How to Use Virtual Pitch Meetings to Win New Business

La culpa es de Mad Men. O a los abultados beneficios de Madison Avenue. O culpa al primer ejecutivo de agencia que pronunció la frase: "¿Por qué hacer esta reunión de pitch por teléfono cuando podemos venir y hacerla allí mismo?".

Sea cual sea la causa, el resultado es el mismo: cada vez que una agencia se presenta para conseguir nuevos negocios, se espera que lo haga en persona y, a menudo, en masa. Pero como alguien que ha estado en ambos lados de esta extraña ecuación -tanto en el pitcher como en el pitchee, si se quiere- me he preguntado durante mucho tiempo por qué este rito extrañamente anacrónico sigue estando en el centro de la dinámica cliente-agencia.

Hace años tenía sentido, por supuesto. Enviar presentaciones por fax y tener a ambos grupos reunidos en torno a un teléfono no es lo mejor para el pensamiento creativo. Sin embargo, ahora tenemos la tecnología a nuestro alcance para celebrar reuniones virtuales atractivas, pero perseveramos en las costosas reuniones presenciales con los clientes. Y son caras. Un informe de la revista británica Campaign descubrió que las agencias se gastaban hasta 83.000 euros en presentarse a un solo cliente.

El problema se reduce a una sola palabra: química. Según la consultora de marketing AAR Group, la química entre la marca y la agencia sigue estando entre las cinco razones principales por las que una agencia tendrá éxito en una reunión de presentación, al igual que la sensación de que "entienden lo que intentamos hacer".

Es difícil discutir que es más fácil crear un vínculo con alguien cuando se le mira a los ojos, se le da la mano e incluso se comparte una comida con él. Por eso, en cuanto una agencia sube a sus mejores profesionales a un taxi, un tren o un avión para presentarse en la sede del cliente, todas las agencias tienen que seguir su ejemplo. En ese sentido, COVID-19 ha sido un gran nivelador.

Si leemos la prensa especializada en marketing, encontraremos artículos de opinión de altos ejecutivos de agencias que explican cómo han adaptado sus reuniones de presentación a la era de la pandemia. Sin embargo, casi todos estos jefes lamentan la pérdida de las reuniones de presentación en persona y ven la presentación virtual de nuevos negocios como un inconveniente temporal, pero necesario. Aquí es donde residen las oportunidades más significativas para la disrupción.

Agencia digital

¿Por qué no ser la agencia que no sólo acepta el lanzamiento virtual como una nueva realidad, sino que lo adopta? Construya su proceso de presentación en torno a ella. Siéntete orgulloso de que, incluso cuando la pandemia haya pasado por el retrovisor y todos volvamos a nuestras oficinas, el pitching virtual será tu nueva normalidad. Puede que no lo utilices en todas tus reuniones de presentación, pero sin duda seguirá siendo un arma poderosa en tu arsenal.

Del mismo modo que el trabajo a distancia no es menos que el trabajo presencial, el lanzamiento virtual de nuevos negocios es simplemente otra opción y no es intrínsecamente mejor o peor que un lanzamiento en persona. Ambas opciones tienen sus pros y sus contras. Y conviene recordar que, en lugar de ser el pariente pobre de la presentación en persona, la presentación virtual tiene varias ventajas claras:

Hay mucho que reuniones virtuales puede hacer para mejorar su negocio, pero la gente sigue teniendo reservas. En nuestro informe El estado de las reuniones, también descubrimos que tres cuartas partes de los profesionales prefieren las reuniones de presentación cara a cara a las llamadas o los chats de vídeo. Parte del reto de la presentación virtual es ayudar a los clientes a superar años de experiencia de malas conferencias en línea.

Presentación virtual: Conceptos básicos

En nuestra investigación, descubrimos que las tres causas principales de las reuniones ineficaces, clasificadas según los niveles de irritación de los participantes, eran:

Resolver estos problemas es clave para convencer a los ejecutivos del valor de las reuniones virtuales. Los ejecutivos también nos dijeron que, en su opinión, los elementos críticos del éxito de las reuniones eran:

Pero, ¿cuáles son los otros consejos y trucos fundamentales que las agencias digitales deberían tener en cuenta para asegurarse de que son productivas a la hora de presentar y trabajar a distancia?

1. Utiliza un planificador de reuniones que permita a todo el mundo elegir el mejor momento, preferiblemente con sus calendarios online integrados, para que organizar la reunión sea indoloro.

