Het belang van feedback bij het plannen van vergaderingen

In een Afstudeertoespraak aan Stanford in 2005, zei Steve Jobs, de voormalige CEO van Apple: “De enige manier om geweldig werk te leveren, is door te houden van wat je doet. Als je het nog niet gevonden hebt, blijf dan zoeken. Neem geen genoegen met minder. Net als bij alle zaken van het hart: je weet het gewoon als je het gevonden hebt.” Hij had gelijk. Als je iets vindt waar je echt gepassioneerd over bent, voelt werk niet meer als werk.

Maar wat doen we als we die droombaan hebben gevonden? Dat kan toch niet het einde van de rit zijn? Waar kun je je aandacht, gedrevenheid en energie dan nog meer op richten?

Persoonlijke ontwikkeling is belangrijk, waar we ook werken. Voor jou, je collega’s en je bedrijf. Feedback krijgen is een geweldige manier om dit te bereiken. Het helpt je niet alleen om een meer veelzijdig persoon te worden, maar je medewerkers zullen zich ook gehoord voelen – wat leidt tot een hogere productiviteit. Aangezien vergaderingen een belangrijk onderdeel vormen van de dagelijkse routine van elke CEO, leidinggevende of ondernemer planning, laten we eens kijken hoe we feedback kunnen gebruiken om die van jou te laten schitteren.

Waarom feedback belangrijk is

Als het gaat om het plannen van vergaderingen, kan het meenemen van feedback behoorlijk wat voordelen opleveren.

Om te beginnen zorgt het voor betere communicatie en samenwerking binnen je team. Als je collega’s, belanghebbenden of medewerkers vraagt wat ze van een sessie vinden, krijg je een beter beeld van wat ze eruit moeten kunnen halen. Dit betekent dat groepsbijeenkomsten, zijn gesprekken en bijpraatsessies productiever, effectiever en efficiënter, omdat je je concentreert op de dingen die ertoe doen en je niet laat afleiden door zijsprongen.

Je zult ook merken dat het nemen van beslissingen makkelijker wordt. Door feedback krijg je een breder scala aan ideeën en invalshoeken, waardoor je alle kanten van een discussie goed kunt overwegen voordat je een definitieve keuze maakt. Bovendien: als teamleden het gevoel hebben dat er naar hen geluisterd wordt en dat hun inbreng gewaardeerd wordt, zullen ze eerder achter de beslissingen staan die je neemt. Ze zullen plan vooruit voor je vergaderingen en doe mee, in de wetenschap dat het ertoe doet.

Dit brengt ons bij ons laatste punt. Medewerkers die het gevoel hebben dat er naar hen geluisterd wordt, zullen meer verantwoordelijkheid nemen en zich meer betrokken voelen bij wat ze doen. Ze zullen ook meer voldoening halen uit hun werk en minder snel opbranden. Als ze erop vertrouwen dat ze met zorgen of suggesties voor verandering bij je terechtkunnen, zullen ze met meer zelfvertrouwen hun werk doen. Tijdens vergaderingen laten ze van zich horen, wat de efficiëntie bij het behalen van resultaten zou moeten verbeteren.

Hoe verzamel je feedback?

Nu we weten waarom feedback nodig is, hoe verzamelen we dan de juiste informatie om echt een verschil te maken?

Na afloop van de vergadering enquête voor de planning Een follow-up of vragenlijst is handig om snel te horen wat er net is gebeurd.

Stel dat je met een grote groep mensen werkt en tegen hen praat in 1-op-1-gesprekken is niet altijd even praktisch. Met een korte enquête blijf je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en weet je zeker dat je op de goede weg bent. Bovendien is het een geweldige manier om anonieme feedback te krijgen, wat handig kan zijn als sommige teamleden aarzelen om zich persoonlijk uit te spreken.

Als je anonieme feedback wilt, kun je je Forms gebruiken die gekoppeld zijn aan een Google Calendar maak een account aan om wat vragen te stellen en vraag gewoon niet om persoonlijke gegevens zoals je e-mailadres of naam.

