How to Use Virtual Pitch Meetings to Win New Business

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Aktualisiert: 21. Juni 2023

Woman sitting at laptop and waving

Schieben Sie es auf Mad Men. Schieben Sie es auf die aufgeblähten Gewinne der Madison Avenue. Oder schieben Sie es auf den ersten Agenturchef, der den Satz gesagt hat: "Warum dieses Pitch-Meeting am Telefon machen, wenn wir es auch direkt vor Ort machen können?"

Wer auch immer die Ursache dafür war, das Ergebnis ist dasselbe: Wann immer eine Agentur um neue Aufträge wirbt, wird von ihr erwartet, dass sie dies persönlich tut, und zwar oft in großer Zahl. Aber als jemand, der auf beiden Seiten dieser seltsamen Gleichung gestanden hat - sowohl als Pitcher als auch als Pitchee, wenn man so will - habe ich mich lange gefragt, warum dieser seltsam anachronistische Ritus immer noch im Mittelpunkt der Dynamik zwischen Kunde und Agentur steht.

Vor Jahren war das natürlich sinnvoll. Präsentationen zu faxen und beide Gruppen um ein Telefon zu versammeln, ist kaum optimal für kreatives Denken. Heute verfügen wir jedoch über die Technologie, um auf einfache Weise ansprechende virtuelle Pitch-Meetings abzuhalten, und dennoch halten wir an teuren persönlichen Kundengesprächen fest. Und sie sind teuer. Ein Bericht des britischen Magazins Campaign hat ergeben, dass Agenturen bei Pitches für einen einzigen Kunden Kosten von bis zu 83.000 € verschlingen.

Das Problem lässt sich auf ein einziges Wort zusammenfassen: Chemie. Laut der Marketing-Beratungsfirma AAR Group gehört die Chemie zwischen der Marke und der Agentur immer noch zu den fünf wichtigsten Gründen für den Erfolg einer Agentur bei einem Pitch-Meeting, ebenso wie das Gefühl, dass "sie einfach verstehen, was wir zu tun versuchen".

Es ist schwer zu bestreiten, dass es einfacher ist, eine Bindung zu jemandem aufzubauen, wenn man ihm in die Augen sieht, ihm die Hand schüttelt und vielleicht sogar gemeinsam mit ihm isst. In dem Moment, in dem eine Agentur ihre Top-Leute in ein Taxi, einen Zug oder ein Flugzeug setzt, um am Hauptsitz des Kunden zu pitchen, müssen alle anderen Agenturen nachziehen. In diesem Sinne war COVID-19 ein großer Ausgleich.

Liest man die Marketingpresse, so findet man Meinungsartikel von leitenden Agenturmitarbeitern, die erklären, wie sie ihre Pitch-Meetings angepasst haben (https://doodle.com/en/resources/blog/virtual-meetings-surge-in-march-amidst-coronavirus-social-distancing/). Doch so gut wie alle diese Chefs beklagen den Verlust des persönlichen Pitchings und sehen den virtuellen Pitch um neue Aufträge als vorübergehende, aber notwendige Unannehmlichkeit an. Hier liegen die größten Chancen für einen Umbruch.

Das "Digitale" in der Digitalagentur

Warum sollten Sie nicht die Agentur sein, die den virtuellen Pitch nicht nur als neue Realität akzeptiert, sondern ihn auch wirklich annimmt? Bauen Sie Ihren Pitching-Prozess darauf auf. Seien Sie stolz darauf, dass selbst dann, wenn die Pandemie im Rückspiegel zu sehen ist und wir alle wieder in unsere Büros zurückkehren, virtuelle Pitches Ihre neue Normalität sein werden. Sie werden es vielleicht nicht für alle Ihre Pitch-Meetings nutzen, aber es wird zweifellos eine starke Waffe in Ihrem Arsenal sein.

