Combien coûte vraimentune réunion ?

Les réunions sont à la fois une énigme et une bénédiction. Tout dépend du contexte, de la façon dont on les regarde et du moment où elles ont lieu. Sur le plan humain, j’apprécie de pouvoir retrouver mes collègues pour discuter de décisions importantes, d’idées créatives, ou parfois simplement pour parler un peu de la vie avant d’attaquer les sujets de travail.

Parfois pourtant, je sors d’une réunion et je m’interroge : était-ce vraiment une bonne façon d’utiliser mon temps ? Avons-nous vraiment convenu des prochaines étapes, ou avons-nous encore une fois botté en touche ? Ça te parle ? Impossible d’avoir toujours des réunions constructives et productives. Si c’est ton objectif et que tu trouves le moyen d’y arriver, écris-moi, j’aimerais vraiment savoir comment tu fais !

Le vrai talent, c’est de trouver comment resserrer tes réunions pour que celles qui sont improductives deviennent l’exception. Ça ne se fait pas du jour au lendemain, mais comme on dit, les petits ruisseaux font les grandes rivières. Je vais te présenter quelques techniques pour y arriver, en voyant comment les réunions touchent différemment chaque partie de l’entreprise.

Si tu diriges les finances, tu suis chaque licence logicielle et chaque note de frais de déplacement. Le plus gros coût de la plupart des réunions, le temps des personnes présentes, sort des salaires et n’apparaît jamais sur une ligne à part.

Au programme : le temps que prennent les réunions, la part que les gens disent pouvoir éviter, une méthode simple du CMI pour mettre en balance coûts et bénéfices, et là où Time OS réduit les heures. Un calculateur t’attend à la fin pour faire le calcul avec ta propre équipe.

Plus que ne le prévoient la plupart des budgets. En 2022, le psychologue des organisations Steven Rogelberg a interrogé pour Otter.ai 632 salariés de plus de 20 secteurs. En moyenne, chacun avait 17,7 réunions par semaine, soit 18 heures au total, près de la moitié d’une semaine de travail standard. Les managers ayant au moins quatre collaborateurs directs en avaient 21,3, pour 22,2 heures.

La plupart de ces invitations reçoivent un oui par défaut. Les gens disent qu’ils aimeraient refuser près d’un tiers des invitations qu’ils reçoivent, et dans les faits, ils en refusent 14 %.

Ce qui me frappe, c’est à quel point tout cela relève peu d’un choix. On accepte la plupart des invitations par habitude, si bien que la charge de réunions augmente sans que personne ne l’ait décidé. Pour une équipe finance, c’est un coût qui grimpe sans que quiconque l’ait jamais validé.

Source : Rogelberg pour Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

Le rapport de Rogelberg a converti ces heures en argent. Il a pris le salaire déclaré par chaque personne, en a déduit un taux horaire et l’a appliqué à ses heures de réunion. Sur cette base, le temps de réunion du salarié moyen valait environ 80 300 $ par an, et le temps passé dans des réunions qu’il aurait pu éviter, environ 25 400 $.

Pour une organisation de 100 personnes, le rapport estime le coût du temps de réunion évitable à environ 2,5 millions de dollars par an.

Prends ces chiffres comme des estimations. Ils sont calculés à partir de ce que les gens ont déclaré sur leur salaire et leur semaine, l’échantillon penche vers les services professionnels, et la plupart des répondants étaient aux États-Unis. La méthode reste la partie utile, parce que tu peux l’appliquer à tes propres chiffres.

Pour moi, c’est le moment où le temps de réunion devient visible. Dès qu’on multiplie les heures par le salaire, il ressemble à n’importe quelle autre ligne budgétaire que tu passerais en revue, et tu peux lui poser les mêmes questions.

Source : Rogelberg pour Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

Le modèle du Chartered Management Institute pour prendre des décisions par l’analyse coûts-bénéfices compte quatre étapes. Identifier les coûts et estimer les bénéfices, faire les totaux, calculer le solde net, puis examiner le résultat à la lumière de ce que l’argent ne mesure pas. Choisis une étape pour la voir appliquée à une réunion récurrente.

Quand je fais passer une réunion récurrente par ces quatre étapes, la réponse honnête est souvent de la garder, mais plus courte et avec moins de monde. L’étape 4 est celle que les équipes finance ont tendance à sauter, et c’est elle qui évite qu’une coupe raisonnable ne se transforme en problème de moral.

Source : CMI, Making decisions using cost-benefit analysis (modèle)

Dans les heures elles-mêmes. Trois réglages éliminent le temps de réunion à faible valeur, sans que personne ait à faire la police des agendas.

1. 1.Limites de réunions. Plafonne le nombre de réunions qui peuvent être réservées dans une journée, pour que les agendas ne se remplissent pas d’eux-mêmes.
2. 2.Sondages de groupe. Quand une réunion ne sert qu’à fixer un horaire, envoie quelques options et laisse les gens voter. Personne n’a besoin de compte.
3. 3.Temps de concentration et temps de battement. Le temps de concentration avec refus automatique protège des plages pour le vrai travail, et les temps de battement empêchent les réunions qui s’enchaînent de déborder les unes sur les autres.

Time OS chiffre-t-il le coût des réunions ?

Non. Le calculateur ci-dessous utilise uniquement les chiffres que tu saisis. Time OS agit sur les heures : il les plafonne, les déplace et en remplace une partie par un sondage.

À mon avis, c’est là que la finance et les opérations se rejoignent. Tu fixes la règle une fois, l’agenda la fait respecter, et l’économie se voit dans les heures que les gens récupèrent pour le travail pour lequel tu les paies.

Entre les données de ton équipe. Les chiffres ci-dessous sont des exemples, avec des heures de réunion tirées de l’enquête de Rogelberg, alors remplace-les par les tiens. Les résultats sont dans la même devise que le salaire que tu saisis.

Par où commencer ?

1. 1.Choisis tes trois plus grosses réunions récurrentes. Fais passer chacune d’elles par les quatre étapes du CMI.
2. 2.Fixe des limites de réunions. Mets-toi d’accord sur un plafond quotidien avec chaque responsable d’équipe.
3. 3.Passe la planification aux sondages. Toute réunion qui ne sert qu’à trouver un horaire peut passer par un sondage de groupe.

Même si tes chiffres sont bien en dessous de ceux de l’enquête, le total est rarement faible. C’est de l’argent que tu dépenses déjà, alors chaque heure supprimée est réinvestie directement dans le travail.