Wat kost een vergaderingnu echt?

Vergaderingen zijn een raadsel en een zegen tegelijk. Het hangt af van de context, van hoe je ernaar kijkt en van wanneer ze plaatsvinden. Op menselijk vlak geniet ik van de kans om met collega’s te praten over belangrijke beslissingen of creatieve ideeën, of soms gewoon een paar minuten over het leven te kletsen voordat we het over werk hebben.

Soms zit ik echter in een vergadering en denk ik achteraf: was dat nu echt een goede besteding van mijn tijd? Hebben we echt afspraken gemaakt over de volgende stappen, of hebben we de beslissing weer eens voor ons uit geschoven? Klinkt dat bekend? Het is onmogelijk om altijd alleen maar zinvolle, productieve vergaderingen te hebben. Is dat je doel en vind je een manier om het te bereiken, laat het me dan weten, want dat wil ik graag horen!

De echte kunst is je vergaderingen zo te verdichten dat onproductieve vergaderingen een zeldzaamheid worden. Dat lukt niet van de ene op de andere dag, maar zoals het spreekwoord zegt: alle beetjes helpen. Ik neem je mee langs een paar technieken die daarbij helpen, terwijl we bekijken hoe vergaderingen verschillende delen van het bedrijf elk op hun eigen manier raken.

Ben je verantwoordelijk voor de financiën, dan houd je elke softwarelicentie en elke reiskostendeclaratie bij. De grootste kostenpost van de meeste vergaderingen, de tijd van de mensen aan tafel, komt uit de salarissen en verschijnt nooit als aparte post.

Hieronder lees je hoeveel tijd vergaderingen vragen en hoeveel daarvan mensen naar eigen zeggen hadden kunnen overslaan, vind je een eenvoudige CMI-methode om kosten en baten tegen elkaar af te wegen, en zie je waar Time OS uren schrapt. Aan het eind staat een rekentool voor je eigen team.

Meer dan de meeste budgetten aannemen. In 2022 ondervroeg organisatiepsycholoog Steven Rogelberg voor Otter.ai 632 werknemers uit meer dan 20 sectoren. Gemiddeld had iemand 17,7 vergaderingen per week, samen 18 uur, bijna de helft van een gewone werkweek. Managers die vier of meer mensen direct aansturen hadden 21,3 vergaderingen, goed voor 22,2 uur.

De meeste van die uitnodigingen krijgen standaard een ja. Mensen zeiden dat ze bijna een derde van hun uitnodigingen het liefst zouden afslaan, maar in de praktijk weigeren ze er 14%.

Wat mij opvalt, is hoe weinig hiervan een bewuste keuze is. Mensen zeggen uit gewoonte ja op de meeste uitnodigingen, dus de vergaderlast groeit zonder dat iemand daartoe besluit. Voor een financeteam is dat een kostenpost die blijft stijgen zonder dat iemand hem goedkeurt.

Bron: Rogelberg voor Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

Het rapport van Rogelberg rekende die uren om naar geld. Het nam het salaris dat iedere deelnemer zelf opgaf, berekende daarmee een uurtarief en vermenigvuldigde dat met de uren die diegene vergaderde. Op die basis was de vergadertijd van een gemiddelde werknemer zo’n $ 80.300 per jaar waard, en de tijd in overbodige vergaderingen zo’n $ 25.400.

Voor een organisatie van 100 mensen komen de kosten van overbodige vergadertijd volgens het rapport uit op zo’n $ 2,5 miljoen per jaar.

Zie dit als schattingen. Ze zijn berekend op basis van wat mensen opgaven over hun salaris en hun week, de steekproef leunt sterk op de zakelijke dienstverlening, en de meeste deelnemers werkten in de VS. De methode blijft het nuttige deel, want die kun je loslaten op je eigen cijfers.

Voor mij is dit het moment waarop vergadertijd zichtbaar wordt. Zodra je uren vermenigvuldigt met salaris, ziet het eruit als elke andere budgetpost die je zou doorlichten, en kun je er dezelfde vragen over stellen.

Bron: Rogelberg voor Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

Het sjabloon van het Chartered Management Institute voor beslissingen op basis van een kosten-batenanalyse heeft vier stappen: breng de kosten in kaart en schat de baten, tel de totalen op, bereken het nettoresultaat, en leg de uitkomst daarna naast de dingen die je niet in geld kunt uitdrukken. Kies een stap en zie hoe die uitpakt voor een terugkerende vergadering.

Als ik een terugkerende vergadering door deze vier stappen haal, is het eerlijke antwoord vaak: houden, maar korter en met minder mensen. Stap 4 slaan financeteams vaak over, en juist die stap voorkomt dat een verstandige bezuiniging de moraal in het team ondermijnt.

Bron: CMI, Making decisions using cost-benefit analysis (sjabloon)

In de uren zelf. Drie instellingen halen vergadertijd met weinig waarde weg, zonder dat iemand voor agendapolitie hoeft te spelen.

1. 1.Vergaderlimieten. Beperk hoeveel vergaderingen er per dag geboekt kunnen worden, zodat agenda’s niet vanzelf vollopen.
2. 2.Groepspolls. Bestaat een vergadering alleen om een tijd af te spreken, stuur dan een paar opties en laat mensen stemmen. Niemand heeft een account nodig.
3. 3.Focustijd en buffertijd. Focustijd met automatisch afwijzen beschermt blokken voor echt werk, en buffertijd voorkomt dat vergaderingen die direct op elkaar volgen in elkaar overlopen.

Hangt Time OS een prijskaartje aan vergaderingen?

Nee. De rekentool hieronder werkt alleen met de cijfers die je invult. Time OS werkt met de uren: het begrenst ze, verplaatst ze en vervangt een deel ervan door een poll.

Volgens mij komen financiën en bedrijfsvoering hier samen. Je stelt de regel één keer in, de agenda houdt zich eraan, en de besparing zie je terug in uren die mensen terugkrijgen voor het werk waarvoor je ze betaalt.

Vul je eigen team in. De cijfers hieronder zijn voorbeelden, met het aantal uur in vergaderingen uit het onderzoek van Rogelberg, dus pas ze aan aan jouw situatie. De uitkomsten staan in dezelfde valuta als het salaris dat je invult.

Waar begin je?

1. 1.Kies je drie grootste terugkerende vergaderingen. Haal ze allemaal door de vier CMI-stappen.
2. 2.Stel vergaderlimieten in. Spreek met elke teamleider een dagelijks maximum af.
3. 3.Verplaats het plannen naar polls. Alles wat alleen bestaat om een tijd te vinden, kan naar een groepspoll.

Ook als je cijfers flink lager uitvallen dan die uit het onderzoek, is het totaal zelden klein. Het is geld dat je al uitgeeft, dus elk uur dat je schrapt, gaat direct terug naar het werk.