How to Use Virtual Pitch Meetings to Win New Business

Det er Mad Men's skyld. Skyd skylden på de oppustede Madison Avenue-profitter. Eller giv den første bureauchef, der sagde: "Hvorfor holde dette pitch-møde over telefonen, når vi kan komme og gøre det lige der?"

Uanset hvem der har forårsaget det, er resultatet det samme: Når et bureau pitcher nye forretninger, forventes det, at de gør det personligt og ofte i massevis. Men som en person, der har været på begge sider af denne mærkelige ligning - både pitcher og pitchee, om man vil - har jeg længe undret mig over, hvorfor dette mærkeligt anakronistiske ritual fortsat er i centrum af dynamikken mellem klient og bureau.

Det gav naturligvis mening for mange år siden. At faxe præsentationer og have begge grupper samlet omkring en telefon er næppe optimalt for kreativ tænkning. Men vi har nu teknologien til rådighed til nemt at afholde engagerende virtuelle pitch-møder, og alligevel holder vi fast i dyre personlige kundepitch-møder. Og de er dyre. En rapport fra det britiske Campaign magazine viste, at bureauer sluger omkostninger på helt op til 83 000 EUR for at pitche til en enkelt kunde.

Problemet kan koges ned til et enkelt ord: kemi. Ifølge marketingkonsulentfirmaet AAR Group er kemien mellem brandet og bureauet stadig blandt de fem vigtigste grunde til, at et bureau vil få succes på et pitch-møde, ligesom følelsen af, at "de bare forstår, hvad vi prøver at gøre".

Det er svært at argumentere for, at det er nemmere at opbygge et bånd til nogen, når man ser dem i øjnene, giver dem hånden og måske endda deler et måltid med dem. Så i det øjeblik et bureau sætter sine topfolk i en taxa, et tog eller et fly for at præsentere sig i kundens hovedkvarter, må alle bureauer følge trop. I den forstand har COVID-19 været en god udligner.

Læs marketingpressen, og du vil finde indlæg fra ledende bureauchefer, der forklarer, hvordan de har tilpasset deres pitch-møder til pandemitiden. Men stort set alle disse chefer beklager dog tabet af personlige pitchingmøder og ser den virtuelle pitching for nye forretninger som en midlertidig, men nødvendig ulempe. Det er her, de største muligheder for forstyrrelser ligger.

Det digitale i et digitalt bureau

Hvorfor ikke være det bureau, der ikke blot accepterer den virtuelle pitch som en ny virkelighed, men som faktisk omfavner den? Opbyg din pitching-proces omkring det. Vær stolt af, at selv når pandemien er i bakspejlet, og vi alle vender tilbage til vores kontorer, vil virtuel pitching være jeres nye normalitet. Du bruger det måske ikke til alle dine pitch-møder, men det vil stadig uden tvivl være et effektivt våben i dit arsenal.

Ligesom fjernarbejde ikke er mindre end arbejde på stedet, er virtuel pitching for nye forretninger blot en anden mulighed og ikke i sig selv bedre eller dårligere end en pitch på stedet. Begge muligheder har deres fordele og ulemper. Og det er værd at huske på, at den virtuelle pitch ikke er den dårligere slægtning til den personlige pitch, men at den virtuelle pitch har flere klare fordele:

Der er meget, som virtuelle møder kan gøre for at forbedre din forretning, men folk har fortsat forbehold. I vores rapport The State of Meetings fandt vi også ud af, at tre fjerdedele af de professionelle foretrækker personlige pitchmøder frem for opkald eller videochat. En del af udfordringen ved virtuel pitching er at hjælpe kunderne med at overvinde mange års erfaring med dårlige onlinekonferencer.

Pitching Virtually: Det grundlæggende

I vores undersøgelse fandt vi ud af, at de tre vigtigste årsager til ineffektive møder, rangeret efter deltagernes irritationsniveau, var:

Det er vigtigt at løse disse problemer for at overbevise lederne om værdien af virtuelle pitch-møder. Lederne fortalte os også, at de kritiske elementer i vellykkede møder efter deres mening var følgende:

Men hvad er de andre grundlæggende tips og tricks, som digitale bureauer bør være obs på for at sikre, at de er produktive, når de pitcher og arbejder på afstand?

1. Brug en mødeplanlægger, der giver alle mulighed for at vælge det bedste tidspunkt, helst med deres online-kalendere integreret, for at gøre det smertefrit at organisere mødet.