Genauso wie die Arbeit aus der Ferne nicht weniger wert ist als die Arbeit vor Ort, ist die virtuelle Anbahnung neuer Geschäftsbeziehungen einfach eine weitere Option und nicht per se besser oder schlechter als ein persönliches Gespräch. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile. Und es lohnt sich, daran zu denken, dass der virtuelle Pitch nicht der schlechtere Verwandte des persönlichen Pitches ist, sondern mehrere klare Vorteile hat:

Es gibt eine Menge, was virtuelle Meetings tun können, um Ihr Geschäft zu verbessern, aber die Leute haben immer noch Vorbehalte. In unserem Bericht The State of Meetings haben wir auch herausgefunden, dass drei Viertel der Fachleute persönliche Pitch-Meetings gegenüber Anrufen oder Videochats vorziehen. Ein Teil der Herausforderung beim virtuellen Pitching besteht darin, den Kunden zu helfen, ihre jahrelangen Erfahrungen mit schlechten Online-Konferenzen zu überwinden.

Virtuelles Pitching: Die Grundlagen

Bei unseren Untersuchungen haben wir festgestellt, dass die drei Hauptursachen für ineffektive Meetings, geordnet nach dem Grad der Irritation der Teilnehmer, folgende sind

Die Behebung dieser Probleme ist der Schlüssel, um Führungskräfte vom Wert virtueller Pitch-Meetings zu überzeugen. Die Führungskräfte sagten uns auch, dass ihrer Meinung nach die entscheidenden Elemente für erfolgreiche Meetings sind:

Aber was sind die anderen grundlegenden Tipps und Tricks, die digitale Agenturen beachten sollten, um sicherzustellen, dass sie bei Pitches und produktiv sind (https://doodle.com/en/resources/blog/how-to-use-virtual-pitch-meetings-to-win-new-business/)?

  1. Verwenden Sie einen Meetingplaner, der es jedem ermöglicht, die beste Zeit zu wählen, vorzugsweise mit integrierten Online-Kalendern, um die Organisation des Meetings zu vereinfachen.

  2. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer des Pitch-Meetings über eine gute Internetverbindung verfügen.

  3. Selbst wenn Sie intern Zoom verwenden und Sie immer die Einladungen verschicken, stellen Sie sicher, dass Sie alle Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams, WebEx und alle anderen großen Anbieter von Meeting-Plattformen kennen und gut damit umgehen können. Das bedeutet, dass Sie die entsprechenden Anwendungen auf Ihrem Laptop installiert haben, dass Sie die Audio- und Mikrofoneinstellungen überprüft haben und dass Sie genau wissen, wo sich die Schaltflächen "Präsentieren" und "Stummschalten" befinden.

  4. Investieren Sie in das Erscheinungsbild. Ihr Home-Office und Ihr Erscheinungsbild auf dem Bildschirm sind jetzt von enormer unterschwelliger Bedeutung - eine weiße Wand und das Mikrofon Ihres Laptops sind bei einem Kundengespräch nicht gut genug. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Hintergrund attraktiv und einladend zu gestalten - ein Bücherregal im Hintergrund ist immer beliebt, aber Sie könnten auch einen bunten Blumenstrauß hinzufügen. Jetzt ist es auch an der Zeit, in ein Ringlicht und ein Mikrofon in Podcast-Qualität zu investieren, um sicherzustellen, dass Sie wie die ausgefeilteste Agentur im Pitching-Prozess aussehen und klingen.

  5. Alle Teilnehmer auf Agenturseite sollten getrennt an dem Gespräch teilnehmen, auch wenn sie sich im selben Gebäude wie ihre Kollegen befinden. Claude Zdanow, Gründer und CEO von The Stadiumred Group erläuterte gegenüber Campaign US: "Ein Gruppen-Videoanruf, bei dem eine Gruppe von Leuten um einen Tisch sitzt und in eine Kamera starrt, hinterlässt bei allen das Gefühl, dass sie in einen abgrundtiefen Raum ohne direkten Blickkontakt starren, und nimmt ihnen die Bedeutung der Chemie zwischen den einzelnen Personen."

