Bookable Calendar voegt aangepaste vragen toe om betere vergaderresultaten te behalen

Ik heb onlangs een artikel in de Huffington Post over het klimaatrechtvaardigheidsplan van de Amerikaanse presidentskandidaat Joe Biden, waarbij bijna de helft van de opbrengsten van de voorgestelde investering van 2 biljoen dollar in schone elektriciteit naar arme en minderheidsgemeenschappen zou gaan. Dat is zeker een nobel plan.

Afgezien van alle discussies over klimaatverandering, viel het me vooral op hoe ingewikkeld, rommelig en verwarrend het proces is geweest voor de twee commissies van de staat New York (die de taak hebben gekregen om uit te zoeken hoe het plan moet worden uitgevoerd en gemeten) om bij elkaar te komen.

Waarom breng ik dit artikel ter sprake, vraag je je af? Om je te laten zien hoe vergaderingen inplannen, iets wat eigenlijk moeiteloos en snel zou moeten gaan, kan al snel ingewikkeld en langdurig worden en, in het ergste geval, belangrijke plannen zoals Bidens plan voor klimaatrechtvaardigheid helemaal in de war sturen. Om Eddie Bautista, de directeur van de New York City Environmental Justice Alliance, te citeren: “Het is Doodle-enquête "De hel."

Omdat die ‘hel’ bij het plannen van afspraken precies de reden is waarom Doodle bestaat, hebben we weer een stap gezet om het plannen van vergaderingen zo soepel mogelijk te maken, terwijl we tegelijkertijd alle betrokkenen helpen om betere resultaten uit die vergaderingen te halen. Niemand heeft op dit moment tijd te verspillen. Het is dus cruciaal om vergaderingen meer gefocust en productiever te houden. Een groot deel daarvan komt neer op het verzamelen van de nodige informatie, inzichten en feedback van de deelnemers voordat de vergadering, zodat de discussies tijdens de vergadering niet uit de koers raken.

Boekbare kalender, zoals je weet, is een van onze geavanceerde functies waarmee je een gepersonaliseerde afsprakenlink kunt maken die je beschikbaarheid in realtime laat zien. Dit is een uitkomst voor veel mensen die sneller afspraken willen maken met klanten, partners en kandidaten. Het automatiseert het proces ook, doordat je duizenden gepersonaliseerde Bookable Calendar-links kunt aanmaken (eenmaal instellen en je hoeft er niet meer naar om te kijken).

We zijn dan ook heel blij om te vertellen dat we Aangepaste vragen als nieuwe functie in Boekbare kalender. Telkens als je je Bookable-agenda opent, kun je zelf vragen invoeren die genodigden moeten beantwoorden (optioneel of verplicht) voordat ze een afspraak met je maken. Zo kom je weer een stapje dichter bij gerichtere, effectievere vergaderingen. En ik zie dat dit ontzettend nuttig kan zijn voor de panels in de staat New York die momenteel vastzitten in een ‘planningshel’ om het klimaatrechtvaardigheidsplan van Biden te realiseren.

Je vraagt je misschien af: wat zijn nou precies de voordelen van het toevoegen van aangepaste vragen aan je Bookable Calendar-links? Er zijn talloze voordelen, maar ik zal drie specifieke redenen noemen waarom je aangepaste vragen zou willen gaan gebruiken in je Bookable Calendar.

• Maak beter gebruik van de tijd van de deelnemers tijdens vergaderingen:

   

  Er is niets erger dan in een vergadering te zitten en de hele tijd op de klok te kijken – in afwachting van het moment dat die ‘gevreesde’ vergadering eindelijk voorbij is. Dit gebeurt meestal omdat de vergadering ongeorganiseerd is, geen focus heeft, van het onderwerp afdwaalt en uiteindelijk meer vergaderingen nodig maakt om beslissingen te nemen die al tijdens de eerste vergadering genomen hadden moeten worden. In plaats van tijd te verspillen met het vragen naar ‘contextuele’ of achtergrondinformatie tijdens de vergadering zelf, kun je ‘Aangepaste vragen’ gebruiken om de deelnemers te vragen voordat de vergadering. En bepaal of de antwoorden optioneel of verplicht zijn. Als de vergadering niet door kan gaan zonder essentiële informatie, maak het dan verplicht. Dat scheelt tijd tijdens de vergadering.

• Voorkom verwarring en misverstanden:

   

  Als je in groepen werkt – wat op de werkvloer bijna dagelijks gebeurt – kan miscommunicatie leiden tot fouten in projecten en het vertrouwen tussen teams, klanten en partners schaden. Door vragen in de Bookable-kalender in te voeren, kunnen medewerkers verwarring en miscommunicatie voorkomen.

• Zorg voor betere resultaten uit vergaderingen:

   

  Onproductieve vergaderingen zijn onze grootste ergernis geworden. Het hele doel van vergaderingen is om informatie te delen, input te krijgen van belangrijke belanghebbenden, een duidelijke koers uit te stippelen en beslissingen te nemen die ervoor zorgen dat projecten en initiatieven effectief vooruitgaan en sterke resultaten opleveren. Maar dat lukt vaak niet door slechte planning en een gebrek aan communicatie en informatie-uitwisseling voordat er vinden vergaderingen plaats.

Als je nog geen Bookable-agenda hebt, kun je er hier meer over lezen op de pagina met de boekbare agenda.

De ‘Bookable Calendar’ heet nu ‘Boekingspagina’.