How to Use Virtual Pitch Meetings to Win New Business

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Doodle Content Team

Aggiornato: 21 giu 2023

Woman sitting at laptop and waving

Colpa di Mad Men. Colpa dei profitti gonfiati di Madison Avenue. O colpa del primo dirigente d'agenzia che ha pronunciato la frase: "Perché fare questa riunione per telefono quando possiamo venire a farla lì?".

Chiunque sia la causa, il risultato è lo stesso: ogni volta che un'agenzia si propone per un nuovo business, ci si aspetta che lo faccia di persona e spesso in massa. Ma come persona che si è trovata da entrambi i lati di questa strana equazione - sia il lanciatore che il lanciante, se vogliamo - mi sono a lungo chiesta perché questo rito stranamente anacronistico rimanga al centro della dinamica cliente-agenzia.

Anni fa, ovviamente, aveva senso. Inviare le presentazioni via fax e avere entrambi i gruppi riuniti intorno a un telefono non è certo il massimo per il pensiero creativo. Tuttavia, oggi abbiamo a portata di mano la tecnologia per organizzare facilmente coinvolgenti incontri virtuali di presentazione, eppure continuiamo a fare costosi incontri di persona con i clienti. E sono costosi. Un rapporto della rivista britannica Campaign ha rilevato che le agenzie sostenevano costi fino a 83.000 euro per il pitching a un singolo cliente.

Il problema può essere ricondotto a una sola parola: chimica. Secondo la società di consulenza di marketing AAR Group, l'intesa tra il marchio e l'agenzia è ancora tra i primi cinque motivi di successo di un'agenzia in un incontro di pitch, così come la sensazione che "capiscano quello che stiamo cercando di fare".

È difficile sostenere che sia più facile costruire un legame con qualcuno quando lo si guarda negli occhi, gli si stringe la mano e magari si condivide anche un pasto con lui. Quindi, nel momento in cui un'agenzia mette i suoi migliori collaboratori su un taxi, un treno o un aereo per presentarsi alla sede del cliente, tutte le agenzie devono seguirne l'esempio. In questo senso, il COVID-19 è stato un grande livellatore.

Leggendo la stampa di marketing si trovano articoli di opinione di alti dirigenti di agenzie che spiegano come hanno adattato i loro pitch meeting per l'era della pandemia. Tuttavia, quasi tutti questi dirigenti lamentano la perdita del pitching di persona e vedono il pitch virtuale per il new business come un inconveniente temporaneo, ma necessario. È proprio qui che si trovano le opportunità più significative di cambiamento.

Mettere il "digitale" nell'agenzia digitale

Perché non essere l'agenzia che non solo accetta il pitch virtuale come una nuova realtà, ma lo abbraccia davvero? Costruite il vostro processo di pitching intorno ad esso. Siate orgogliosi del fatto che, anche quando la pandemia sarà finita nello specchietto retrovisore e tutti torneremo nei nostri uffici, il pitching virtuale sarà la vostra nuova normalità. Forse non lo userete per tutti i vostri incontri di presentazione, ma sarà comunque un'arma potente nel vostro arsenale.

Così come il lavoro a distanza non è inferiore al lavoro in sede, anche il lancio di nuovi affari virtuale è semplicemente un'altra opzione e non è intrinsecamente migliore o peggiore di un lancio di persona. Entrambe le opzioni hanno pro e contro. E vale la pena ricordare che, anziché essere il parente povero del lancio di persona, il lancio virtuale presenta diversi vantaggi evidenti:

Le riunioni virtuali possono fare molto per migliorare la vostra attività, ma le persone continuano ad avere delle riserve. Nel nostro rapporto The State of Meetings abbiamo anche scoperto che tre quarti dei professionisti preferiscono le riunioni di presentazione faccia a faccia alle chiamate o alle video chat. Parte della sfida del pitching virtuale consiste nell'aiutare i clienti a superare anni di esperienza di pessime conferenze online.

Pitching virtuale: Le basi

Nella nostra ricerca, abbiamo scoperto che le tre principali cause di riunioni inefficaci, classificate in base al livello di irritazione dei partecipanti, sono:

Affrontare questi problemi è fondamentale per convincere i dirigenti del valore delle riunioni virtuali. I dirigenti ci hanno anche detto che, secondo loro, gli elementi critici di un meeting di successo sono:

Ma quali sono gli altri consigli e trucchi fondamentali che le agenzie digitali dovrebbero osservare per assicurarsi di essere produttive quando fanno pitching e lavorano da remoto?

  1. Utilizzate un meeting planner che permetta a tutti di scegliere l'orario migliore, preferibilmente con i loro calendari online integrati, per rendere l'organizzazione della riunione indolore.

