Tio funktioner i Doodle som du kanske inte känner till

Låt oss göra en virtuell omröstning. Tycker ni att möten tar upp en större del av er arbetsvecka än tidigare? Om ni har handen uppe är det nog inte så förvånande. En rapport från Harvard Business Review visade att Ledande befattningshavare deltar i mer än dubbelt så många möten som de gjorde på 1960-talet.

Antalet möten har sannolikt bara ökat under det senaste året, eftersom de flesta av oss har gått över till att arbeta hemifrån för att bidra i kampen mot covid-19. Man kan med rätta säga att distansarbete har varit en stor fördel för de flesta. Det har bidragit till att förbättra balansen mellan arbete och privatliv, minska stressiga pendlingar och förbättra det psykiska välbefinnandet. Faktum är att en undersökning genomförd av teknikföretaget Barco visade att att 85 procent av människorna vill ha en kombination av att arbeta hemifrån och på kontoret när världen återgår till det normala.

Det betyder inte att hybridarbete inte kan medföra utmaningar. Hur ordnar man ett möte om vissa sitter hemma och andra på kontoret? Kommer hybridarbete att leda till fler möten och öka förekomsten av tillstånd som utbrändhet och Zoom-trötthet?

Men låt oss inte förstöra stämningen – du behöver nämligen inte avstå från fördelarna med distansarbete för att kunna besvara dessa frågor. Genom att använda ett mötesbokningsverktyg som Doodle kan du slippa allt det administrativa krånglet som mötesplaneringen innebär. Det innebär att du får mer ledig tid att ägna åt viktiga saker, som att driva projekt och umgås med familjen.

För att visa att det stämmer – här är våra tio bästa funktioner som du kanske inte kände till och som kan spara massor av tid åt dig.

1. Bokningssida

Kraften och fördelarna med Bokningssida kan verkligen inte underskattas.

Vi tar det från början. Med bokningssida kan du ange din tillgänglighet så att du slipper skicka oändliga mejl till kunder eller kollegor för att hitta en ledig stund. När du har bestämt vilka tider du vill avsätta för möten skickar du bara en länk till din kalender och Doodle sköter resten. 

När ett möte har bekräftats uppdaterar vi ditt schema och skickar dig detaljerna så att du inte glömmer det. Det som gör bokningssida ännu bättre är att om du eller din inbjudna måste ändra mötestiden – då uppdaterar vi ditt schema automatiskt. Inget mer glömska eller att gå vilse i ett komplicerat schema. 

2. 1:1-möten

Doodle 1:1 är ett utmärkt sätt att träffas med någon utan att behöva lägga timmar på att försöka hitta en tid som passar er båda.

I vår senaste Rapport om mötesläget, upptäckte vi att antalet 1:1-möten ökade på grund av covid-19. En viktig orsak till detta var uppföljningarna av den psykiska hälsan. En rapport från Academy of Management sade att medarbetare som känner sig ensamma inte presterar lika bra som andra. Regelbunden kontakt med någon på kontoret, särskilt om personen bor ensam, kan bidra till att upptäcka detta i ett tidigt skede och vidta åtgärder. Detta skulle kunna hänga samman med den ökade frekvensen av dessa möten.

Med Doodle kan du välja flera olika tidpunkter för mötet, bestämma var det ska hållas (antingen virtuellt eller på plats) och skicka länken. Så snart de bekräftar läggs mötet till i din kalender.

Det bästa av allt är att du inte behöver oroa dig för dubbelbokningar. Om du bokar in något i ett av de tidsfönster du har föreslagit tar vi bort det som ett alternativ.

3. Opinionsundersökningar

Doodle är känt för att hjälpa till att ordna gruppmöten eller genomföra omröstningar. Oavsett om det handlar om ett möte med kunder eller en teamträff, Doodle-omröstningar bidra till att undvika det ändlösa mejlväxlandet fram och tillbaka.

Vi har alla varit med om det. Du vill ha ett möte och behöver bjuda in ditt team på åtta personer. Allas scheman är helt olika, så ni går runt i cirklar och försöker hitta en tid som passar. Efter timmar eller till och med dagar kommer ni överens om något, bara för att någon ska säga att det inte fungerar längre. Det är ett schemaläggningshelvete!

Lyckligtvis kan du undvika allt detta om du använder Doodle. Om du är arrangör väljer du de tider du vill träffas, bestämmer om det finns en tidsfrist och om du vill ha påminnelser – sedan är du klar. Skicka ut det till deltagarna så meddelar vi dig vilken tid som passar bäst.