Natuurlijk zijn 1-op-1-gesprekken of focusgroepen altijd super als je echt die gedetailleerde feedback wilt of nodig hebt. Door gebruik te maken van een planningsapp voor bedrijven kan je helpen een tijdstip te vinden dat voor iedereen past.

Als je net een grote vergadering achter de rug hebt, kan het helpen om in kleinere groepjes of zelfs in individuele gesprekken verder te gaan. Zo voelt iedereen zich misschien wat meer op zijn gemak om zijn of haar gedachten en meningen te delen – zonder dat dat voor een grote groep hoeft te gebeuren.

Tot slot, als je een agenda van de vergadering, kun je wat tijd inplannen voor realtime feedback. Laat de groep de vergadering als geheel beoordelen met bijvoorbeeld Mentimeter of Sli.do. Je kunt ze ook gewoon vragen wat volgens hen goed ging en wat niet, en noteren wat ze zeggen.

Hoe zorg je ervoor dat die feedback echt iets oplevert?

Vraag geen feedback aan mensen als je er toch niets mee gaat doen – dat is de eerste belangrijke les. Geef prioriteit aan de belangrijkste kwesties en zorgen die naar voren zijn gekomen en werk aan een plan om die aan te pakken.

Als het een periodieke vergadering, overweeg dan om wat tijd in te ruimen om het probleem te bespreken en te kijken of er een manier is om het op te lossen. Dit kan bijvoorbeeld een speciaal tijdslot aan het begin van de sessie zijn voor een open discussie, of een specifiek agendapunt waarin concrete feedback aan de orde komt.

Wat je ook in gedachten moet houden, is dat feedback niet altijd negatief hoeft te zijn. Het gaat niet alleen om klachten en problemen, maar ook om nieuwe ideeën en suggesties. Moedig actieve deelname en betrokkenheid van alle aanwezigen aan en zorg ervoor dat je contact opneemt met iedereen die een idee heeft aangedragen waar je nu geen tijd voor hebt om verder op in te gaan. Dit kan betekenen dat je je planningskalender zodat ze na de vergadering een afspraak met je kunnen maken.

Houd naast de opvolging ook de feedback bij die je hebt gekregen, zodat je de voortgang in de loop van de tijd kunt meten. Ontdek wat wel en niet werkt, en breng waar nodig aanpassingen aan.

Uitdagingen overwinnen

Dit klinkt misschien allemaal een beetje te makkelijk, maar het zal zeker niet zonder uitdagingen zijn.

Als je groepsbijeenkomsten Als je dit al een tijdje doet, kunnen mensen terughoudend zijn tegenover verandering. Mensen zijn gewoontedieren – we raken heel makkelijk en snel vastgeroest in onze gewoontes. Daarom is het belangrijk om duidelijk te maken dat het verwerken van feedback belangrijk is en welke voordelen het voor het team heeft. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat je collega’s begrijpen hoe hun opmerkingen worden gebruikt en welke veranderingen ze kunnen verwachten.

Voor elke bedrijfsleider of ondernemer blijft tijd altijd een probleem – vooral als het gaat om het verzamelen en analyseren van feedback. Doodle’s beschikbaarheidstracker is handig om je productiviteit op peil te houden en je agenda te automatiseren. Dit zou je genoeg tijd moeten opleveren om je te concentreren op het verzamelen van de informatie die je nodig hebt.

Tot slot is de vraag: hoe meet je succes? Voor sommige aspecten is dat makkelijk. Neem bijvoorbeeld dingen die je kunt kwantificeren – dan zou je moeten zien dat de juiste statistieken de goede kant op gaan. Maar hoe zit het met dingen die je niet kunt meten? Houd bij wat mensen zeggen en stel specifieke doelen er iets mee doen. Zelfs als het iets is wat je niet kunt meten, zou je moeten merken dat het de goede kant op gaat als je het goed aanpakt.