Hoe je virtuele pitch-afspraken kunt gebruiken om nieuwe klanten binnen te halen

Geef Mad Men maar de schuld. Geef die opgeblazen winsten van Madison Avenue maar de schuld. Of geef de schuld aan de eerste reclamebureaumanager die zei: „Waarom zouden we deze pitchvergadering via de telefoon doen, als we ook gewoon ter plekke kunnen komen om het goed te doen?”

Wie het ook veroorzaakt heeft, het resultaat is hetzelfde: telkens als een bureau een pitch doet voor nieuwe klanten, wordt er van ze verwacht dat ze dat persoonlijk doen, en vaak met z’n allen. Maar als iemand die aan beide kanten van deze vreemde vergelijking heeft gestaan – zowel als pitcher als pitchee, zeg maar – vraag ik me al lang af waarom dit vreemd anachronistische ritueel nog steeds centraal staat in de dynamiek tussen klant en bureau.

Jaren geleden was het natuurlijk logisch. Presentaties faxen en beide groepen rond een telefoon laten zitten is niet bepaald ideaal voor creatief denken. Toch hebben we nu de technologie binnen handbereik om makkelijk boeiende virtuele pitchbijeenkomsten te houden, maar we blijven vasthouden aan dure persoonlijke klantpitches. En die zijn inderdaad duur. A artikel uit het Britse tijdschrift Campaign bleek dat bureaus kosten tot wel € 83.000 op zich namen bij het pitchen voor één enkele klant.

Het probleem komt eigenlijk neer op één woord: chemie. Volgens marketingadviesbureau AAR Group, de chemie tussen het merk en het bureau staat nog steeds in de top vijf van redenen waarom een bureau een pitch goed doet, net als het gevoel dat “ze gewoon snappen wat we proberen te doen.”

Je kunt moeilijk ontkennen dat het makkelijker is om een band met iemand op te bouwen als je diegene in de ogen kijkt, hem of haar de hand schudt en misschien zelfs samen een maaltijd deelt. Dus zodra één bureau zijn topmensen in een taxi, trein of vliegtuig zet om een pitch te houden op het hoofdkantoor van de klant, moeten alle bureaus dat voorbeeld volgen. In die zin is COVID-19 een grote gelijkmaker geweest.

Als je de marketingpers doorneemt, kom je opiniestukken tegen van topmanagers van bureaus die uitleggen hoe ze hun pitchgesprekken hebben aangepast voor de coronatijd. Maar vrijwel al deze bazen vinden het jammer dat ze geen persoonlijke presentaties meer kunnen geven en zien de virtuele pitch voor nieuwe klanten als een tijdelijk, maar noodzakelijk ongemak. Hier liggen de grootste kansen voor disruptieve veranderingen.

Het ‘digitale’ in een digitaal bureau brengen

Waarom zou je niet het bureau zijn dat de virtuele pitch niet alleen als een nieuwe realiteit accepteert, maar deze ook echt omarmt? Bouw je pitchproces eromheen. Wees er trots op dat, zelfs als de pandemie achter ons ligt en we allemaal weer naar kantoor gaan, virtuele pitches jouw nieuwe normaal zullen zijn. Je gebruikt het misschien niet voor al je pitchbijeenkomsten, maar het blijft ongetwijfeld een krachtig wapen in je arsenaal.

Net zoals thuiswerken niet minder is dan werken op kantoor, is virtueel pitchen voor nieuwe klanten gewoon een andere optie en niet per se beter of slechter dan een persoonlijke pitch. Beide opties hebben hun voor- en nadelen. En het is goed om te onthouden dat de virtuele pitch niet het slechtere alternatief is voor de persoonlijke pitch, maar juist een aantal duidelijke voordelen heeft:

• Ons eigen rapport uit 2019, Hoe staat het met vergaderingen?, bleek dat 71 procent van de professionals elke week tijd verliest door onnodige of afgezegde vergaderingen. De gemiddelde pitchvergadering duurt veel te lang, het proces sleept zich voort en er zijn meestal veel te veel mensen bij betrokken. Zie de virtuele pitch als een manier om het proces te stroomlijnen.

