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La culpa es de Mad Men. O a los abultados beneficios de Madison Avenue. O culpa al primer ejecutivo de agencia que pronunci贸 la frase: "驴Por qu茅 hacer esta reuni贸n de pitch por tel茅fono cuando podemos venir y hacerla all铆 mismo?".
Sea cual sea la causa, el resultado es el mismo: cada vez que una agencia se presenta para conseguir nuevos negocios, se espera que lo haga en persona y, a menudo, en masa. Pero como alguien que ha estado en ambos lados de esta extra帽a ecuaci贸n -tanto en el pitcher como en el pitchee, si se quiere- me he preguntado durante mucho tiempo por qu茅 este rito extra帽amente anacr贸nico sigue estando en el centro de la din谩mica cliente-agencia.
Hace a帽os ten铆a sentido, por supuesto. Enviar presentaciones por fax y tener a ambos grupos reunidos en torno a un tel茅fono no es lo mejor para el pensamiento creativo. Sin embargo, ahora tenemos la tecnolog铆a a nuestro alcance para celebrar reuniones virtuales atractivas, pero perseveramos en las costosas reuniones presenciales con los clientes. Y son caras. Un informe de la revista brit谩nica Campaign descubri贸 que las agencias se gastaban hasta 83.000 euros en presentarse a un solo cliente.
El problema se reduce a una sola palabra: qu铆mica. Seg煤n la consultora de marketing AAR Group, la qu铆mica entre la marca y la agencia sigue estando entre las cinco razones principales por las que una agencia tendr谩 茅xito en una reuni贸n de presentaci贸n, al igual que la sensaci贸n de que "entienden lo que intentamos hacer".
Es dif铆cil discutir que es m谩s f谩cil crear un v铆nculo con alguien cuando se le mira a los ojos, se le da la mano e incluso se comparte una comida con 茅l. Por eso, en cuanto una agencia sube a sus mejores profesionales a un taxi, un tren o un avi贸n para presentarse en la sede del cliente, todas las agencias tienen que seguir su ejemplo. En ese sentido, COVID-19 ha sido un gran nivelador.
Si leemos la prensa especializada en marketing, encontraremos art铆culos de opini贸n de altos ejecutivos de agencias que explican c贸mo han adaptado sus reuniones de presentaci贸n a la era de la pandemia. Sin embargo, casi todos estos jefes lamentan la p茅rdida de las reuniones de presentaci贸n en persona y ven la presentaci贸n virtual de nuevos negocios como un inconveniente temporal, pero necesario. Aqu铆 es donde residen las oportunidades m谩s significativas para la disrupci贸n.
Agencia digital
驴Por qu茅 no ser la agencia que no s贸lo acepta el lanzamiento virtual como una nueva realidad, sino que lo adopta? Construya su proceso de presentaci贸n en torno a ella. Si茅ntete orgulloso de que, incluso cuando la pandemia haya pasado por el retrovisor y todos volvamos a nuestras oficinas, el pitching virtual ser谩 tu nueva normalidad. Puede que no lo utilices en todas tus reuniones de presentaci贸n, pero sin duda seguir谩 siendo un arma poderosa en tu arsenal.
Del mismo modo que el trabajo a distancia no es menos que el trabajo presencial, el lanzamiento virtual de nuevos negocios es simplemente otra opci贸n y no es intr铆nsecamente mejor o peor que un lanzamiento en persona. Ambas opciones tienen sus pros y sus contras. Y conviene recordar que, en lugar de ser el pariente pobre de la presentaci贸n en persona, la presentaci贸n virtual tiene varias ventajas claras:
Hay mucho que reuniones virtuales puede hacer para mejorar su negocio, pero la gente sigue teniendo reservas. En nuestro informe El estado de las reuniones, tambi茅n descubrimos que tres cuartas partes de los profesionales prefieren las reuniones de presentaci贸n cara a cara a las llamadas o los chats de v铆deo. Parte del reto de la presentaci贸n virtual es ayudar a los clientes a superar a帽os de experiencia de malas conferencias en l铆nea.
Presentaci贸n virtual: Conceptos b谩sicos
En nuestra investigaci贸n, descubrimos que las tres causas principales de las reuniones ineficaces, clasificadas seg煤n los niveles de irritaci贸n de los participantes, eran:
Resolver estos problemas es clave para convencer a los ejecutivos del valor de las reuniones virtuales. Los ejecutivos tambi茅n nos dijeron que, en su opini贸n, los elementos cr铆ticos del 茅xito de las reuniones eran:
Pero, 驴cu谩les son los otros consejos y trucos fundamentales que las agencias digitales deber铆an tener en cuenta para asegurarse de que son productivas a la hora de presentar y trabajar a distancia?
Utiliza un planificador de reuniones que permita a todo el mundo elegir el mejor momento, preferiblemente con sus calendarios online integrados, para que organizar la reuni贸n sea indoloro.
Aseg煤rese de que todos los participantes en la reuni贸n de pitch disponen de buenas conexiones a Internet.