4. Varumärkesbyggande

Att ha rätt utseende för ditt företag är precis lika viktigt som att erbjuda en förstklassig service. Många varumärken världen över känns igen direkt bara genom sitt utseende. Visste du att det inte behöver påverka detta om du använder Doodle?

Skräddarsydd varumärkesprofilering är en mycket uppskattad fördel med Doodle Premium. Med våra anpassningsalternativ kan du lägga till din egen logotyp och bakgrundsbild samt välja ditt eget färgschema.

Effektivisera din tidsplanering utan att kompromissa med ditt professionella utseende.

5. Boka åt någon annan

En funktion i vår bokningskalender som många inte känner till. Med ”Boka åt någon annan” kan du boka en tid åt andra utan att behöva vänta på att de ska bekräfta sin tillgänglighet.

Låt oss beskriva situationen. Tänk dig att du är en upptagen rekryterare som har hittat den perfekta kandidaten. Du vill involvera rekryteringschefen i processen, men har svårt att hitta en tid då hen kan prata med kandidaten. När du till slut lyckas boka in ett möte i hens kalender har kandidaten redan tagit ett annat jobb.

Book on Behalf sätter stopp för denna frustration genom att du kan boka in en tid direkt i någon annans kalender utan att behöva vänta på att personen ska återkomma till dig.

6. Administratörskonsolen

En av våra allra nyaste funktioner är perfekt om du leder ett team. Den Administratörskonsolen gör det möjligt för kontoadministratörer att använda sin egen dedikerade kontrollpanel för att bestämma hur deras användare ska få ut mesta möjliga av Doodle.

Från vilka integrationer de kan använda till att ta fram rapporter för att mäta aktiviteten – Admin Console ger företagen större flexibilitet att använda Doodle på det sätt som passar dem bäst.

7. Integrationer

Att använda Doodle behöver inte innebära att du måste ändra på allt du gör. Tvärtom gör våra integrationer det enkelt att fortsätta arbeta precis som du vill.

Vår Tillägg till Microsoft Outlook gör att du kan utnyttja Doodles funktioner direkt från din e-postlåda. Det innebär att du kan skicka gruppomröstningar, länkar till din Bookable-kalender och boka enskilda möten – allt från ett och samma ställe.

I och med att distansarbetet har ökat under det senaste året har vår Zoom och Microsoft Teams Tack vare dessa integrationer är det lika enkelt att hålla virtuella möten som fysiska. När du har kopplat ihop ditt favoritverktyg för videokonferenser behöver du bara välja plats när du bokar ett möte – så sköter vi resten.

Zapier ger dig dessutom möjlighet att integrera Doodle med över 2 000 appar. Det innebär att om du vill lägga till schemaläggningsfunktionen i ditt CRM-system eller något annat verktyg du använder – så kan du göra det.

8. Anpassade frågor

Har du någonsin varit med om en situation där du känt att du kunde ha varit lite bättre förberedd inför ett möte? Det är just här som vår Anpassade frågor Verktyget kan vara till hjälp.

Genom att använda vår Bokningskalender, när du skapar ett schemaläggningssystem där andra kan boka tid hos dig – lägg helt enkelt till några frågor som hjälper dig att få en bättre bild av vad mötet handlar om.

Detta kan hjälpa dig att inte bara förbereda dig bättre inför mötet, utan också att vara mer fokuserad eftersom du vet exakt vad du behöver lägga fokus på.

9. Automatiska påminnelser

Det här är en av de stora fördelarna med att använda Doodle för att skapa en omröstning. När du vill boka in en tid med ditt team eller en grupp vänner kan du, så snart du har valt dina tillgängliga tider, helt enkelt ange att du vill att de inbjudna ska få en automatisk påminnelse om att svara.

Du behöver inte oroa dig om du inte har fått något svar från någon, eftersom vi kommer att påminna dem om att svara den dag du väljer.

10. Hantering av tidszoner

Händer det ofta att du måste samarbeta med människor runt om i världen och blir förvirrad över hur deras tid skiljer sig från din? Eller, ännu värre, att du går med på ett viktigt kundmöte för att sedan upptäcka att det för dig är mitt i natten!

Tja, om du bokar via Doodle kan vi hantera dina tidszoner. Det innebär att när du bokar ett möte med någon kommer tiden att visas i din lokala tidszon.

Att arbeta på distans bör aldrig påverka din produktivitet. Här är några tips om hur man får ut det mesta av att arbeta hemifrån.

För ytterligare läsning kan du överväga följande: https://doodle.com/en/resources/blog/branding-options-for-professionals/