2. Sørg for, at alle deltagere på pitchmødet har gode internetforbindelser.

3. Selv hvis du bruger Zoom internt og du altid sender invitationerne ud, skal du sørge for, at I alle kender og er trygge ved at bruge Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams, WebEx og andre større udbydere af mødeplatforme. Det betyder, at du har deres apps på din bærbare computer, at du har tjekket lyd- og mikrofonindstillingerne, og at du ved præcis, hvor knapperne "Present" og "Mute" er placeret.

4. Invester i de visuelle elementer. Dit hjemmekontor, og hvordan du fremstår på skærmen, får nu en enorm subliminal betydning - en hvid væg og din bærbare mikrofon er ikke godt nok til et pitchmøde med en kunde. Tag dig tid til at gøre din baggrund attraktiv og indbydende - en bogreol i baggrunden er altid populær, men du kan endda tilføje en farverig buket blomster. Det er også på tide at investere i et ringlys og en mikrofon i podcast-kvalitet for at sikre, at du ser ud og lyder som det mest polerede bureau i pitchingprocessen.

5. Alle deltagere fra bureauets side bør deltage i opkaldet separat, selv om de befinder sig i samme bygning som deres kolleger. Som Claude Zdanow, stifter og CEO for The Stadiumred Group forklarede til Campaign US: "Hvis man har et gruppe-videoopkald, hvor en masse mennesker sidder omkring et bord og stirrer ind i et kamera, har alle en tendens til at føle, at de stirrer ind i en afgrund af et rum uden direkte øjenkontakt, og det fjerner vigtigheden af at skabe kemi fra person til person."

6. Et virtuelt pitch-møde kræver den samme etikette som et personligt møde. Hele dit team bør være eksperter i at bruge mute-knappen. Hvis du ikke taler, skal du sætte dig selv på mute. Det samme gælder for notifikationsvarsler på dine forskellige enheder.

Avancerede tips til gode virtuelle kundepræsentationer

Nu, hvor alt det praktiske er klaret, kommer den sjove del: at rent faktisk vinde præsentationen. Når du har planlagt den virtuelle pitch, handler resten om, at hele bureauet skal acceptere og internalisere en simpel påstand: Ligesom digitale kampagner ikke er tv-kampagner på en bærbar computer, er et virtuelt pitch-møde ikke det samme som en personlig pitch leveret online.

Hvis du opfatter mediet som en fordel snarere end en hindring og fokuserer på det, som teknologien gør det muligt at opnå, vil du hurtigt bringe dit bureau i spidsen for flokken.

Adskillelse af de bedste fra de andre

Nogle bureauer vil betragte en virtuel pitch for nye kunder som en undskyldning for at skære i omkostningerne og bruge mindre tid og kræfter på kundepitchet. Dette giver andre bureauer, der er engageret i virtuel pitching, en enorm fordel. Uden fordelen ved at kunne læse et rum eller se kollegernes signaler skal virtuelle pitch-møder øves igen og igen, og der skal lægges særlig vægt på overdragelsen fra den ene taler til den anden. Det er sværere at fastholde opmærksomheden ved et virtuelt møde end ved et personligt møde, så en klar og tydeligt fortalt historie er afgørende.

En omlægning af din pitch-proces, så den bliver mere konverserende, kan også holde kunderne engagerede. Da de fleste senior executives rapporterer, at de bruger 20 timer om ugen eller mere på møder - for det meste virtuelle i dag - vil det at få dem til at tage aktivt del i kundepitchet sikre, at de er opmærksomme og husker dit pitch frem for andre envejspræsentationer.

Endelig kan en profilering af kunden og deltagerne hjælpe dig med at opbygge en god kemi på trods af afstanden mellem jer. Hvert medlem af dit team bør vide, hvem der vil være til stede på pitchmødet, hvad de vil få ud af det, hvordan de vil træffe deres beslutning, og hvordan du kan opbygge tillid til hver enkelt af dem. Chefen for e-handel har sandsynligvis andre behov end CMO'en. Sørg for, at begge føler sig set og forstået.

Pandemien har på mange måder gjort pitchingprocessen mere egalitær. Det bureau, der forbereder den bedste og mest velkonstruerede pitch, har større sandsynlighed for at vinde nu end nogensinde før. Men hvis du kan overbevise kunderne om, at det er i deres interesse at modtage pitchmøder virtuelt af hensyn til deres tid, budget og bekvemmelighed, vil du være i stand til at skaffe nye forretninger gennem virtuelle pitches længe efter disse pandemidage.

Hvis din organisation er ved at gå over til online-møder og leder efter måder at mestre dine virtuelle klientmøder på, kan Doodles avancerede planlægningsfunktioner hjælpe dig med at fremskynde denne overgang. Du er velkommen til at kontakte os for at få flere oplysninger om forbedring af mødespecifik organisatorisk produktivitet for dig.