Aunque utilices Zoom internamente y siempre env铆es las invitaciones, aseg煤rate de que todos conoc茅is y os sent铆s c贸modos utilizando Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams, WebEx y cualquier otro proveedor importante de plataformas de reuniones. Eso significa que tienes sus aplicaciones en tu port谩til, que has comprobado la configuraci贸n de audio y micr贸fono y que sabes exactamente d贸nde se encuentran los botones 'Presentar' y 'Silenciar'.
Invierte en el aspecto visual. Tu oficina en casa y c贸mo apareces en la pantalla adquieren ahora una enorme importancia subliminal: una pared blanca y el micr贸fono de tu port谩til no son suficientes en una reuni贸n de presentaci贸n ante un cliente. T贸mate tu tiempo para hacer que el fondo sea atractivo y acogedor: una librer铆a de fondo siempre es popular, pero incluso puedes a帽adir un colorido ramo de flores. Ahora tambi茅n es el momento de invertir en una luz anular y un micr贸fono de calidad podcast para asegurarte de que pareces la agencia m谩s pulida en el proceso de pitching.
Todos los participantes de la agencia deben unirse a la convocatoria por separado, aunque est茅n en el mismo edificio que sus colegas. Como Claude Zdanow, fundador y consejero delegado de The Stadiumred Group explic贸 a Campaign US: "Tener una videollamada en grupo, en la que un mont贸n de gente est谩 sentada alrededor de una mesa mirando a una c谩mara, tiende a dejar a todo el mundo con la sensaci贸n de estar mirando a un abismo de una habitaci贸n sin contacto visual directo, y resta importancia a la creaci贸n de qu铆mica de persona a persona."
Una reuni贸n virtual requiere el mismo protocolo que una presencial. Todo tu equipo debe ser experto en utilizar el bot贸n de silencio. Si no est谩s hablando, ponte en silencio. Lo mismo ocurre con las alertas de notificaci贸n de los distintos dispositivos.
Consejos avanzados para grandes presentaciones a clientes virtuales
Una vez solucionados los problemas, llega la parte divertida: ganar la presentaci贸n. Una vez programada la presentaci贸n virtual, el resto se reduce a que toda la agencia acepte e interiorice una simple afirmaci贸n: al igual que las campa帽as digitales no son campa帽as de televisi贸n en un port谩til, una reuni贸n de presentaci贸n virtual no es lo mismo que una presentaci贸n en persona realizada en l铆nea.
Si percibes el medio como una ventaja y no como un obst谩culo y te centras en lo que la tecnolog铆a te permite conseguir, tu agencia se situar谩 r谩pidamente por delante de las dem谩s.
Separar a los mejores del聽resto
Algunas agencias ver谩n en la presentaci贸n virtual una excusa para reducir costes y dedicar menos tiempo y esfuerzo a la presentaci贸n al cliente. Esto da una enorme ventaja a otras agencias que apuestan por la presentaci贸n virtual. Sin la ventaja de poder leer una sala o ver las se帽ales de los colegas, las reuniones de presentaci贸n virtual deben practicarse una y otra vez, prestando especial atenci贸n al traspaso de un orador a otro. Es m谩s dif铆cil mantener la atenci贸n en una reuni贸n virtual que en persona, por lo que es esencial contar una historia clara y n铆tida.
Redise帽ar el proceso de presentaci贸n para que sea m谩s conversacional tambi茅n puede mantener el inter茅s de los clientes. Dado que la mayor铆a de los altos ejecutivos declaran que pasan 20 horas o m谩s a la semana en reuniones -en su mayor铆a virtuales hoy en d铆a- hacer que participen activamente en la presentaci贸n al cliente garantizar谩 que presten atenci贸n y recuerden tu presentaci贸n por encima de otras presentaciones unidireccionales.
Por 煤ltimo, hacer un perfil del cliente y sus participantes puede ayudarte a crear qu铆mica a pesar de la distancia que os separa. Todos los miembros de tu equipo deben saber qui茅n va a asistir a la reuni贸n de presentaci贸n, qu茅 se llevar谩n de ella, c贸mo tomar谩n su decisi贸n y c贸mo generar confianza con cada uno de ellos. Es probable que el Director de Comercio Electr贸nico tenga necesidades diferentes a las del Director de Marketing. Aseg煤rate de que ambos se sientan escuchados y comprendidos.
La pandemia ha hecho, en muchos sentidos, que el proceso de pitching sea m谩s igualitario. La agencia que prepare el mejor y m谩s bien construido pitch tiene m谩s probabilidades de ganar ahora que nunca. Sin embargo, si se consigue convencer a los clientes de que celebrar reuniones virtuales redunda en beneficio de su tiempo, presupuesto y conveniencia, se podr谩n conseguir nuevos negocios a trav茅s de los pitch virtuales mucho m谩s all谩 de estos d铆as de pandemia.
Si tu organizaci贸n se est谩 pasando a las reuniones en l铆nea y busca formas de dominar las presentaciones virtuales a clientes, las funciones avanzadas de programaci贸n de Doodle pueden ayudarte a acelerar esa transici贸n. No dudes en ponerte en contacto con nosotros para obtener m谩s informaci贸n sobre c贸mo mejorar la productividad organizativa relacionada con las reuniones.
