Quanto uma reuniãocusta de verdade?

As reuniões são ao mesmo tempo um enigma e uma bênção. Depende do contexto, de como você olha para elas e de quando acontecem. Do ponto de vista humano, gosto da oportunidade de me conectar com os colegas para discutir decisões importantes, ideias criativas ou, às vezes, só para passar uns minutos falando da vida antes de entrar nos assuntos de trabalho.

Às vezes, porém, saio de uma reunião e fico pensando: isso foi mesmo um bom uso do meu tempo? A gente combinou de verdade os próximos passos ou empurrou o problema com a barriga mais uma vez? Soa familiar? É impossível ter sempre reuniões produtivas, que façam as coisas avançarem. Se esse é o seu objetivo e você encontrar um jeito de chegar lá, me procure, porque eu adoraria saber como!

A verdadeira habilidade está em enxugar as reuniões de um jeito que as improdutivas sejam raras. Não é algo que você vai conseguir da noite para o dia, mas, como diz o ditado, de grão em grão a galinha enche o papo. Vou mostrar algumas técnicas para ajudar nisso, enquanto vemos como as reuniões afetam cada área da empresa de um jeito diferente.

Se você comanda o financeiro, acompanha cada licença de software e cada despesa de viagem. O maior custo da maioria das reuniões, o tempo das pessoas na sala, sai dos salários e nunca aparece como uma linha própria.

A seguir: quanto tempo as reuniões ocupam, quanto desse tempo as pessoas dizem que poderiam dispensar, um método simples do CMI para pesar custos e benefícios e onde o Time OS corta horas. No fim, tem uma calculadora para você testar com a sua própria equipe.

Mais do que a maioria dos orçamentos prevê. Em 2022, o psicólogo organizacional Steven Rogelberg fez uma pesquisa com 632 funcionários de mais de 20 setores para a Otter.ai. Em média, cada pessoa tinha 17,7 reuniões por semana, somando 18 horas, quase metade de uma semana de trabalho padrão. Gestores com quatro ou mais liderados diretos tinham 21,3 reuniões, que ocupavam 22,2 horas.

A maioria desses convites recebe um sim automático. As pessoas disseram que gostariam de recusar quase um terço dos convites que recebem e, na prática, recusam 14%.

O que mais me chama a atenção é que quase nada disso é uma escolha. As pessoas aceitam a maioria dos convites por hábito, então a carga de reuniões cresce sem que ninguém tenha decidido isso. Para uma equipe financeira, é um custo que só aumenta sem que ninguém o aprove.

Fonte: Rogelberg para a Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

O relatório de Rogelberg transformou essas horas em dinheiro. Partiu do salário informado por cada pessoa, calculou um valor por hora e aplicou esse valor às horas de reunião. Por essa conta, o tempo em reuniões do funcionário médio valia cerca de US$ 80.300 por ano, e o tempo em reuniões que ele poderia ter dispensado, cerca de US$ 25.400.

Para uma organização de 100 pessoas, o relatório estima o custo do tempo em reuniões dispensáveis em cerca de US$ 2,5 milhões por ano.

Trate esses números como estimativas. Eles foram calculados a partir do que as pessoas informaram sobre o salário e a semana delas, a amostra pende para serviços profissionais e a maioria dos participantes estava nos EUA. Ainda assim, o método é a parte útil, porque você pode aplicá-lo aos seus próprios números.

Para mim, esse é o momento em que o tempo em reuniões fica visível. Quando você multiplica horas por salário, ele começa a parecer qualquer outra linha do orçamento que você revisaria, e dá para fazer as mesmas perguntas sobre ele.

Fonte: Rogelberg para a Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

O modelo do Chartered Management Institute para tomar decisões com análise de custo-benefício tem quatro passos. Identifique os custos e estime os benefícios, some os totais, calcule o valor líquido e, por fim, olhe o resultado junto com aquilo que o dinheiro não mede. Escolha um passo para vê-lo aplicado a uma reunião recorrente.

Quando passo uma reunião recorrente por esses quatro passos, a resposta sincera muitas vezes é mantê-la, só que mais curta e com menos gente. O passo 4 é o que as equipes financeiras costumam pular, e é ele que impede que um corte sensato vire um problema de moral na equipe.

Fonte: CMI, Making decisions using cost-benefit analysis (modelo)

Nas próprias horas. Três configurações eliminam tempo de reunião de pouco valor sem que ninguém precise fiscalizar agendas.

1. 1.Limites de reuniões. Limite quantas reuniões podem ser agendadas em um dia, para que as agendas não lotem por padrão.
2. 2.Enquetes de grupo. Quando uma reunião só existe para combinar um horário, envie algumas opções e deixe as pessoas votarem. Ninguém precisa de conta.
3. 3.Tempo de foco e intervalos. O tempo de foco com recusa automática protege blocos para o trabalho de verdade, e os intervalos evitam que reuniões seguidas se atropelem.

O Time OS coloca um preço nas reuniões?

Não. A calculadora abaixo funciona só com os números que você informar. O Time OS atua nas horas: limita, move e substitui algumas delas por uma enquete.

Na minha visão, é aqui que finanças e operações se encontram. Você define a regra uma vez, a agenda a mantém, e a economia aparece como horas que as pessoas recuperam para o trabalho pelo qual você paga.

Coloque os dados da sua equipe. Os números abaixo são exemplos, com as horas de reunião tiradas da pesquisa de Rogelberg, então troque pelos seus. Os resultados saem na mesma moeda do salário que você informar.

Por onde começar?

1. 1.Escolha as suas três maiores reuniões recorrentes. Passe cada uma pelos quatro passos do CMI.
2. 2.Defina limites de reuniões. Combine um limite diário com cada líder de equipe.
3. 3.Leve o agendamento para enquetes. Tudo o que acontece só para encontrar um horário pode virar uma enquete de grupo.

Mesmo que os seus números fiquem bem abaixo dos da pesquisa, o total raramente é pequeno. É dinheiro que você já gasta, então cada hora que você elimina volta direto para o trabalho.