एक मीटिंग कीअसली कीमत क्या है?

मीटिंग्स एक पहेली भी हैं और एक वरदान भी। यह उनके संदर्भ पर निर्भर करता है, इस पर कि आप उन्हें कैसे देखते हैं, और इस पर कि वे कब होती हैं। इंसानी तौर पर, मुझे अपने साथियों से जुड़ने का मौका अच्छा लगता है, चाहे अहम फ़ैसलों और क्रिएटिव आइडियाज़ पर बात करनी हो, या कभी-कभी काम की बातों पर आने से पहले कुछ मिनट ज़िंदगी की बातें करनी हों।

पर कभी-कभी मैं किसी मीटिंग से निकलकर सोचता हूँ: क्या यह सच में मेरे समय का अच्छा इस्तेमाल था? क्या हमने वाकई अगले कदमों पर सहमति बनाई, या बात को एक बार फिर आगे के लिए टाल दिया? जाना-पहचाना लगता है? हमेशा आगे बढ़ाने वाली, प्रोडक्टिव मीटिंग्स करना नामुमकिन है। अगर आपका यही लक्ष्य है और आपको इसे हासिल करने का तरीका मिल जाए, तो मुझसे ज़रूर संपर्क करें, क्योंकि मैं जानना चाहूँगा कि कैसे!

असली हुनर है अपनी मीटिंग्स को इस तरह समेटना कि बेकार मीटिंग्स कभी-कभार ही हों। यह रातों-रात नहीं होगा, पर जैसा कहते हैं, बूँद-बूँद से घड़ा भरता है। मैं आपको कुछ ऐसे तरीके बताऊँगा जो इसमें मदद करेंगे, और साथ ही देखेंगे कि मीटिंग्स बिज़नेस के अलग-अलग हिस्सों पर अलग-अलग तरह से कैसे असर डालती हैं।

अगर आप फ़ाइनेंस संभालते हैं, तो आप हर सॉफ़्टवेयर लाइसेंस और हर ट्रैवल क्लेम का हिसाब रखते हैं। ज़्यादातर मीटिंग्स की सबसे बड़ी लागत, यानी उनमें बैठे लोगों का समय, सैलरी से निकलती है और कभी अलग लाइन के रूप में सामने नहीं आती।

आगे पढ़िए: मीटिंग्स में कितना समय जाता है, लोगों के मुताबिक उसमें से कितना छोड़ा जा सकता था, लागत और फ़ायदे को तौलने का CMI का एक आसान तरीका, और Time OS कहाँ घंटे घटाता है। आख़िर में आपकी अपनी टीम के लिए एक कैलकुलेटर है।

ज़्यादातर बजट जितना मानते हैं, उससे ज़्यादा। 2022 में ऑर्गनाइज़ेशनल साइकोलॉजिस्ट Steven Rogelberg ने Otter.ai के लिए 20 से ज़्यादा इंडस्ट्रीज़ के 632 कर्मचारियों का सर्वे किया। औसतन एक व्यक्ति की हफ़्ते में 17.7 मीटिंग्स थीं, यानी कुल 18 घंटे, जो एक सामान्य कामकाजी हफ़्ते का लगभग आधा है। चार या उससे ज़्यादा डायरेक्ट रिपोर्ट वाले मैनेजरों की 21.3 मीटिंग्स थीं, जिनमें 22.2 घंटे लगते थे।

इनमें से ज़्यादातर इनवाइट पर बिना सोचे हाँ कह दी जाती है। लोगों ने कहा कि वे अपने पास आने वाले लगभग एक-तिहाई इनवाइट मना करना चाहेंगे, पर असल में वे सिर्फ़ 14% ही मना करते हैं।

मुझे जो बात सबसे ज़्यादा चौंकाती है, वह यह कि इसमें सोच-समझकर किया गया चुनाव कितना कम है। लोग आदत से ज़्यादातर इनवाइट पर हाँ कह देते हैं, इसलिए मीटिंग्स का बोझ बढ़ता जाता है, जबकि किसी ने यह तय नहीं किया कि उसे बढ़ना चाहिए। फ़ाइनेंस टीम के लिए यह ऐसी लागत है जो लगातार बढ़ती रहती है, और कोई उसे मंज़ूरी नहीं देता।

स्रोत: Rogelberg (Otter.ai के लिए), The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

Rogelberg की रिपोर्ट ने इन घंटों को पैसों में बदला। इसमें हर व्यक्ति की ख़ुद बताई गई सैलरी से एक घंटे का रेट निकाला गया, और उसे उनकी मीटिंग के घंटों पर लगाया गया। इस आधार पर, एक औसत कर्मचारी के मीटिंग के समय की कीमत सालाना लगभग 80,300 डॉलर थी, और जिन मीटिंग्स को वे छोड़ सकते थे, उनमें लगे समय की लगभग 25,400 डॉलर।

100 लोगों वाले संगठन के लिए, रिपोर्ट के मुताबिक छोड़ी जा सकने वाली मीटिंग्स के समय की लागत सालाना लगभग 2.5 मिलियन डॉलर है।