2. Asegúrese de que todos los participantes en la reunión de pitch disponen de buenas conexiones a Internet.

3. Aunque utilices Zoom internamente y siempre envíes las invitaciones, asegúrate de que todos conocéis y os sentís cómodos utilizando Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams, WebEx y cualquier otro proveedor importante de plataformas de reuniones. Eso significa que tienes sus aplicaciones en tu portátil, que has comprobado la configuración de audio y micrófono y que sabes exactamente dónde se encuentran los botones 'Presentar' y 'Silenciar'.

4. Invierte en el aspecto visual. Tu oficina en casa y cómo apareces en la pantalla adquieren ahora una enorme importancia subliminal: una pared blanca y el micrófono de tu portátil no son suficientes en una reunión de presentación ante un cliente. Tómate tu tiempo para hacer que el fondo sea atractivo y acogedor: una librería de fondo siempre es popular, pero incluso puedes añadir un colorido ramo de flores. Ahora también es el momento de invertir en una luz anular y un micrófono de calidad podcast para asegurarte de que pareces la agencia más pulida en el proceso de pitching.

5. Todos los participantes de la agencia deben unirse a la convocatoria por separado, aunque estén en el mismo edificio que sus colegas. Como Claude Zdanow, fundador y consejero delegado de The Stadiumred Group explicó a Campaign US: "Tener una videollamada en grupo, en la que un montón de gente está sentada alrededor de una mesa mirando a una cámara, tiende a dejar a todo el mundo con la sensación de estar mirando a un abismo de una habitación sin contacto visual directo, y resta importancia a la creación de química de persona a persona."

6. Una reunión virtual requiere el mismo protocolo que una presencial. Todo tu equipo debe ser experto en utilizar el botón de silencio. Si no estás hablando, ponte en silencio. Lo mismo ocurre con las alertas de notificación de los distintos dispositivos.

Consejos avanzados para grandes presentaciones a clientes virtuales

Una vez solucionados los problemas, llega la parte divertida: ganar la presentación. Una vez programada la presentación virtual, el resto se reduce a que toda la agencia acepte e interiorice una simple afirmación: al igual que las campañas digitales no son campañas de televisión en un portátil, una reunión de presentación virtual no es lo mismo que una presentación en persona realizada en línea.

Si percibes el medio como una ventaja y no como un obstáculo y te centras en lo que la tecnología te permite conseguir, tu agencia se situará rápidamente por delante de las demás.

Separar a los mejores del resto

Algunas agencias verán en la presentación virtual una excusa para reducir costes y dedicar menos tiempo y esfuerzo a la presentación al cliente. Esto da una enorme ventaja a otras agencias que apuestan por la presentación virtual. Sin la ventaja de poder leer una sala o ver las señales de los colegas, las reuniones de presentación virtual deben practicarse una y otra vez, prestando especial atención al traspaso de un orador a otro. Es más difícil mantener la atención en una reunión virtual que en persona, por lo que es esencial contar una historia clara y nítida.

Rediseñar el proceso de presentación para que sea más conversacional también puede mantener el interés de los clientes. Dado que la mayoría de los altos ejecutivos declaran que pasan 20 horas o más a la semana en reuniones -en su mayoría virtuales hoy en día- hacer que participen activamente en la presentación al cliente garantizará que presten atención y recuerden tu presentación por encima de otras presentaciones unidireccionales.

Por último, hacer un perfil del cliente y sus participantes puede ayudarte a crear química a pesar de la distancia que os separa. Todos los miembros de tu equipo deben saber quién va a asistir a la reunión de presentación, qué se llevarán de ella, cómo tomarán su decisión y cómo generar confianza con cada uno de ellos. Es probable que el Director de Comercio Electrónico tenga necesidades diferentes a las del Director de Marketing. Asegúrate de que ambos se sientan escuchados y comprendidos.

La pandemia ha hecho, en muchos sentidos, que el proceso de pitching sea más igualitario. La agencia que prepare el mejor y más bien construido pitch tiene más probabilidades de ganar ahora que nunca. Sin embargo, si se consigue convencer a los clientes de que celebrar reuniones virtuales redunda en beneficio de su tiempo, presupuesto y conveniencia, se podrán conseguir nuevos negocios a través de los pitch virtuales mucho más allá de estos días de pandemia.

Si tu organización se está pasando a las reuniones en línea y busca formas de dominar las presentaciones virtuales a clientes, las funciones avanzadas de programación de Doodle pueden ayudarte a acelerar esa transición. No dudes en ponerte en contacto con nosotros para obtener más información sobre cómo mejorar la productividad organizativa relacionada con las reuniones.