How to Use Virtual Pitch Meetings to Win New Business

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Updated: 21 de jun. de 2023

Woman sitting at laptop and waving

Culpe os homens loucos. Culpar aqueles lucros inchados da Madison Avenue. Ou culpem o primeiro executivo da agência que proferiu a frase: "Por que fazer esta reunião por telefone quando podemos vir e fazê-lo ali mesmo?"

Quem quer que tenha causado isto, o resultado é o mesmo: sempre que uma agência lança para novos negócios, espera-se que o faça pessoalmente e freqüentemente, em massa. Mas como alguém que tem estado em ambos os lados desta estranha equação - tanto o lançador quanto o pitchee, se você quiser - há muito tempo me pergunto por que este rito estranhamente anacrônico permanece no centro da dinâmica cliente-agência.

Fez sentido anos atrás, é claro. Enviar fax sobre apresentações e ter ambos os grupos reunidos ao redor de um telefone dificilmente é ideal para o pensamento criativo. No entanto, agora temos a tecnologia ao nosso alcance para realizar facilmente reuniões virtuais envolventes, e mesmo assim perseveramos com os dispendiosos lançamentos presenciais dos clientes. E eles são caros. Um relatório da revista UK's Campaign (https://www.campaignlive.co.uk/article/brand-experience-report-2017-pitching-payment/1437428) descobriu que as agências estavam engolindo custos tão altos quanto 83.000 euros no arremesso para um único cliente.

O problema pode ser resumido a uma única palavra: química. Segundo a consultoria de marketing AAR Group, a química entre a marca e a agência ainda está entre as cinco principais razões para que uma agência seja bem sucedida em uma reunião de campo, assim como a sensação de que "eles apenas conseguem o que estamos tentando fazer".

É difícil argumentar que é mais fácil construir um vínculo com alguém quando se olha nos olhos, aperta-se a mão dele e talvez até se compartilhe uma refeição com ele. Assim, no momento em que uma agência coloca seus melhores funcionários em um táxi, trem ou avião para arremessar na sede do cliente, todas as agências têm que seguir o exemplo. Nesse sentido, a COVID-19 tem sido um grande nivelador.

Leia através da imprensa de marketing e você encontrará artigos de opinião de executivos sênior de agências explicando como eles adaptaram suas reuniões de campo para a era pandêmica. Entretanto, praticamente todos esses chefes lamentam a perda do arremesso pessoal e vêem o arremesso virtual para novos negócios como uma inconveniência temporária, mas necessária. É aqui que se encontram as oportunidades mais significativas para a interrupção.

Colocando o 'Digital' na Agência Digital

Por que não ser a agência que não apenas aceita o campo virtual como uma nova realidade, mas que o abraça de fato? Construa seu processo de pitching em torno dele. Orgulhe-se de que mesmo quando a pandemia estiver no retrovisor e todos nós voltarmos para nossos escritórios, o arremesso virtual será seu novo normal. Você pode não usá-lo para todas as suas reuniões de lançamento, mas sem dúvida será uma arma poderosa em seu arsenal.

Assim como o trabalho remoto não é menos do que o trabalho no local, o arremesso para novos negócios é virtualmente uma outra opção e não é inerentemente melhor ou pior do que um arremesso presencial. Ambas as opções têm seus prós e contras. E vale a pena lembrar que, em vez de ser o parente mais pobre do campo presencial, o campo virtual tem várias vantagens claras:

Há muito que reuniões virtuais pode fazer para melhorar seus negócios, mas as pessoas continuam a ter reservas. Em nosso relatório O estado das reuniões, descobrimos também que três quartos dos profissionais preferem reuniões presenciais a chamadas ou bate-papos em vídeo. Parte do desafio do pitching praticamente é ajudar os clientes a superar anos de experiência de conferências on-line ruins.

Pitching Virtually: O básico

Em nossa pesquisa, descobrimos que as três principais causas de reuniões ineficazes, classificadas pelos níveis de irritação dos participantes, eram:

A abordagem destas questões é fundamental para convencer os executivos do valor das reuniões virtuais. Os executivos também nos disseram que, em suas opiniões, os elementos críticos das reuniões bem-sucedidas eram:

Mas quais são as outras dicas e truques fundamentais sobre os quais as agências digitais deveriam estar obcecadas para garantir que elas sejam produtivas quando lançam e trabalhar remotamente?

  1. Use um meneting planner que permita a todos escolher o melhor momento, de preferência com seus calendários on-line integrados, para tornar a organização da reunião indolor.