  2. Assicuratevi che tutti i partecipanti alla riunione abbiano un'ottima connessione a Internet.

  3. Anche se si usa Zoom internamente e si inviano sempre gli inviti, assicuratevi che tutti conoscano e si trovino a proprio agio nell'uso di Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams, WebEx e qualsiasi altro fornitore di piattaforme di riunione. Ciò significa che avete le loro applicazioni sul vostro portatile, avete controllato le impostazioni dell'audio e del microfono e sapete esattamente dove si trovano i pulsanti "Presente" e "Muto".

  4. Investite nella grafica. Il vostro home office e il modo in cui apparite sullo schermo assumono ora un'enorme importanza subliminale: una parete bianca e il microfono del vostro laptop non sono sufficienti per un incontro con un cliente. Prendetevi il tempo necessario per rendere lo sfondo attraente e accogliente: una libreria sullo sfondo è sempre molto apprezzata, ma potreste anche aggiungere un mazzo di fiori colorati. È anche il momento di investire in una luce anulare e in un microfono di qualità podcast per assicurarvi di apparire e suonare come l'agenzia più curata nel processo di pitching.

  5. Tutti i partecipanti dell'agenzia dovrebbero partecipare alla telefonata separatamente, anche se si trovano nello stesso edificio dei loro colleghi. Come Claude Zdanow, fondatore e CEO di The Stadiumred Group spiegato a Campaign US: "Avere una videochiamata di gruppo, in cui un gruppo di persone è seduto intorno a un tavolo e fissa una telecamera, tende a far sentire tutti come se stessero fissando un abisso in una stanza senza un contatto visivo diretto, e toglie importanza alla creazione di una chimica da persona a persona.".

  6. Una riunione di presentazione virtuale richiede la stessa etichetta di una riunione di persona. Tutto il vostro team dovrebbe essere esperto nell'uso del tasto "mute". Se non state parlando, mettetevi in muto. Lo stesso vale per gli avvisi di notifica sui vari dispositivi.

Suggerimenti avanzati per una presentazione ottimale ai clienti virtuali

Dopo aver sistemato tutti i dettagli, ora viene la parte più divertente: vincere la presentazione. Una volta programmato il pitch virtuale, il resto dipende dall'accettazione e dall'interiorizzazione da parte di tutta l'agenzia di una semplice affermazione: così come le campagne digitali non sono campagne televisive su un computer portatile, una riunione di pitch virtuale non è la stessa cosa di un pitch di persona erogato online.

Se percepite il mezzo come un vantaggio piuttosto che come un ostacolo e vi concentrate su ciò che la tecnologia vi consente di ottenere, metterete rapidamente la vostra agenzia in una posizione di vantaggio.

Separare i migliori dagli altri

Alcune agenzie considerano il pitch virtuale per l'acquisizione di nuovi clienti come una scusa per tagliare i costi e dedicare meno tempo e sforzi alla presentazione del cliente. Questo dà un enorme vantaggio ad altre agenzie impegnate nel virtual pitching. Senza il vantaggio di poter leggere la stanza o vedere le indicazioni dei colleghi, le riunioni di pitch virtuali devono essere praticate più e più volte, con particolare attenzione al passaggio da un oratore all'altro. È più difficile mantenere l'attenzione durante un incontro virtuale che di persona, quindi una storia chiara e ben raccontata è essenziale.

Anche ridisegnare il processo di presentazione in modo che sia più colloquiale può mantenere i clienti coinvolti. Con la maggior parte dei dirigenti senior che dichiarano di trascorrere 20 ore a settimana o più in riunioni - per lo più virtuali al giorno d'oggi - il fatto di farli partecipare attivamente alla presentazione del cliente farà sì che prestino attenzione e ricordino la vostra presentazione al di sopra di altre presentazioni unidirezionali.

Infine, tracciare un profilo del cliente e dei suoi partecipanti può aiutarvi a creare un'intesa nonostante la distanza che vi separa. Ogni membro del vostro team deve sapere chi sarà presente alla riunione di presentazione, cosa vorrà trarne, come prenderà la sua decisione e come costruire la fiducia con ognuno di loro. È probabile che il responsabile dell'e-commerce abbia esigenze diverse da quelle del CMO. Assicuratevi che entrambi si sentano visti e compresi.

La pandemia ha reso il processo di pitching, per molti versi, più egualitario. L'agenzia che prepara il pitch migliore e più ben costruito ha più probabilità di vincere oggi che mai. Tuttavia, se riuscite a convincere i clienti che ricevere i pitch virtualmente è nell'interesse del loro tempo, del loro budget e della loro convenienza, sarete in grado di acquisire nuovi affari attraverso i pitch virtuali ben oltre questi giorni di pandemia.

Se la vostra organizzazione sta passando alle riunioni online e sta cercando un modo per padroneggiare i vostri incontri virtuali con i clienti, le funzioni avanzate di programmazione di Doodle possono aiutarvi ad accelerare la transizione. Non esitate a contattarci per ulteriori informazioni sul miglioramento della produttività organizzativa legata alle riunioni.

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