  6. Ein virtuelles Pitch-Meeting erfordert die gleichen Umgangsformen wie ein persönliches Meeting. Ihr gesamtes Team sollte Experten im Umgang mit der Stummschalttaste sein. Wenn Sie nicht sprechen, schalten Sie sich selbst stumm. Das Gleiche gilt für Benachrichtigungen auf Ihren verschiedenen Geräten.

Fortgeschrittene Tipps für großartige virtuelle Kundengespräche

Nachdem Sie sich um das Wichtigste gekümmert haben, kommt jetzt der spaßige Teil: das eigentliche Gespräch zu gewinnen. Sobald Sie den virtuellen Pitch geplant haben, kommt es darauf an, dass Ihre gesamte Agentur eine einfache Behauptung akzeptiert und verinnerlicht: So wie digitale Kampagnen keine TV-Kampagnen auf einem Laptop sind, ist ein virtuelles Pitch-Meeting nicht dasselbe wie ein persönlicher Pitch, der online abgehalten wird.

Wenn Sie das Medium als Vorteil und nicht als Hindernis betrachten und sich darauf konzentrieren, was Sie mit der Technologie erreichen können, wird Ihre Agentur schnell die Nase vorn haben.

Die Besten vom Rest trennen

Manche Agenturen sehen in einem virtuellen Pitch um neue Aufträge eine Ausrede, um Kosten zu sparen und weniger Zeit und Mühe in den Kunden-Pitch zu investieren. Dies verschafft anderen Agenturen, die auf virtuelle Pitches setzen, einen enormen Vorteil. Ohne den Vorteil, einen Raum lesen zu können oder die Hinweise der Kollegen zu sehen, müssen virtuelle Pitch-Meetings immer wieder geübt werden, wobei besonders auf die Übergabe von einem Sprecher zum anderen geachtet werden muss. Bei virtuellen Meetings ist es schwieriger, die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten als bei persönlichen Treffen, daher ist eine klare und deutlich erzählte Geschichte unerlässlich.

Auch eine Umgestaltung des Pitch-Prozesses in Richtung Konversation kann das Engagement der Kunden aufrechterhalten. Angesichts der Tatsache, dass die meisten Senior Executives berichten, dass sie 20 Stunden pro Woche oder mehr in Meetings - heutzutage meist virtuell - verbringen, wird eine aktive Beteiligung an der Kundenpräsentation sicherstellen, dass sie aufmerksam zuhören und sich an Ihre Präsentation besser erinnern als an andere einseitige Präsentationen.

Schließlich kann die Erstellung eines Profils des Kunden und seiner Teilnehmer dazu beitragen, dass die Chemie zwischen Ihnen trotz der Entfernung stimmt. Jedes Mitglied Ihres Teams sollte wissen, wer bei dem Pitch-Meeting anwesend sein wird, was er daraus mitnehmen will, wie er seine Entscheidung treffen wird und wie man Vertrauen zu jedem einzelnen aufbauen kann. Der Leiter des e-Commerce hat wahrscheinlich andere Bedürfnisse als der CMO. Sorgen Sie dafür, dass sich beide gesehen und verstanden fühlen.

Die Pandemie hat den Pitching-Prozess in vielerlei Hinsicht egalitärer gemacht. Die Agentur, die den besten und am besten strukturierten Pitch vorbereitet, wird jetzt mit größerer Wahrscheinlichkeit gewinnen als je zuvor. Wenn es Ihnen jedoch gelingt, Ihre Kunden davon zu überzeugen, dass es im Interesse ihrer Zeit, ihres Budgets und ihrer Bequemlichkeit ist, Pitch-Meetings virtuell abzuhalten, werden Sie in der Lage sein, durch virtuelle Pitches neue Aufträge zu akquirieren, die weit über die Pandemiezeit hinausgehen.

Wenn Ihr Unternehmen auf Online-Meetings umsteigt und nach Möglichkeiten sucht, Ihre virtuellen Kundengespräche zu meistern, kann Doodle's advanced scheduling features dabei helfen, diesen Übergang zu beschleunigen. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Informationen zur Verbesserung der Produktivität in Ihrem Unternehmen wünschen.

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