Tien functies van Doodle die je misschien nog niet kent

Laten we eens virtueel stemmen. Heb je het gevoel dat vergaderingen meer van je werkweek in beslag nemen dan vroeger? Als je je hand hebt opgestoken, is dat waarschijnlijk geen verrassing. Uit een rapport van Harvard Business Review bleek dat leidinggevenden hebben nu meer dan twee keer zoveel vergaderingen als in de jaren zestig.

Het aantal vergaderingen is het afgelopen jaar waarschijnlijk alleen maar gestegen, omdat de meesten van ons zijn overgestapt op thuiswerken om mee te helpen in de strijd tegen COVID-19. Je kunt gerust zeggen dat thuiswerken voor de meeste mensen een uitkomst is geweest. Het heeft bijgedragen aan een betere balans tussen werk en privé, minder stress tijdens het woon-werkverkeer en een beter mentaal welzijn. Uit onderzoek van het technologiebedrijf Barco is zelfs gebleken dat dat 85 procent van de mensen een combinatie van thuiswerken en op kantoor werken wil als de wereld weer normaal is.

Dat betekent niet dat hybride werken geen uitdagingen met zich mee kan brengen. Hoe organiseer je een bijeenkomst als sommige mensen thuis zijn en anderen op kantoor? Zal hybride werken het aantal vergaderingen doen toenemen en leiden tot meer gevallen van bijvoorbeeld burn-out en Zoom-moeheid?

Laten we het nu niet al te somber maken, want je hoeft de voordelen van thuiswerken niet op te offeren om deze vragen te beantwoorden. Door een vergaderplanner zoals Doodle te gebruiken, kun je al dat administratieve gedoe rond het plannen van afspraken achter je laten. Dit betekent dat je meer vrije tijd hebt om je te concentreren op belangrijke dingen, zoals het afronden van projecten en tijd doorbrengen met je gezin.

Om je te laten zien dat dat klopt – hier is onze top tien van functies waarvan je misschien nog niet op de hoogte was, maar die je heel veel tijd kunnen besparen.

1. Boekingspagina

De kracht en de voordelen van Boekingspagina dat mag je echt niet onderschatten.

Laten we bij het begin beginnen. Met de Boekingspagina kun je je beschikbaarheid instellen, zodat je geen eindeloze e-mails meer hoeft te sturen naar klanten of collega’s om een vrij moment te vinden. Zodra je hebt bepaald welke tijden je wilt reserveren voor vergaderingen, stuur je gewoon een link naar je agenda en Doodle regelt de rest.

Zodra een afspraak is bevestigd, passen we je agenda aan en sturen we je de details, zodat je het niet vergeet. Wat de Boekingspagina nog beter maakt, is dat als jij of je genodigde de afspraaktijd moet aanpassen, we je agenda automatisch bijwerken. Nooit meer dingen vergeten of verdwalen in een ingewikkelde agenda.

2. 1-op-1-gesprekken

Doodle 1-op-1-gesprekken zijn een geweldige manier om met iemand af te spreken zonder dat je urenlang hoeft te zoeken naar een moment dat jullie allebei kunnen.

In ons recente Rapport over de stand van zaken bij vergaderingen, kwamen we erachter dat het aantal één-op-één-gesprekken door COVID-19 toenam. Een belangrijke reden hiervoor waren de gesprekken over geestelijke gezondheid. Een rapport van de Academy of Management zei dat werknemers die zich eenzaam voelen minder goed presteren dan anderen. Regelmatig contact met iemand op kantoor, vooral als iemand alleen woont, kan helpen om dat vroeg te herkennen en er iets aan te doen. Dit zou in verband kunnen staan met de toename van dit soort bijeenkomsten.

Als je Doodle gebruikt, kun je een aantal tijdstippen kiezen om af te spreken, de locatie bepalen (of dat nu virtueel of in persoon is) en de link versturen. Zodra ze bevestigen, wordt het aan je agenda toegevoegd.

Wat nog beter is, is dat je je geen zorgen hoeft te maken over dubbele boekingen. Als je iets inboekt in een van de tijdvakken die je hebt voorgesteld, halen we die optie uit het aanbod.

3. Peilingen

Doodle staat vooral bekend om het regelen van groepsafspraken of het houden van een poll. Of het nu gaat om een vergadering met klanten of een teamuitje, Doodle-enquêtes helpt om een einde te maken aan dat eindeloze heen-en-weer-gemail.

We kennen het allemaal wel. Je wilt een vergadering houden en moet je team van acht mensen uitnodigen. Iedereen heeft een heel drukke agenda, dus jullie blijven maar ronddraaien in een poging een geschikt tijdstip te vinden. Na uren of zelfs dagen komen jullie eindelijk tot een akkoord, maar dan zegt iemand dat het toch niet meer uitkomt. Het is een ware planninghel!

Gelukkig kun je dit allemaal vermijden als je Doodle gebruikt. Als je de organisator bent, kies je de tijdstippen waarop je wilt afspreken, bepaal je of er een deadline is en of je herinneringen wilt ontvangen, en je bent klaar. Stuur het door naar je deelnemers en wij laten je weten welk tijdstip het beste uitkomt.