• Alleen al het vinden van een moment waarop iedereen beschikbaar is (voor een reis naar de klant heb je een veel ruimer tijdsbestek nodig) is een nachtmerrie. Als iemand aan een van beide kanten op het laatste moment moet afzeggen vanwege een onvoorziene medische situatie of omdat hij of zij vastzit in een andere stad, dan moet het hele proces weer van voren af aan. Meedoen aan een online pitchmeeting is makkelijker, vooral als je een vergaderplanner.

• Reizen is duur en tijdrovend. Stel de klant gerust dat virtueel werken en vergaderen in je bloed zit en dat je die extra tijd liever aan hun projecten besteedt en de besparingen aan je klanten doorgeeft.

• Nu een deel van het theatrale gedoe rond de pitch voor de klant uit de weg is geruimd – maar niet alles (daar komen we later nog op terug) – moeten de pitch en het werk voor zichzelf spreken.

Er is heel veel dat virtuele vergaderingen kun je doen om je bedrijf te verbeteren, maar mensen blijven hun twijfels hebben. In onze Hoe staat het met vergaderingen? Uit het rapport bleek ook dat driekwart van de professionals de voorkeur geeft aan persoonlijke pitchgesprekken boven telefoongesprekken of videochats. Een deel van de uitdaging bij virtuele pitches is om klanten te helpen hun jarenlange slechte ervaringen met online vergaderingen te overwinnen.

Virtueel pitchen: de basis

Uit ons onderzoek bleek dat de drie belangrijkste oorzaken van ineffectieve vergaderingen, gerangschikt naar de mate van irritatie bij de deelnemers, de volgende waren:

• Niet effectief of slecht georganiseerde vergaderingen (89 procent)

• Telefonische vergaderingen met slechte verbinding (88 procent)

• Videovergaderingen met technische problemen (86 procent)

Het aanpakken van deze punten is essentieel om leidinggevenden te overtuigen van de waarde van virtuele pitchbijeenkomsten. Leidinggevenden vertelden ons ook dat volgens hen de volgende elementen cruciaal zijn voor succesvolle bijeenkomsten:

• Duidelijk omschreven doelstellingen (72 procent)

• Een duidelijke agenda (67 procent)

• Minimaal aantal mensen in de ruimte (35 procent)

• Visuele hulpmiddelen in de presentatie, zoals video’s (27 procent)

Maar wat zijn nog meer essentiële tips en trucs waar digitale bureaus zich helemaal op moeten richten om ervoor te zorgen dat ze productief zijn bij het pitchen en op afstand werken?

1. Gebruik een evenementenorganisator waardoor iedereen het beste moment kan kiezen, het liefst samen met zijn of haar online agenda’s geïntegreerd, zodat je de vergadering moeiteloos kunt organiseren.

2. Zorg ervoor dat alle deelnemers aan de pitch-bijeenkomst een goede internetverbinding hebben.

3. Zelfs als jullie gebruiken Zoom intern En als jij altijd de uitnodigingen verstuurt, zorg er dan voor dat jullie allemaal weten hoe je Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams, Webex en andere grote aanbieders van vergaderplatforms moet gebruiken, en dat jullie er vertrouwd mee zijn. Dat betekent dat je hun apps op je laptop hebt staan, dat je de audio- en microfooninstellingen hebt gecontroleerd en dat je precies weet waar de knoppen ‘Presenteren’ en ‘Dempen’ zitten.

4. Investeer in de visuele kant. Je thuiskantoor en hoe je er op het scherm uitziet, krijgen nu een enorme onbewuste betekenis – een witte muur en de microfoon van je laptop zijn niet goed genoeg tijdens een pitchgesprek met een klant. Neem de tijd om je achtergrond aantrekkelijk en uitnodigend te maken – een boekenkast op de achtergrond is altijd een hit, maar je kunt er zelfs een kleurrijk boeket bloemen bij zetten. Dit is ook het moment om te investeren in een ringlamp en een microfoon van podcastkwaliteit, zodat je er tijdens het pitchproces uitziet en klinkt als het meest professionele bureau.

5. Alle deelnemers van de bureauzijde moeten apart aan het gesprek deelnemen, zelfs als ze zich in hetzelfde gebouw bevinden als hun collega’s. Zoals Claude Zdanow, oprichter en CEO van The Stadiumred Group, vertelde aan Campaign US: “Bij een groepsvideogesprek, waarbij een heleboel mensen rond een tafel zitten en allemaal naar één camera staren, krijg je vaak het gevoel dat je in een leeg lokaal staart zonder direct oogcontact, en dat doet afbreuk aan het belang van het opbouwen van een goede klik tussen mensen onderling.”

