abstimmen. Niemand braucht ein Konto.
3. 3.Fokuszeit und Pufferzeiten. Fokuszeit mit automatischer Ablehnung schützt Blöcke für die eigentliche Arbeit, und Pufferzeiten verhindern, dass Meetings direkt ineinander übergehen.

Beziffert Time OS, was Meetings kosten?

Nein. Der Rechner unten arbeitet nur mit den Zahlen, die du eingibst. Time OS setzt bei den Stunden an: Es begrenzt sie, verschiebt sie und ersetzt einige davon durch eine Umfrage.

Meiner Meinung nach treffen sich hier Finanzabteilung und operatives Geschäft. Du legst die Regel einmal fest, der Kalender hält sie ein, und die Ersparnis zeigt sich in Stunden, die deine Leute für die Arbeit zurückbekommen, für die du sie bezahlst.

Gib dein eigenes Team ein. Die Zahlen unten sind Beispiele, die Meeting-Stunden stammen aus der Umfrage von Rogelberg, also pass sie an deine an. Die Ergebnisse erscheinen in derselben Währung wie das Gehalt, das du eingibst.

Wo fängst du an?

1. 1.Nimm dir deine drei größten wiederkehrenden Meetings vor. Schick jedes davon durch die vier CMI-Schritte.
2. 2.Leg Meeting-Limits fest. Vereinbare mit jeder Teamleitung eine tägliche Obergrenze.
3. 3.Verlagere die Terminfindung in Umfragen. Alles, was nur stattfindet, um einen Termin zu finden, kann eine Gruppenumfrage übernehmen.

Selbst wenn deine Zahlen deutlich unter denen der Umfrage liegen, ist die Summe selten klein. Es ist Geld, das du ohnehin ausgibst, also fließt jede Stunde, die du streichst, direkt zurück in die Arbeit.