4. Merkopbouw

De juiste uitstraling voor je bedrijf is net zo belangrijk als het bieden van een geweldige service. Zoveel merken over de hele wereld worden meteen herkend aan hun uiterlijk. Wist je dat het gebruik van Doodle hier geen invloed op hoeft te hebben?

Merkopmaak op maat is een erg geliefd extraatje van Doodle Premium. Met onze personaliseringsopties kun je je eigen logo en achtergrondafbeelding toevoegen en je eigen kleurenschema kiezen.

Maak je agenda overzichtelijker zonder dat je professionele uitstraling eronder lijdt.

5. Namens iemand anders boeken

Een functie van onze boekbare agenda die veel mensen nog niet kennen. Met ‘Boeken namens iemand anders’ kun je een tijdstip voor anderen regelen zonder dat je hoeft te wachten tot ze hun beschikbaarheid hebben bevestigd.

Laten we het even in beeld brengen. Stel je voor dat je een drukbezette recruiter bent die de perfecte kandidaat heeft gevonden. Je wilt de hiring manager bij het proces betrekken, maar het lukt je maar niet om een moment te vinden waarop hij of zij met de kandidaat kan praten. Als je eindelijk een afspraak in zijn of haar agenda weet te regelen, heeft de kandidaat al een andere baan aangenomen.

Book on Behalf maakt een einde aan deze frustratie door je de mogelijkheid te bieden om direct een afspraak in iemands agenda te boeken, zonder dat je hoeft te wachten tot diegene op je reageert.

6. Beheerdersconsole

Een van onze nieuwste functies is ideaal als je een team aanstuurt. De Beheerdersconsole Hiermee kunnen accountbeheerders via hun eigen speciale dashboard bepalen hoe hun gebruikers Doodle optimaal kunnen gebruiken.

Van de integraties die ze kunnen gebruiken tot het opvragen van rapporten om de activiteit te meten: de Admin Console biedt bedrijven meer flexibiliteit om Doodle te gebruiken op de manier die voor hen het beste werkt.

7. Integraties

Het gebruik van Doodle hoeft niet te betekenen dat je alles anders moet gaan doen. Sterker nog: dankzij onze integraties kun je gewoon blijven werken zoals jij dat wilt.

Onze Microsoft Outlook-invoegtoepassing Hiermee kun je de kracht van Doodle rechtstreeks vanuit je mailbox benutten. Dit betekent dat je groepspolls kunt versturen, links naar je Bookable-agenda kunt delen en 1-op-1-afspraken kunt regelen, allemaal vanaf één plek.

Nu het thuiswerken het afgelopen jaar steeds populairder is geworden, is ons Zoom en Microsoft Teams Dankzij deze integraties zijn virtuele vergaderingen net zo makkelijk te organiseren als fysieke. Als je je favoriete videoconferentietool hebt gekoppeld, hoef je bij het boeken van een vergadering alleen maar de locatie te kiezen – de rest regelen wij wel.

Zapier bovendien kun je Doodle aan meer dan 2000 apps koppelen. Dat betekent dat als je afspraken wilt integreren in je CRM of een andere tool die je gebruikt, dat gewoon kan.

8. Aangepaste vragen

Heb je ooit meegemaakt dat je het gevoel had dat je je wat beter had kunnen voorbereiden op een vergadering? Nou, dit is precies waar onze Aangepaste vragen Deze tool kan je daarbij helpen.

Met behulp van onze Boekbare kalender, als je een agenda maakt zodat mensen een afspraak met je kunnen maken – voeg dan gewoon een paar vragen toe die je helpen een beter beeld te krijgen van waar de afspraak over gaat.

Dit kan je niet alleen helpen om je beter voor te bereiden op de vergadering, maar ook om meer gefocust te zijn, omdat je precies weet waar je je op moet concentreren.

9. Automatische herinneringen

Dit is een van de grote voordelen van Doodle bij het maken van een poll. Als je een moment wilt afspreken met je team of een groep vrienden, hoef je, zodra je je beschikbaarheid hebt aangegeven, alleen maar aan te geven dat je wilt dat de genodigden een automatische herinnering krijgen om te reageren.

Je hoeft je geen zorgen te maken als je nog niets van iemand hebt gehoord, want we sturen diegene op de door jou gekozen dag een herinnering om te reageren.

10. Beheer van tijdzones

Moet je regelmatig samenwerken met mensen over de hele wereld en raak je dan in de war over hoe hun tijd zich verhoudt tot die van jou? Of nog erger: stem je in met een belangrijke afspraak met een klant, om er vervolgens achter te komen dat het voor jou midden in de nacht is!

Nou, als je via Doodle een afspraak maakt, kunnen we beheer je tijdzones. Dit betekent dat als je een afspraak met iemand maakt, deze in jouw lokale tijdzone wordt weergegeven.

Op afstand werken zou nooit je productiviteit in de weg mogen staan, hier is een paar tips over hoe je het beste uit thuiswerken kunt halen.

Als je meer wilt lezen, kijk dan eens naar: https://doodle.com/en/resources/blog/branding-options-for-professionals/