इन्हें अनुमान ही मानें। ये आँकड़े इस पर आधारित हैं कि लोगों ने अपनी सैलरी और अपने हफ़्ते के बारे में क्या बताया, सैंपल में प्रोफ़ेशनल सर्विसेज़ का हिस्सा ज़्यादा है, और ज़्यादातर लोग अमेरिका के थे। फिर भी काम की चीज़ इसका तरीका है, क्योंकि आप इसे अपने आँकड़ों पर आज़मा सकते हैं।

मेरे लिए, यही वह पल है जब मीटिंग का समय नज़र आने लगता है। जैसे ही आप घंटों को सैलरी से गुणा करते हैं, यह भी बजट की किसी भी दूसरी लाइन जैसा दिखने लगता है जिसकी आप समीक्षा करते हैं, और आप इससे भी वही सवाल पूछ सकते हैं।

स्रोत: Rogelberg (Otter.ai के लिए), The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

लागत-लाभ विश्लेषण से फ़ैसले लेने के लिए Chartered Management Institute के टेम्पलेट में चार चरण हैं। लागतों की पहचान करें और फ़ायदों का अनुमान लगाएँ, दोनों का जोड़ लगाएँ, नेट आँकड़ा निकालें, फिर नतीजे को उन बातों के साथ रखकर देखें जिन्हें पैसों में नहीं मापा जा सकता। किसी बार-बार होने वाली मीटिंग पर इसे लागू होते देखने के लिए कोई चरण चुनें।

जब मैं किसी बार-बार होने वाली मीटिंग को इन चार चरणों से गुज़ारता हूँ, तो ईमानदार जवाब अक्सर यही होता है कि उसे रखें, बस छोटा करें और कम लोगों के साथ करें। चरण 4 को फ़ाइनेंस टीमें अक्सर छोड़ देती हैं, और यही वह चरण है जो एक समझदारी भरी कटौती को टीम के मनोबल की समस्या बनने से रोकता है।

स्रोत: CMI, Making decisions using cost-benefit analysis (टेम्पलेट)

सीधे घंटों पर काम करके। तीन सेटिंग्स कम वैल्यू वाली मीटिंग्स का समय हटा देती हैं, और किसी को कैलेंडर पर पहरा नहीं देना पड़ता।

1. 1.मीटिंग लिमिट। तय करें कि एक दिन में ज़्यादा से ज़्यादा कितनी मीटिंग बुक हो सकती हैं, ताकि कैलेंडर अपने-आप न भरते जाएँ।
2. 2.ग्रुप पोल। जब मीटिंग सिर्फ़ समय तय करने के लिए हो, तो कुछ विकल्प भेजें और लोगों को वोट करने दें। किसी को अकाउंट की ज़रूरत नहीं।
3. 3.फ़ोकस टाइम और बफ़र। अपने-आप मना करने की सेटिंग के साथ फ़ोकस टाइम असली काम के ब्लॉक सुरक्षित रखता है, और बफ़र लगातार होने वाली मीटिंग्स को एक-दूसरे में घुसने से रोकते हैं।

क्या Time OS मीटिंग्स की कीमत लगाता है?

नहीं। नीचे दिया कैलकुलेटर सिर्फ़ आपके डाले गए आँकड़ों पर चलता है। Time OS घंटों पर काम करता है: उनकी सीमा तय करता है, उन्हें खिसकाता है, और उनमें से कुछ की जगह पोल ले आता है।

मेरी राय में, यहीं फ़ाइनेंस और ऑपरेशंस मिलते हैं। आप नियम एक बार तय करते हैं, कैलेंडर उसे निभाता है, और बचत उन घंटों के रूप में दिखती है जो लोगों को उस काम के लिए वापस मिलते हैं जिसके लिए आप उन्हें पैसे देते हैं।

अपनी टीम के आँकड़े डालें। नीचे दिए नंबर सिर्फ़ उदाहरण हैं, और मीटिंग के घंटे Rogelberg के सर्वे से लिए गए हैं, इसलिए इन्हें अपने हिसाब से बदलें। नतीजे उसी करेंसी में होंगे जिसमें आप सैलरी डालते हैं।

शुरुआत कहाँ से करें?

1. 1.अपनी तीन सबसे बड़ी बार-बार होने वाली मीटिंग्स चुनें। हर एक को CMI के चार चरणों से गुज़ारें।
2. 2.मीटिंग लिमिट सेट करें। हर टीम लीड के साथ रोज़ की एक सीमा तय करें।
3. 3.समय तय करने का काम पोल पर ले जाएँ। जो भी मीटिंग सिर्फ़ समय ढूँढने के लिए होती है, उसकी जगह ग्रुप पोल ले सकता है।

भले ही आपके आँकड़े सर्वे से काफ़ी कम आएँ, कुल रकम शायद ही कभी छोटी होती है। यह पैसा आप पहले से ख़र्च कर रहे हैं, इसलिए आप जो भी घंटा बचाते हैं, वह सीधे काम में वापस जाता है।