  2. Assegurar que todos os participantes da reunião de campo tenham ótimas conexões de internet.

  3. Mesmo que você use o Zoom internamente e você sempre envie os convites, certifique-se de que todos conheçam e estejam à vontade usando o Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams, WebEx e quaisquer outros grandes provedores de plataforma de reuniões. Isso significa que você tem seus aplicativos em seu laptop, você verificou as configurações de áudio e microfone e sabe exatamente onde os botões 'Presente' e 'Mudo' estão localizados.

  4. Invista no visual. Seu escritório em casa e como você aparece na tela agora assumem enorme importância subliminar - uma parede branca e seu microfone de laptop não são bons o suficiente em uma reunião com o cliente. Reserve um tempo para tornar seu fundo atraente e acolhedor - uma estante no fundo é sempre popular, mas você poderia até acrescentar um ramo colorido de flores. Agora é também o momento de investir em uma luz de anel e um microfone com qualidade de podcasts para garantir que você se pareça com a agência mais polida no processo de pitching.

  5. Todos os participantes do lado da agência devem participar da chamada separadamente, mesmo que estejam no mesmo prédio que seus colegas. Como Claude Zdanow, fundador e CEO do The Stadiumred Group explicou à Campanha US: "Ainda de uma chamada de vídeo em grupo, onde um monte de pessoas está sentado ao redor de uma mesa olhando para uma câmera, tende a deixar todos sentindo que estão olhando para um abismo de uma sala sem contato visual direto, e isso tira a importância de criar química de pessoa para pessoa.".

  6. Uma reunião virtual exige a mesma etiqueta que uma reunião presencial. Toda sua equipe deve ser especialista no uso do botão de silêncio. Se você não estiver falando, coloque-se no modo mudo. O mesmo vale para os alertas de notificação em seus vários dispositivos.

Dicas avançadas para Grandes Projetos de Clientes Virtuais

Com as porcas e os parafusos resolvidos, agora vem a parte divertida: ganhar de fato o campo. Uma vez que você tenha agendado o lançamento virtual, o resto se resume a toda sua agência aceitando e internalizando uma simples afirmação - assim como as campanhas digitais não são campanhas de TV em um laptop, uma reunião de lançamento virtual não é o mesmo que um lançamento pessoalmente entregue on-line.

Se você perceber o meio como uma vantagem em vez de um empecilho e se concentrar no que a tecnologia lhe permite alcançar, você rapidamente colocará sua agência à frente do pacote.

Separando o melhor do resto

Algumas agências verão um campo virtual para novos negócios como uma desculpa para cortar custos e colocar menos tempo e esforço no campo do cliente. Isto dá uma enorme vantagem a outras agências comprometidas com o pitching virtual. Sem o benefício de poder ler uma sala ou ver as sugestões dos colegas, as reuniões virtuais precisam ser praticadas uma e outra vez, com atenção especial para a transferência de um orador para outro. É mais difícil manter a atenção quando se reúne virtualmente do que pessoalmente, portanto, uma história clara e claramente contada é essencial.

O redesenho de seu processo de pitch para ser mais conversacional também pode manter os clientes envolvidos. Com a maioria dos executivos seniores relatando que eles passam 20 horas por semana ou mais em reuniões](https://doodle.com/en/resources/research-and-reports-/the-state-of-meetings-2019/) - a maioria virtual nos dias de hoje - tê-los participando ativamente do discurso do cliente garantirá que eles prestem atenção e se lembrem de seu discurso acima de outras apresentações unidirecionais.

Finalmente, traçar o perfil do cliente e de seus participantes pode ajudar a construir uma química apesar da distância entre vocês. Cada membro de sua equipe deve saber quem vai estar presente na reunião de campo, o que vão procurar tirar dela, como vão tomar sua decisão e como construir confiança com cada um deles. O Chefe de Comércio Eletrônico provavelmente terá necessidades diferentes das da CMO. Certifique-se de que ambos se sintam vistos e compreendidos.

A pandemia, de muitas maneiras, tornou o processo de pitching mais igualitário. A agência que prepara o melhor e mais bem construído arremesso tem mais chances de vencer agora do que nunca. No entanto, se você conseguir convencer os clientes de que receber reuniões de pitching praticamente é do interesse de seu tempo, orçamento e conveniência, você será capaz de adquirir novos negócios através de pitchings virtuais muito além destes dias pandêmicos.

Se sua organização está fazendo a mudança para reuniões on-line e procurando maneiras de dominar seus campos de clientes virtuais, recursos avançados de agendamento da Doodle pode ajudar a acelerar essa transição. Sinta-se à vontade para nos contatar para obter mais informações sobre como melhorar a produtividade organizacional relacionada a reuniões para você.

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