6. Bij een virtuele pitch-bijeenkomst gelden dezelfde omgangsvormen als bij een persoonlijke bijeenkomst. Je hele team moet de mute-knop perfect onder de knie hebben. Als je niet aan het woord bent, zet jezelf dan op mute. Hetzelfde geldt voor meldingen op je verschillende apparaten.

Geavanceerde tips voor geweldige virtuele presentaties aan klanten

Nu de praktische zaken geregeld zijn, komt het leuke gedeelte: de pitch daadwerkelijk winnen. Zodra je de virtuele pitch hebt ingepland, komt het erop aan dat je hele bureau één simpele stelling accepteert en zich eigen maakt: net zoals digitale campagnes geen tv-campagnes op een laptop zijn, is een virtuele pitchbijeenkomst niet hetzelfde als een persoonlijke pitch die online wordt gehouden.

Als je het medium ziet als een voordeel in plaats van een belemmering en je richt op wat je dankzij de technologie kunt bereiken, zorg je er al snel voor dat je bureau de concurrentie een stap voorblijft.

• Alle deelnemers van het bureau konden hun avatar aanpassen naar hun favoriete producten van de klant.

• Gebruik de mogelijkheid om achtergronden te maken om te laten zien hoe dol je op hun merk bent – van hun logo dat als kunstwerk aan je muur hangt tot een huis vol met hun producten.

• Maak je pitch-presentatie nog indrukwekkender met audiovisuele elementen die voor extra spanning zorgen.

• Je kunt de technologie ook eens omdraaien en de traditionele post gebruiken om elke deelnemer een rekwisiet of een uitgeprinte versie van de presentatie te sturen.

De besten van de rest onderscheiden

Sommige bureaus zien een virtuele pitch voor nieuwe opdrachten als een excuus om kosten te besparen en minder tijd en moeite in de pitch voor de klant te steken. Dit geeft andere bureaus die zich wel inzetten voor virtuele pitches een enorm voordeel. Omdat je de sfeer niet kunt aanvoelen of de signalen van collega’s kunt zien, moet je virtuele pitchbijeenkomsten keer op keer oefenen, met speciale aandacht voor de overdracht van de ene spreker naar de andere. Het is moeilijker om de aandacht vast te houden bij een virtuele bijeenkomst dan bij een persoonlijke ontmoeting, dus een duidelijk en goed verteld verhaal is essentieel.

Door je pitchproces zo aan te passen dat het meer op een gesprek lijkt, kun je klanten ook beter betrokken houden. Bij de meeste topmanagers die aangeven dat ze 20 uur per week of meer in vergaderingen zitten – tegenwoordig meestal virtueel – door ze actief te betrekken bij de pitch voor de klant zorg je ervoor dat ze goed opletten en dat je pitch beter bijblijft dan andere eenzijdige presentaties.

Tot slot kan het in kaart brengen van de klant en zijn deelnemers je helpen om een goede klik op te bouwen, ondanks de afstand tussen jullie. Ieder lid van je team moet weten wie er bij de pitch-bijeenkomst aanwezig zal zijn, wat ze daaruit willen halen, hoe ze hun beslissing zullen nemen en hoe je met elk van hen vertrouwen kunt opbouwen. Het hoofd e-commerce heeft waarschijnlijk andere behoeften dan de CMO. Zorg ervoor dat beiden zich gezien en begrepen voelen.

De pandemie heeft het pitchproces in veel opzichten gelijkwaardiger gemaakt. Het bureau dat de beste en meest doordachte pitch voorbereidt, maakt nu meer kans dan ooit tevoren. Maar als je klanten ervan kunt overtuigen dat virtuele pitchgesprekken in het belang zijn van hun tijd, budget en gemak, kun je ook lang na deze pandemie nog nieuwe opdrachten binnenhalen via virtuele pitches.

Als je organisatie de overstap maakt naar online vergaderingen en op zoek is naar manieren om je virtuele klantpresentaties onder de knie te krijgen, De geavanceerde planningsfuncties van Doodle kan helpen om die overgang te versnellen. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie over hoe je de productiviteit van je organisatie op het gebied van vergaderen kunt verbeteren.