Vad kostar ett möteegentligen?

Möten är både en gåta och en välsignelse. Det beror på sammanhanget, hur man ser på det och när de äger rum. På ett mänskligt plan uppskattar jag möjligheten att träffa mina kollegor och prata om viktiga beslut och kreativa idéer, eller ibland bara ägna några minuter åt att prata om livet innan vi går över till jobbet.

Men ibland går jag ifrån ett möte och tänker: var det verkligen ett bra sätt att använda min tid? Kom vi faktiskt överens om nästa steg, eller har vi bara skjutit problemet framför oss igen? Låter det bekant? Det är omöjligt att alltid ha framåtriktade, produktiva möten. Om det är ditt mål och du hittar ett sätt att nå dit, hör gärna av dig, för jag skulle verkligen vilja veta hur du gör!

Den verkliga konsten är att banta dina möten så att de improduktiva blir lätt räknade. Det är inget du klarar över en natt, men som man brukar säga kan även små förändringar göra stor skillnad. Jag går igenom några tekniker som kan hjälpa dig på vägen, medan vi ser på hur möten påverkar olika delar av verksamheten på olika sätt.

Om du ansvarar för ekonomin håller du koll på varje mjukvarulicens och varje reseräkning. Den största kostnaden i de flesta möten, tiden för dem som sitter i rummet, tas från lönerna och syns aldrig som en egen post.

Här nedan ser du hur mycket tid möten tar, hur mycket av den som folk själva säger att de kunde hoppa över, en enkel metod från CMI för att väga kostnader mot nytta och var Time OS kapar timmarna. Längst ner finns en kalkylator för ditt eget team.

Mer än de flesta budgetar räknar med. År 2022 undersökte organisationspsykologen Steven Rogelberg 632 anställda i fler än 20 branscher på uppdrag av Otter.ai. En genomsnittlig anställd hade 17,7 möten i veckan, sammanlagt 18 timmar, vilket är nära hälften av en vanlig arbetsvecka. Chefer med fyra eller fler direktrapporterande medarbetare hade 21,3 möten, som tog 22,2 timmar.

De flesta av inbjudningarna får ett ja per automatik. Folk sa att de skulle vilja tacka nej till nästan en tredjedel av inbjudningarna de får, men i praktiken tackar de nej till 14 %.

Det som slår mig är hur lite av det här som är ett val. Folk tackar ja till de flesta inbjudningar av gammal vana, så mötesbördan växer utan att någon har bestämt det. För en ekonomiavdelning är det en kostnad som fortsätter att öka utan att någon har godkänt den.

Källa: Rogelberg för Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

Rogelbergs rapport räknade om timmarna till pengar. Den utgick från varje persons självrapporterade lön, räknade fram en timlön och multiplicerade den med personens mötestimmar. Utifrån det var en genomsnittlig anställds mötestid värd omkring 80 300 dollar om året, och den mötestid som personen hade kunnat hoppa över omkring 25 400 dollar.

För en organisation med 100 anställda beräknar rapporten att den mötestid som går att hoppa över kostar omkring 2,5 miljoner dollar om året.

Se siffrorna som uppskattningar. De bygger på vad folk själva uppgav om sina löner och sin vecka, konsult- och experttjänster är överrepresenterade i urvalet och de flesta svarande fanns i USA. Metoden är ändå det som är användbart, eftersom du kan köra den på dina egna siffror.

För mig är det här ögonblicket då mötestiden blir synlig. När du väl multiplicerar timmarna med lönen börjar den se ut som vilken annan budgetpost som helst som du skulle granska, och du kan ställa samma frågor till den.

Källa: Rogelberg för Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

Chartered Management Institute har en mall för att fatta beslut med hjälp av kostnads-nyttoanalys, och den har fyra steg. Ta fram kostnaderna och uppskatta nyttan, summera allt, räkna fram nettot och se sedan resultatet i ljuset av det som pengar inte kan mäta. Välj ett steg för att se det tillämpat på ett återkommande möte.

När jag kör ett återkommande möte genom de här fyra stegen är det ärliga svaret ofta att behålla det, bara kortare och med färre deltagare. Steg 4 är det som ekonomiavdelningar gärna hoppar över, och det är just det som hindrar en vettig besparing från att sänka stämningen.

Källa: CMI, Making decisions using cost-benefit analysis (mall)

I själva timmarna. Tre inställningar tar bort mötestid med lågt värde utan att någon behöver spela kalenderpolis.

1. 1.Mötesgränser. Begränsa hur många möten som kan bokas på en dag, så att kalendrarna inte fylls per automatik.
2. 2.Gruppomröstningar. När ett möte bara finns till för att komma överens om en tid skickar du några alternativ och låter folk rösta. Ingen behöver ett konto.
3. 3.Fokustid och buffertid. Fokustid med automatiskt avböjande skyddar block för det riktiga arbetet, och buffertid hindrar möten i följd från att flyta ihop.

Prissätter Time OS möten?

Nej. Kalkylatorn nedan räknar bara på siffrorna du fyller i. Time OS arbetar med timmarna: det begränsar dem, flyttar dem och ersätter en del av dem med en omröstning.

Enligt mig är det här som ekonomi och verksamhet möts. Du sätter regeln en gång, kalendern upprätthåller den, och besparingen syns som timmar som folk får tillbaka till det arbete du betalar dem för.

Fyll i ditt eget team. Siffrorna nedan är exempel, med mötestimmar hämtade från Rogelbergs undersökning, så ändra dem så att de stämmer med ert. Resultaten anges i samma valuta som lönen du fyller i.

Var börjar du?

1. 1.Välj de tre största återkommande mötena. Kör vart och ett genom CMI:s fyra steg.
2. 2.Sätt mötesgränser. Kom överens om ett dagligt tak med varje teamledare.
3. 3.Flytta tidsbokningen till omröstningar. Allt som bara hålls för att hitta en tid kan skötas med en gruppomröstning.

Även om dina siffror hamnar en bra bit under undersökningens är summan sällan liten. Det är pengar du redan lägger ut, så varje timme du tar bort går direkt tillbaka till arbetet.