Quanto costa davverouna riunione?

Le riunioni sono insieme un enigma e una benedizione. Dipende dal contesto, da come le guardi e da quando capitano. Sul piano umano, apprezzo l’occasione di ritrovarmi con i colleghi per discutere decisioni importanti e idee creative, o a volte solo per scambiare due parole sulla vita prima di passare ai temi di lavoro.

A volte, però, esco da una riunione e mi chiedo: è stato davvero un buon uso del mio tempo? Abbiamo davvero concordato i prossimi passi, o abbiamo di nuovo rimandato tutto a data da destinarsi? Ti suona familiare? È impossibile avere sempre riunioni costruttive e produttive. Se è il tuo obiettivo e trovi il modo di riuscirci, scrivimi, perché mi piacerebbe proprio sapere come fai!

La vera abilità sta nello snellire le riunioni in modo che quelle improduttive diventino l’eccezione. Non è qualcosa che otterrai dall’oggi al domani, ma come si suol dire, anche i piccoli passi fanno la differenza. Ti mostrerò alcune tecniche che possono aiutarti, mentre vediamo come le riunioni incidono in modo diverso sulle varie aree dell’azienda.

Se sei a capo dell’area finance, tieni traccia di ogni licenza software e di ogni nota spese di viaggio. Il costo più grande della maggior parte delle riunioni, il tempo delle persone presenti, esce dagli stipendi e non compare mai come voce a sé.

Qui sotto trovi quanto tempo prendono le riunioni, quanta parte le persone dicono di poter evitare, un semplice metodo del CMI per mettere a confronto costi e benefici, e dove Time OS taglia le ore. Alla fine c’è un calcolatore per provare con il tuo team.

Più di quanto preveda la maggior parte dei budget. Nel 2022 lo psicologo delle organizzazioni Steven Rogelberg ha condotto per Otter.ai un’indagine su 632 dipendenti di oltre 20 settori. In media, ognuno aveva 17,7 riunioni a settimana, per un totale di 18 ore, quasi metà di una normale settimana lavorativa. I manager con quattro o più collaboratori diretti ne avevano 21,3, per 22,2 ore.

Gran parte di questi inviti riceve un sì automatico. Le persone dicono che vorrebbero rifiutare quasi un terzo degli inviti che ricevono, e in pratica ne rifiutano il 14%.

Quello che mi colpisce è quanto poco di tutto questo sia una scelta. Si dice sì alla maggior parte degli inviti per abitudine, così il carico di riunioni cresce senza che nessuno l’abbia deciso. Per un team finance è un costo che continua a salire senza che nessuno lo approvi.

Fonte: Rogelberg per Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

Il report di Rogelberg ha trasformato quelle ore in denaro. Ha preso lo stipendio dichiarato da ciascuno, ne ha ricavato una tariffa oraria e l’ha applicata alle sue ore di riunione. Su questa base, il tempo in riunione del dipendente medio valeva circa 80.300 dollari l’anno, e il tempo passato in riunioni che avrebbe potuto evitare circa 25.400 dollari.

Per un’organizzazione di 100 persone, il report stima il costo del tempo in riunioni evitabili in circa 2,5 milioni di dollari l’anno.

Considera questi numeri come stime. Sono calcolati su quanto le persone hanno dichiarato sul proprio stipendio e sulla propria settimana, il campione è sbilanciato verso i servizi professionali e la maggior parte dei rispondenti era negli Stati Uniti. La parte utile resta il metodo, perché puoi applicarlo ai tuoi numeri.

Per me è il momento in cui il tempo in riunione diventa visibile. Quando moltiplichi le ore per lo stipendio, comincia a sembrare una qualsiasi altra voce di budget da rivedere, e puoi valutarla con gli stessi criteri.

Fonte: Rogelberg per Otter.ai, The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, 2022

Il modello del Chartered Management Institute per prendere decisioni con l’analisi costi-benefici prevede quattro passi. Individuare i costi e stimare i benefici, sommare i totali, calcolare il saldo netto, poi valutare il risultato insieme a ciò che il denaro non misura. Scegli un passo per vederlo applicato a una riunione ricorrente.

Quando faccio passare una riunione ricorrente per questi quattro passi, la risposta onesta spesso è tenerla, solo più breve e con meno persone. Il passo 4 è quello che i team finance tendono a saltare, ed è quello che evita che un taglio sensato si trasformi in un problema di morale.

Fonte: CMI, Making decisions using cost-benefit analysis (modello)

Nelle ore stesse. Tre impostazioni eliminano il tempo in riunione di poco valore, senza che nessuno debba sorvegliare i calendari.

1. 1.Limiti alle riunioni. Fissa un tetto al numero di riunioni prenotabili in un giorno, così i calendari non si riempiono per inerzia.
2. 2.Sondaggi di gruppo. Quando una riunione serve solo a concordare un orario, invia alcune opzioni e lascia votare le persone. Nessuno ha bisogno di un account.
3. 3.Tempo di concentrazione e buffer. Il tempo di concentrazione con rifiuto automatico protegge blocchi per il lavoro vero, e i buffer evitano che le riunioni una dopo l’altra si accavallino.

Time OS dà un prezzo alle riunioni?

No. Il calcolatore qui sotto usa solo i numeri che inserisci. Time OS lavora sulle ore: le limita, le sposta e ne sostituisce una parte con un sondaggio.

Secondo me, è qui che finance e operations si incontrano. Fissi la regola una volta, il calendario la fa rispettare, e il risparmio si vede nelle ore che le persone recuperano per il lavoro per cui le paghi.

Inserisci i dati del tuo team. I numeri qui sotto sono esempi, con le ore di riunione prese dall’indagine di Rogelberg, quindi sostituiscili con i tuoi. I risultati sono nella stessa valuta dello stipendio che inserisci.

Da dove iniziare?

1. 1.Scegli le tre riunioni ricorrenti più pesanti. Fai passare ciascuna per i quattro passi del CMI.
2. 2.Imposta limiti alle riunioni. Concorda un tetto giornaliero con ogni responsabile di team.
3. 3.Sposta la pianificazione sui sondaggi. Tutto ciò che si tiene solo per trovare un orario può passare a un sondaggio di gruppo.

Anche se i tuoi numeri sono molto più bassi di quelli dell’indagine, il totale raramente è piccolo. Sono soldi che spendi già, quindi ogni ora che togli torna direttamente al lavoro.