¿Cuánto cuestarealmente una reunión?

Las reuniones son a la vez un enigma y una bendición. Depende del contexto, de cómo las mires y de cuándo se celebren. En lo personal, disfruto de la oportunidad de conectar con mis compañeros para hablar de decisiones importantes, de ideas creativas o, a veces, simplemente para charlar unos minutos sobre la vida antes de pasar a los temas de trabajo.

Aun así, a veces salgo de una reunión y me pregunto: ¿de verdad ha sido un buen uso de mi tiempo? ¿Hemos acordado los próximos pasos o le hemos vuelto a dar una patada hacia delante al problema? ¿Te suena? Es imposible que todas las reuniones sean productivas y hagan avanzar las cosas. Si ese es tu objetivo y encuentras la forma de conseguirlo, escríbeme, ¡porque me encantaría saber cómo!

La verdadera habilidad está en depurar tus reuniones de tal forma que las improductivas sean contadas. No es algo que vayas a lograr de la noche a la mañana, pero, como dice el refrán, poco a poco se llega lejos. Te iré enseñando algunas técnicas que te ayudarán a conseguirlo, mientras vemos cómo afectan las reuniones de distinta manera a cada área de la empresa.

Si diriges el área financiera, controlas cada licencia de software y cada gasto de viaje. El mayor coste de la mayoría de las reuniones, el tiempo de las personas que están en la sala, sale de los sueldos y nunca aparece como una partida propia.

A continuación verás cuánto tiempo se llevan las reuniones, qué parte de ese tiempo dice la gente que podría ahorrarse, un método sencillo del CMI para comparar costes y beneficios y dónde recorta horas Time OS. Al final hay una calculadora para que pruebes con tu propio equipo.

Más de lo que prevén casi todos los presupuestos. En 2022, el psicólogo organizacional Steven Rogelberg encuestó para Otter.ai a 632 empleados de más de 20 sectores. De media, cada persona tenía 17,7 reuniones a la semana, que sumaban 18 horas, casi la mitad de una semana laboral estándar. Los responsables con cuatro o más personas a su cargo directo tenían 21,3 reuniones, que ocupaban 22,2 horas.

La mayoría de esas invitaciones reciben un sí por defecto. La gente dijo que le gustaría rechazar casi un tercio de las invitaciones que recibe y, en la práctica, rechaza el 14%.

Lo que más me llama la atención es lo poco que hay de elección en todo esto. La gente acepta la mayoría de las invitaciones por costumbre, así que la carga de reuniones crece sin que nadie lo haya decidido. Para un equipo financiero, es un coste que no para de subir sin que nadie lo apruebe.

Fuente: Rogelberg para Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

El informe de Rogelberg convirtió esas horas en dinero. Tomó el sueldo que declaró cada persona, calculó una tarifa por hora y la aplicó a sus horas de reunión. Con ese cálculo, el tiempo en reuniones del empleado medio valía unos 80.300 dólares al año, y el tiempo en reuniones de las que podría haber prescindido, unos 25.400 dólares.

Para una organización de 100 personas, el informe sitúa el coste del tiempo en reuniones prescindibles en unos 2,5 millones de dólares al año.

Tómate estas cifras como estimaciones. Están calculadas a partir de lo que la gente declaró sobre su sueldo y su semana, la muestra se inclina hacia los servicios profesionales y la mayoría de los encuestados estaba en EE. UU. Aun así, lo útil es el método, porque puedes aplicarlo a tus propias cifras.

Para mí, este es el momento en que el tiempo en reuniones se hace visible. En cuanto multiplicas horas por sueldo, empieza a parecerse a cualquier otra partida del presupuesto que revisarías, y puedes hacerle las mismas preguntas.

Fuente: Rogelberg para Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

La plantilla del Chartered Management Institute para tomar decisiones con un análisis coste-beneficio tiene cuatro pasos. Identifica los costes y estima los beneficios, suma los totales, calcula la cifra neta y, por último, mira el resultado junto a lo que el dinero no refleja. Elige un paso para verlo aplicado a una reunión periódica.

Cuando paso una reunión periódica por estos cuatro pasos, la respuesta sincera suele ser mantenerla, solo que más corta y con menos personas. El paso 4 es el que los equipos financieros tienden a saltarse, y es el que evita que un recorte sensato se convierta en un problema de moral.

Fuente: CMI, Making decisions using cost-benefit analysis (plantilla)

En las propias horas. Tres ajustes eliminan tiempo de reuniones de poco valor sin que nadie tenga que vigilar calendarios.

1. 1.Límites de reuniones. Pon un tope a las reuniones que se pueden reservar en un día, para que los calendarios no se llenen por defecto.
2. 2.Encuestas de grupo. Cuando una reunión solo existe para acordar una hora, envía unas cuantas opciones y deja que la gente vote. Nadie necesita una cuenta.
3. 3.Tiempo de concentración y márgenes. El tiempo de concentración con rechazo automático protege bloques para el trabajo de verdad, y los márgenes evitan que las reuniones seguidas se coman unas a otras.

¿Pone Time OS precio a las reuniones?

No. La calculadora de abajo funciona solo con las cifras que introduces. Time OS actúa sobre las horas: les pone un tope, las mueve y sustituye algunas por una encuesta.

En mi opinión, aquí es donde se encuentran finanzas y operaciones. Fijas la regla una vez, el calendario la mantiene y el ahorro se nota en horas que las personas recuperan para el trabajo por el que les pagas.

Pon los datos de tu propio equipo. Los números de abajo son ejemplos, con horas de reunión tomadas de la encuesta de Rogelberg, así que cámbialos por los tuyos. Los resultados salen en la misma moneda que el sueldo que introduzcas.

¿Por dónde empiezas?

1. 1.Elige tus tres mayores reuniones periódicas. Pasa cada una por los cuatro pasos del CMI.
2. 2.Fija límites de reuniones. Acuerda un tope diario con cada responsable de equipo.
3. 3.Pasa la organización de reuniones a encuestas. Toda reunión que se celebra solo para encontrar una hora puede pasar a una encuesta de grupo.

Aunque tus números salgan muy por debajo de los de la encuesta, el total rara vez es pequeño. Es dinero que ya gastas, así que cada hora que eliminas vuelve directamente al trabajo.